Résumé : Automatisation du travail des utilisateurs dans l'environnement MS Office. Automatisez les tâches à l'aide de Macro Recorder - Excel Comment utiliser le complément

Saisie automatique

Fonction Saisie automatique vous permet de remplir une zone de cellules avec des données selon certaines règles. Excel recherche des règles pour remplir les données saisies afin de déterminer les valeurs des cellules vides. Si une valeur initiale de l'échantillon de remplissage est saisie, alors une cellule est sélectionnée, si la liste a un intervalle de changement de données, il est alors nécessaire de sélectionner deux cellules remplies des données correspondantes.

1. Saisissez les données dans la cellule de départ ou dans les cellules adjacentes (si vous spécifiez une règle de remplissage).
2. Sélectionnez la ou les cellules pour lesquelles la règle de remplissage est définie.
3. Placez le curseur de la souris sur Marqueur de remplissage(Fig. 84), un petit carré dans le coin inférieur droit de la cellule active.
4. Glissez et déposez votre souris Marqueur de remplissage(horizontalement ou verticalement) jusqu'à la dernière cellule que vous souhaitez remplir en fonction de l'échantillon.
5. Relâchez le bouton de la souris.

Riz. 84. Marqueur de remplissage de cellule actif

Une astuce de remplissage automatique utile consiste à faire glisser la poignée de remplissage tout en maintenant le bouton droit de la souris enfoncé. Dans ce cas, un menu contextuel apparaît qui vous aidera à sélectionner la méthode de remplissage automatique (Fig. 85).

Riz. 85. Menu contextuel de saisie semi-automatique

Exercice

Pour chaque groupe de données, selon la règle de remplissage, vous devez saisir les données dans une ou deux cellules adjacentes. Utilisez la saisie semi-automatique pour saisir les données suivantes (Tableau 21).

Tableau 21. Exemples de saisie semi-automatique.

Valeur initiale	Série obtenue par saisie semi-automatique
Mercredi	Jeudi	Vendredi	Samedi	Dimanche
Janvier	Février	Mars	Avril	Peut
Trimestre 1	Trimestre 2	Trimestre 3	Trimestre 4	Trimestre 1
1er groupe	2ème groupe	3ème groupe	4ème groupe	5ème groupe
07.octobre	08.octobre	09.octobre	10.octobre	11.octobre
11.01.00	12.01.00	13.01.00	14.01.00	15.01.00

Pour faciliter le travail dans Excel, il existe des listes standards contenant les noms des jours de la semaine et des mois, disponibles lorsque vous sélectionnez la commande Possibilités au menu Service(onglet Listes), ainsi que les listes créées par l'utilisateur (Fig. 86).

Riz. 86. Créer une liste personnalisée

Les listes standard, contrairement aux listes personnalisées, ne peuvent pas être supprimées ou modifiées. Pour créer ou modifier une liste de saisie semi-automatique personnalisée, procédez comme suit :

1. Sélectionnez une équipe Possibilités au menu Service(Outils › Options), puis le signet Listes(Liste).
2. Spécifier Nouvelle liste(Nouveau) sur le terrain Listes(Liste).
3. Saisir des éléments de liste ou apporter des modifications au champ Liste des éléments et appuyez sur le bouton Ajouter(Ajouter), puis bouton D'ACCORD.

Pour supprimer une liste, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Supprimer(Supprimer).

INSTITUT FINANCIER ET ÉCONOMIQUE DE CORRESPONDANCE TOUT-RUSSE

DÉPARTEMENT DU TRAITEMENT AUTOMATISÉ DE L'INFORMATION ÉCONOMIQUE

Travaux de cours

dans la discipline "Informatique"

sur le sujet

"Automatisation du travail des utilisateurs dans l'environnement MS Bureau »

Exécuteur: K.V. Baburin

Groupe TNF

Carnet de notes n° 1271/737

Superviseur: G.A. Joukov

Moscou

- Introduction

1. Interaction avec l'application (3-4 pages).

- Partie théorique

Microsoft MOT

2. Dispositions générales (5 pages).

3. Automatisation de l'exécution des tâches et de la réception d'assistance (5 pages).

a) Se déplacer dans un document volumineux (5 pages).

b) Copie de texte (5-6 pages).

c) Sauvegarde d'un document en cours de travail (6 pages).

d) Correction automatique (6 pages).

e) Formatage automatique lors de la saisie (6-7 pages).

f) Résumé (7 pages).

g) Maître des Lettres (7 pages).

h) Assistant (7 pages).

4. Vérification orthographique (8 pages).

5. Tableaux, bordures et remplissages (8-9 pages).

6. Collaboration de plusieurs utilisateurs (9 pages).

7. Support multilingue (10 pages).

Microsoft EXCELLER

8. Caractéristiques générales du processeur de table (10-11 pages).

9. Bases du travail dans Excel (11-12 pages).

10. Construction de tableaux (12-13 pages).

11. Construction et conception de diagrammes (13-14 pages).

12. Fonctions Excel (14-15 pages).

13. Fonctionnalités supplémentaires d'Excel 15-16 pages).

Microsoft ACCÉDER

14. Quelques mots sur... (16 pages).

15. Tableaux (16 pages).

17. Formulaires (17 pages).

18. Chefs d'accusation (18 pages).

19. Macros, commandes macro (18 pages).

20. Modules (18 pages).

- Conclusion(19 pages).

- Partie pratique

21. Caractéristiques générales des tâches (20 pages).

22. Conception de formulaires de documents de sortie…. (20pages).

23. Tableaux et diagramme (21-24 pages).

25. Instructions d'utilisation (25 pages).

- Liste de la littérature utilisée(26pages).

- Introduction:

Toute entreprise est confrontée au problème de l'automatisation du travail des employés individuels et des services dans leur ensemble. Le premier problème dans ce cas est de savoir comment choisir les produits logiciels adaptés ? Les propriétés souhaitables d'un système d'information dépendent fortement de la taille de l'entreprise et des spécificités de son activité, mais il existe également des exigences universelles.

Bien entendu, toute entreprise a besoin d'outils pour travailler avec des textes (création, édition, conception de documents), ainsi que pour le traitement des données (feuilles de calcul, outils d'analyse et de planification, SGBD). Mais cela ne suffit généralement pas. Après tout, différentes personnes travaillent avec des documents, et les documents sont souvent constitués de diverses parties, notamment des textes, des chiffres, des tableaux, des graphiques, des diagrammes, des dessins, voire du son ou de la vidéo.

Aujourd'hui, tout cela est possible grâce à la famille de programmes créée par Microsoft pour soutenir les activités bureautiques, Microsoft Office.

La suite logicielle Microsoft Office comprend plusieurs applications qui forment un environnement unique pour traiter une grande variété d'informations. Microsoft Office comprend un puissant traitement de texte, Microsoft Word, des feuilles de calcul Microsoft Excel, un outil pour préparer et démontrer des présentations Microsoft PowerPoint et un outil pour organiser et planifier le travail, Microsoft Outlook. De plus, il existe une version professionnelle de Microsoft Office qui, en plus des applications répertoriées, inclut le système de gestion de base de données (SGBD) Microsoft Access.

Interopérabilité des applications

Microsoft Office propose une intégration étroite des applications. Cela signifie que tous les programmes inclus dans Microsoft Office « savent comment » échanger des informations et vous permettent de le faire tout simplement.

Par exemple, si vous devez préparer un rapport sur les résultats d'une période financière contenant des illustrations, les données peuvent être traitées dans Microsoft Excel, des graphiques et des diagrammes peuvent être construits sur cette base, puis placés dans le texte d'un document créé. dans Microsoft Word. Le déplacement du diagramme s'effectue à l'aide des opérations de copier dans le presse-papiers de Microsoft Windows et de collage dans un document, disponibles via le menu principal de l'application, via les barres d'outils, via les raccourcis clavier ou via le menu contextuel qui apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton droit de la souris. Enfin, une illustration, comme tout autre objet, peut être « liée » à un document en la « saisissant » simplement avec la souris dans une application et en la « faisant glisser » vers un emplacement approprié dans une autre (mode « Glisser-Déposer »).

Les applications Microsoft Office permettent l'échange de n'importe quelle donnée entre n'importe quelle application. Par exemple, vous pouvez utiliser des graphiques de Microsoft Excel pour concevoir des rapports dans Microsoft Word ou pour illustrer une présentation dans Microsoft PowerPoint. Vous pouvez placer un morceau d'un tableau Excel dans le texte d'un document Word ou dans une diapositive PowerPoint, ou vous pouvez l'importer dans une base de données Microsoft Access. De plus, toute application Microsoft Office vous permet de placer un dessin dans n'importe quel format, ainsi qu'un clip vidéo ou simplement un clip audio, dans un document (qu'il s'agisse de texte, d'une feuille de calcul, d'une présentation ou d'une base de données).

Lors du déplacement d'objets individuels d'une application à une autre, en plus de l'opération habituelle de copier/coller, il est possible d'utiliser un mécanisme permettant de lier l'objet original et sa copie. Dans ce cas, lorsque les données source du tableau Excel changent, le graphique construit sur cette base change, et avec lui la copie du graphique contenue dans le document Microsoft Word. Cela permet de travailler efficacement avec des documents composés utilisant différentes sources. Par exemple, les données peuvent provenir d’une base de données Access. Ils seront mis à jour automatiquement et toute personne souhaitant consulter un tel document verra les chiffres les plus récents.

La famille Microsoft Office contient un ensemble d'outils communs à toutes les applications. Il s'agit notamment de vérificateurs d'orthographe et de grammaire, d'un outil de dessin, d'un outil de création de titres colorés, d'un éditeur d'organigramme, d'un outil d'édition de formules mathématiques, d'un éditeur de photos, d'une bibliothèque d'images, etc. Cela inclut également des barres d'outils et même des menus, qui sont éléments standard de toute application Microsoft Office.

Ces outils sont installés une fois sur disque puis utilisés par toutes les applications Microsoft Office. Cette fonctionnalité économise de l'espace disque, fournit des applications à haute vitesse et une interface unifiée. Vous pouvez facilement démarrer avec n’importe quelle application Microsoft Office en n’en apprenant qu’une seule.

À partir de la version 97, Microsoft Office inclut une nouvelle application : Microsoft Outlook. Cette application est un outil d'organisation et de planification d'activités personnelles. Microsoft Outlook comprend la messagerie électronique, la base de données de contacts, le calendrier, etc. Mais l'essentiel est qu'il connecte toutes les applications, agissant comme un moyen d'organiser le travail avec elles. Grâce à Microsoft Outlook, vous pouvez planifier un rendez-vous en ajoutant un document d'accompagnement à sa description. Il peut s'agir d'une liste de questions à discuter au format Microsoft Word ou d'un rapport sur les résultats des ventes de l'année au format Microsoft Excel. Vous pouvez envoyer le document complété par email ou par fax.

- Partie théorique :

Microsoft MOT

Dispositions générales

Microsoft Word est un système de traitement de texte multifonctionnel. Étant donné que le traitement de texte Word fonctionne dans l'environnement Windows, sa convivialité exceptionnelle figure au premier rang de ses avantages.

Le contrôle de tous les éléments de menu et commandes peut être effectué soit à l'aide de la souris, soit à l'aide de touches de raccourci (raccourcis), pour faire gagner du temps à l'utilisateur pour effectuer un certain ensemble d'opérations. La vue WYSIWYG (What You See Is What You Get) vous permet de visualiser à l'écran votre document prêt à imprimer sans perdre de temps ni de papier à imprimer des pages de test. Le formatage des caractères, comme l'italique ou le gras, est correctement représenté à l'écran. Et cela est vrai pour toutes les polices et épingles.

L'éditeur Microsoft Word ainsi que Microsoft Windows sont développés par la même société. Cela nous permet d'assurer une cohérence maximale de ces systèmes entre eux, ainsi qu'avec d'autres programmes compatibles avec Microsoft Windows. Le texte et les illustrations dans de nombreux formats peuvent être importés dans Word directement à partir d'autres programmes et intégrés dans le corps du document. À la suite de cette procédure, ils font partie du fichier texte WinWord ou continuent d'exister séparément grâce au mécanisme de liaison et d'intégration d'objectifs (Objekt Linking And Embeding). Il existe également un certain nombre de fonctions éprouvées, telles que la possibilité d'imprimer certaines pages sans interrompre le travail sur un document. Dans ce cas, le programme de gestion de l'impression spoolée prend en charge le suivi de l'impression en arrière-plan. Lettres et fax, notes et rapports, publications et pages Web - il ne s'agit pas d'une liste complète de documents sur lesquels l'utilisateur peut travailler à l'aide du traitement de texte Word.

Automatisez les tâches et obtenez de l'aide

Word dispose d'une large gamme d'outils d'automatisation pour faciliter les tâches courantes.

Se déplacer dans un document volumineux

Le déplacement dans le document s'effectue à l'aide de la souris, à l'aide des barres de défilement, et à l'aide du clavier, à l'aide des raccourcis clavier suivants :

Ctrl + ® - un mot vers la droite, Ctrl + ¬ - un mot vers la gauche,

Ctrl + ¯ - au paragraphe suivant, Ctrl + - au paragraphe, page précédent,

Ctrl + PgDown - vers le bas de l'écran, Ctrl + PgUp - jusqu'au début de la page suivante,

Ctrl + Accueil – au début du document, Ctrl + Fin – jusqu'à la fin du document,

Alt + Ctrl + PgUp - au début de l'écran, Alt + Ctrl + PgDown - jusqu'à la fin de l'écran.

Copier le texte

Méthodes de copie de texte :

1 manière :

Sélectionnez un morceau de texte ;

utilisez les commandes Couper, Copier, Coller du menu Edition ;

Méthode 2 :

sélectionnez un fragment ;

appuyez sur Ctrl lors du déplacement, Ctrl + Shift lors de la copie ;

placez le curseur à l'emplacement d'insertion, appuyez sur le bouton droit de la souris ;

Méthode 3 (à l'aide du clavier) :

sélectionnez un fragment ;

appuyez sur F2 lors du déplacement, Shift + F2 lors de la copie ;

allez à l'emplacement d'insertion à l'aide des touches curseur, appuyez sur Entrée ;

4 voies:

sélectionnez un fragment ;

faites glisser la souris jusqu'à l'emplacement souhaité tout en maintenant la touche gauche enfoncée, pendant la copie, maintenez la touche Ctrl enfoncée.

Enregistrez le document pendant que vous travaillez. Utilisation des propriétés du document

Façons d'enregistrer un document :

L'éditeur permet d'enregistrer des documents aux formats suivants : dot (modèles), rtf (texte formaté), txt (texte sans mise en forme), HTML (texte avec hyperliens), format MS-DOS, doc (version précédente de Word 6.0/ 95), xls( feuilles de calcul), etc.

Correction automatique

Voici quelques types d'erreurs qui peuvent être corrigées automatiquement au fur et à mesure de la saisie :

· Les conséquences d'une pression accidentelle sur la touche CAPS LOCK (apparue pour la première fois dans Word 95). Par exemple, au début d'une phrase, le mot thisTHOT est automatiquement remplacé par This.

Et le mode de saisie des majuscules (correspondant à la touche CAPS LOCK enfoncée) est automatiquement désactivé.

· Fautes de frappe typiques dans les phrases. Par exemple, les mots adresse postale sont automatiquement remplacés par les mots adresse postale.

· Paires de mots grammaticalement incompatibles. Par exemple, les mots ce mot sont automatiquement remplacés par les mots ce mot.

Formatage automatique au fur et à mesure que vous tapez

Word a la capacité de formater automatiquement le texte au fur et à mesure que vous tapez.

· Créez automatiquement des listes numérotées et à puces (apparues pour la première fois dans Word 95). Par exemple, si vous saisissez un astérisque au début du premier élément de la liste, une liste à puces sera créée.

· Créez automatiquement des bordures (apparu pour la première fois dans Word 95). Par exemple, si vous tapez au moins trois tirets (-) ou signes égal (=) à la suite, puis appuyez sur ENTRÉE, une bordure simple ou double sera automatiquement créée.

· Attribuez automatiquement des styles intégrés au texte (apparu pour la première fois dans Word 95). Par exemple, si vous terminez une ligne de texte non pas par un signe de ponctuation, mais en appuyant deux fois sur ENTRÉE, le style Titre 1 lui sera automatiquement attribué.

· Formater automatiquement les numéros de série et les fractions (introduit dans Word 95 ; s'applique uniquement au texte anglais). Par exemple, la combinaison « 1er » est automatiquement remplacée par la combinaison, et la fraction « 1/4 » est automatiquement remplacée par le symbole ј.

· Formatez automatiquement les chemins réseau et les adresses Internet (par exemple, \\Reports\May\Week1.doc et http://www.microsoft.com/) sous forme d'hyperliens. Lorsque vous sélectionnez un lien hypertexte vers une adresse Internet, votre visionneuse Web existante lance et ouvre automatiquement la page Web spécifiée. Lorsque vous sélectionnez un lien hypertexte vers un chemin réseau, le programme requis pour ouvrir le fichier de destination se lance automatiquement et ouvre le fichier spécifié.

· Applique automatiquement la mise en forme utilisée pour décorer le début du premier élément de la liste au début des éléments suivants de cette liste. Par exemple:

1. Word fera tout le travail à votre place.

2. Word embellira vos documents.

· Changez automatiquement le style de caractère. Par exemple, le texte *Gras* est automatiquement converti en gras et _Italic_ est automatiquement converti en italique.

· Convertissez automatiquement une séquence de plus et de traits d'union (+----+----+) en un tableau. Chaque paire de plus (+) correspond à une colonne.

· Remplacez automatiquement les espaces au début d'un élément de liste à puces ou numéroté par une indentation gauche appropriée.

Saisie automatique

Suggère automatiquement la version complète d'un mot ou d'une phrase après avoir saisi les premières lettres. Pour accepter l'option proposée, appuyez sur ENTRÉE. Voici quelques-uns des éléments auxquels la saisie semi-automatique s'applique :

· La date du jour ;

· jours de la semaine;

· Éléments de liste de texte automatique.

Abstrait

Word offre désormais la possibilité de réaliser une analyse statistique et linguistique d'un document afin d'en mettre en évidence les dispositions clés. Sur la base de cette analyse, un résumé est compilé. De cette manière, vous pouvez mettre en évidence les dispositions clés d'un document électronique et le visualiser avec différents degrés de détail, ou placer un résumé compilé automatiquement dans un document séparé. La taille du résumé est définie par l'utilisateur et peut varier.

Lorsque vous rédigez des résumés, vous devez vous conformer aux lois sur le droit d'auteur. La responsabilité de l'exactitude du résumé n'incombe pas au programme, mais à l'utilisateur.

Création automatique et aperçu des styles

Utilisez les nouvelles fonctionnalités suivantes lorsque vous travaillez avec des styles dans Word :

· Lorsque vous appliquez une nouvelle mise en forme au texte, un nouveau style est automatiquement créé.

· Si vous modifiez le formatage du texte, les modifications correspondantes sont automatiquement apportées à la définition du style.

· La liste des styles dans la barre de formatage contient des exemples de styles.

Maître des lettres

L'assistant de lettre vous permet de créer rapidement et facilement la lettre souhaitée en sélectionnant des éléments de lettre prêts à l'emploi. De plus, une fois saisies, les informations sur le destinataire (nom, prénom, adresse, fonction, etc.) sont automatiquement enregistrées. Lors de la création de la prochaine lettre à ce destinataire, il suffira de sélectionner son nom dans la liste ; toutes les autres données seront ajoutées automatiquement.

Assistant

Le nouvel Office Assistant est doté de la technologie IntelliSense™. Son objectif principal est de fournir automatiquement des conseils et des informations de référence qui peuvent être nécessaires lors de l'exécution d'une tâche. Par exemple, si l'assistant décide que vous êtes sur le point de commencer à créer une lettre, il vous proposera de lancer l'Assistant Lettre. L'Assistant est votre principale source d'aide pour travailler dans Word, ainsi que des conseils de productivité, des exemples visuels et des instructions étape par étape pour effectuer des tâches spécifiques.

Vérification orthographique

Vous trouverez ci-dessous les principaux outils de vérification orthographique et d’édition de texte utilisés dans Word.

1. Vérifiez l’orthographe au fur et à mesure que vous tapez

Vérifiez les fautes d'orthographe au fur et à mesure que vous tapez et mettez en surbrillance les erreurs possibles directement dans le document (apparu pour la première fois dans Word 95).

2. Vérifiez la grammaire pendant que vous tapez

Vérifiez les erreurs grammaticales lorsque vous saisissez du texte et mettez en évidence les erreurs possibles directement dans le document. Tout comme la vérification orthographique automatique, la vérification grammaticale suggère automatiquement les orthographes correctes possibles. Pour afficher une liste d'options, cliquez avec le bouton droit sur le texte sélectionné.

3. Ignorer certains éléments de texte lors de la vérification orthographique

· À la demande de l'utilisateur, lors de la vérification orthographique, les mots composés de lettres majuscules et/ou contenant des chiffres sont ignorés.

· Sauter les noms de fichiers et les adresses Internet.

4. Vérification de la grammaire

La mise en évidence des erreurs et la suggestion automatique d’options orthographiques correctes peuvent réduire considérablement le temps d’édition. Par rapport aux versions précédentes, l'analyse syntaxique a été améliorée, les orthographes correctes suggérées sont devenues plus précises et l'ensemble des règles grammaticales et stylistiques a été élargi.

5. Vérification conjointe de l’orthographe et de la grammaire

Le texte est simultanément recherché pour les fautes d'orthographe et de grammaire. Toutes les erreurs sont éliminées en une seule session de test.

Tableaux, bordures et ombrages

Word inclut désormais les outils suivants pour faciliter l'utilisation des tableaux, des bordures et des ombrages.

les tables

1. Tables à dessin

Permet de créer des tableaux - colonnes, lignes et cellules - en les dessinant avec votre souris, comme avec un crayon. Désormais, les cellules individuelles du tableau peuvent avoir n’importe quelle largeur et hauteur.

2. Gomme

Vous permet de supprimer facilement la bordure de n’importe quelle cellule, ligne ou colonne d’un tableau, ce qui a le même effet qu’une fusion de cellules. Dans les versions précédentes de Word, vous ne pouviez fusionner que les cellules situées sur la même ligne. Dans Word 97, vous pouvez fusionner toutes les cellules adjacentes, verticalement et horizontalement.

3. Alignement vertical

Vous permet d'aligner rapidement le contenu des cellules de tableau sélectionnées sur le bord supérieur ou inférieur ou sur le milieu de la cellule à l'aide des boutons d'alignement situés sur la barre d'outils. Si le texte des cellules est orienté verticalement, le but de ces boutons change automatiquement : utilisez-les pour l'aligner en haut, en bas ou au centre de la cellule.

4. Orientation verticale du texte

Vous permet de positionner le texte verticalement (rotation de 90 degrés) dans les cellules, les légendes et les cadres du tableau. Cet outil peut être très utile lors de la création d'autocollants, ainsi que de documents imprimés contenant des mentions de droits d'auteur, etc., disposés verticalement.

5. Redimensionner une ligne de tableau

Vous permet d'ajuster la hauteur de n'importe quelle ligne directement dans le tableau en faisant glisser la bordure de la ligne vers le haut ou vers le bas, de la même manière que vous pouvez modifier la largeur d'une colonne. Si vous maintenez la touche ALT enfoncée tout en faisant glisser, la règle verticale affichera la hauteur réelle de la ligne.

Les frontières

1. Nouveaux types de frontières

Il existe plus de 150 types de bordures différents disponibles pour la conception de documents, notamment les bordures 3D et les bordures multilignes, particulièrement populaires sur les documents professionnels.

2. Bordures de page

Vous permet de créer une bordure autour de chaque page. En plus de 150 nouveaux types de bordures, plus de 160 types de bordures de pages graphiques sont disponibles. Il est également possible de personnaliser les bordures des pages. Par exemple, vous pouvez :

· définissez votre propre type de bordure pour chaque bord de page ;

· placez les en-têtes et les pieds de page à l'intérieur de la bordure ;

· concevoir la première page différemment du reste.

3. Bordures de texte

Vous permet d'appliquer des limites à des mots et des caractères individuels dans un paragraphe. Vous pouvez utiliser tous les types de limites disponibles. Par exemple, cela facilite grandement la création de bordures autour des titres.

Remplir

1. Remplir le texte

Permet de mettre en évidence les fragments les plus importants du document sur lesquels vous devez attirer l'attention des autres utilisateurs. Dans Word, l'ombrage peut être appliqué non seulement à un paragraphe entier, mais également à des mots et des caractères individuels dans un paragraphe. Vous pouvez utiliser tous les types de remplissage disponibles.

Collaboration multi-utilisateurs

Word propose de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux outils qui rendent les membres de l'équipe plus productifs et efficaces.

1. Création de versions

Conserver un historique de travail sur un document. Cela permet de déterminer avec précision l'heure, la nature et l'auteur des modifications apportées au document. De plus, des notes personnalisées peuvent être ajoutées à chaque version du document. Toutes les informations de version du document sont stockées dans le document lui-même, éliminant ainsi le besoin de stocker plusieurs copies du document. De plus, vous pouvez définir le mode pour enregistrer automatiquement la version actuelle du document à la fin de chaque session de travail avec celui-ci. Cela vous permet de déterminer l'auteur de n'importe quelle version d'un document.

2. Fusionner des documents

Combinez toutes les modifications et commentaires apportés par plusieurs réviseurs en un seul document en une seule opération simple. Des copies séparées d'un document peuvent être fournies à plusieurs réviseurs pour examen, après quoi toutes les copies corrigées sont combinées dans un document final. Ou, par exemple, vous pouvez emporter une copie du document chez vous, la corriger là-bas, puis renvoyer la copie corrigée et fusionner automatiquement vos modifications avec le document original.

3. Notes et info-bulles

Affichez rapidement les commentaires à l'écran de tous les réviseurs directement dans le document sans ouvrir un volet séparé. Les notes sont faciles à repérer dans un document : le texte avec une note apparaît en jaune. Lorsque vous pointez sur ce texte, une info-bulle apparaît au-dessus contenant le texte du commentaire et le nom du réviseur.

4. Comité d'examen

Désormais, tous les outils habituels de révision de documents se trouvent dans une seule barre d'outils : enregistrez et révisez les modifications, insérez et affichez des commentaires, surlignez du texte, enregistrez des versions et envoyez un document par e-mail.

Prise en charge multilingue

Word 95 a introduit le changement automatique de police et de langue lors du changement de clavier, permettant d'utiliser du texte dans plusieurs langues dans un document et dans certaines boîtes de dialogue. Word 97 facilite encore davantage la création et la visualisation de documents contenant du texte dans diverses langues européennes. De plus, il est possible de visualiser des documents créés à l'aide des versions extrême-orientales de Word dans la version américaine de Word.

1. Changer de clavier

Change automatiquement de police dans un document lors du changement de clavier (l'ensemble de polices utilisé est déterminé par la disposition actuelle du clavier). Le changement de clavier entraîne également un changement de langue et permet donc de vérifier le texte dans une autre langue, comme le grec, en vérifiant cette langue particulière.

2. Prise en charge des textes en plusieurs langues dans les boîtes de dialogue

Il est devenu possible d'éditer et d'afficher du texte en plusieurs langues dans les versions localisées de Word. Par exemple, vous pouvez spécifier le nom grec de l'auteur comme terme de recherche pour les fichiers dans la boîte de dialogue Rechercher des fichiers.

3. Ouvrez des documents contenant du texte en plusieurs langues dans une version localisée de Word

Affichage correct du texte du document créé dans une version localisée de Word, si le système dispose des polices appropriées. Par exemple, les documents créés dans la version japonaise de Word peuvent être ouverts et visualisés dans la version américaine de Word. Il est à noter que cette fonctionnalité ne s'applique pas aux langues dans lesquelles le sens d'écriture peut changer (hébreu, arabe, etc.).

4. Copiez et collez le texte Unicode

Il est possible de copier du texte en grec, en russe ou dans toute autre langue européenne à partir de la version américaine de Word et de le coller dans une feuille Microsoft Excel. Vous pouvez également copier et coller du texte Unicode dans les champs de certaines boîtes de dialogue (Rechercher, Remplacer, etc.).

5. Tri

Il est possible de préciser la langue et donc l'ordre de tri à utiliser lors du tri du texte dans un document. Par exemple, les lettres hongroises doubles telles que « cz » sont triées correctement dans la version américaine de Word lorsque la langue de tri est définie sur le hongrois.

6. Insertion de symboles

Pour pouvoir insérer des symboles et des lettres utilisés dans une langue spécifique, sélectionnez simplement le jeu de caractères de police Unicode approprié dans la boîte de dialogue Caractère (menu Insertion). Par exemple, pour insérer des lettres russes dans le texte, vous devez sélectionner l'ensemble « Cyrillique ».

Microsoft EXCELLER

Gestion de fichiers

Avec Excel, vous pouvez créer une grande variété de documents. Les feuilles de calcul peuvent être utilisées pour créer des tableaux, calculer des estimations statistiques, gérer une base de données et créer des graphiques. Pour chacune de ces applications, Excel peut créer un document distinct qui est enregistré sur le disque sous forme de fichier.

Le fichier peut contenir plusieurs feuilles de calcul interdépendantes qui forment un seul document multidimensionnel (bloc-notes, dossier de travail). A l'aide de documents multidimensionnels, l'utilisateur accède directement à plusieurs tableaux et graphiques simultanément, ce qui augmente l'efficacité de leur traitement.

Il est possible de configurer le mode de sauvegarde automatique des fichiers à certains intervalles, le mode de sauvegarde et le mode de protection des données (enregistrement d'un document avec un mot de passe).

Structure du document

Les documents multidimensionnels (cahiers, dossiers) sont l'une des innovations les plus importantes d'Excel, qui peut considérablement simplifier et accélérer le travail avec les tableaux et la gestion des feuilles de calcul. Dans la nouvelle version, les documents de travail peuvent contenir jusqu'à 255 tableaux, diagrammes ou programmes VBA dans un seul fichier, et le principe de travail avec eux est similaire au travail habituel avec des blocs-notes professionnels dans n'importe quel bureau. Chaque classeur peut contenir toutes les informations commerciales liées à un sujet et les stocker dans un seul fichier, améliorant considérablement la visibilité des documents de travail.

Les feuilles de calcul individuelles du même document sont situées les unes en dessous des autres. Grâce à l'index des noms (registre des noms) situé en bas de l'écran, vous pouvez passer d'une feuille à l'autre. L'index de noms contient les dos de la feuille de calcul, classés par ordre croissant de nombres : Feuille1, Feuille2, etc.

L'utilisateur peut ajouter les types d'éléments suivants au document :

Feuilles de travail pour créer des tableaux ;

Graphiques (sous forme d'élément de tableau ou sur une feuille séparée) ;

Feuille de travail pour enregistrer une macro-commande en tant que module de programme ;

Feuille de travail pour créer une boîte de dialogue.

Une nouvelle feuille est toujours insérée avant la feuille de calcul active. L'utilisateur peut cliquer avec le bouton droit sur le nom de la feuille de calcul, après quoi un menu contextuel (selon la situation) s'ouvrira, qui contient également une directive d'ajout. Si vous devez supprimer une feuille de calcul, vous devez cliquer avec le bouton droit sur le menu contextuel et exécuter la directive de suppression.

Ajustement de la hauteur des lignes et de la largeur des colonnes

Tout d'abord, la ligne ou la colonne du tableau à ajuster doit être marquée. Pour ce faire, vous devez faire un clic gauche sur le numéro (coordonnée) d'une ligne ou d'une colonne. au menu Format il y a des sous-menus Doubler Et Colonne. La sélection de l'un de ces sous-menus ouvre le menu de niveau suivant. Dans le sous-menu Colonne directive d'appel Largeur, puis une boîte de dialogue s'ouvrira dans laquelle l'utilisateur pourra spécifier la largeur de la colonne. Un caractère peut être utilisé comme unité de mesure. Équipe Sélection automatique de la largeur du menu Colonne ajuste automatiquement la largeur de la colonne pour l'adapter à son contenu.

La correction peut également être effectuée à l'aide du manipulateur de la souris. Pour ce faire, le pointeur de la souris doit être positionné sur la limite entre les numéros de ligne ou les adresses de colonnes.

Cellules du tableau et leurs propriétés

Toutes les données du tableau sont enregistrées dans ce qu'on appelle cellules, qui se trouvent à l’intersection des lignes et des colonnes du tableau. Par défaut, le contenu d'une cellule est présenté par Excel dans un format standard, installé au démarrage du programme. Par exemple, les chiffres et les textes sont définis avec un type et une taille de police spécifiques.

Excel a menus contextuels, qui sont appelés avec le bouton droit de la souris lorsqu'une certaine zone du tableau est marquée. Ces menus contiennent de nombreuses directives de traitement et de formatage des tableaux. Les directives de formatage peuvent également être appelées dans le panneau de formatage (deuxième ligne du menu d'icônes) en cliquant sur l'icône correspondante.

Étiquetage des cellules. Les cellules individuelles du tableau sont automatiquement marquées (mises en surbrillance) à l’aide de l’index des cellules. Pour déplacer le pointeur vers une cellule donnée, vous devez cliquer dessus avec le bouton gauche de la souris ou utiliser les touches curseur. Pour marquer plusieurs cellules, cliquez au début de la zone à marquer (coin supérieur gauche) et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la poignée jusqu'à la fin de la zone (coin inférieur droit).

Une ligne ou une colonne d'un tableau est marquée en cliquant sur le numéro (adresse) situé dans l'en-tête de la ligne ou de la colonne. Pour marquer plusieurs lignes ou colonnes, vous devez cliquer sur le numéro de la première ligne (colonne), puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, déplacer le manipulateur vers la position souhaitée.

Copie de données. Tout d'abord, vous devez marquer le groupe de cellules dont le contenu doit être copié, puis appeler la commande Copie du menu Modifier. La zone marquée sera ensuite encadrée. Vous devez maintenant déplacer le pointeur de la souris vers la position où les données doivent être copiées et appuyer sur la touche Entrée. Entrer. Le contenu de la zone marquée apparaîtra dans un nouvel emplacement. Si vous devez supprimer le contenu d'un groupe de cellules et le placer à un nouvel endroit du tableau, vous devez utiliser la directive Couper du menu Modifier .

Suppression de données. Tout d'abord, vous devez marquer le groupe de cellules dont le contenu doit être supprimé. Ensuite, vous pouvez utiliser l'une des méthodes pour supprimer des données.

Formatage des nombres. Tout d'abord, vous devez marquer les cellules dans lesquelles vous devez modifier le format de représentation des nombres. Après cela, vous pouvez soit ouvrir le menu contextuel avec le bouton droit de la souris et y appeler la directive Format de cellule, ou appelez la directive Cellule du menu Format. Dans tous les cas, une boîte de dialogue apparaîtra à l'écran Format Cellules. Par défaut, l'option dans le champ supérieur de cette fenêtre sera sélectionnée Nombre, qui est conçu pour formater les nombres.

Alignement des données. Pour aligner le contenu des cellules, vous devez d’abord étiqueter les cellules à aligner. Ensuite, appelez la boîte de dialogue : Format – Cellules - et sélectionnez l'onglet dans le champ supérieur de cette fenêtre. Alignement.

Installation des polices. Il est nécessaire de marquer les cellules dans lesquelles la police doit être modifiée. Après cela, vous pouvez soit ouvrir le menu contextuel avec le bouton droit de la souris et appeler la directive Format de cellule. Dans le champ supérieur de la fenêtre qui s'ouvre Format de cellule vous devez sélectionner une option Police de caractère. Un champ apparaîtra dans la fenêtre Police de caractère, dans lequel vous pouvez sélectionner le type de police dans la liste proposée. Le contenu de cette liste dépend des paramètres définis dans l'environnement Windows.

Dans la marge de droite Taille La taille de la police (points) est définie. Dans la liste des styles de police Police de caractères Vous pouvez sélectionner Régulier, Italique, Gras et Gras Italique. Sur le terrain Souligner vous pouvez sélectionner le type de texte souligné (une ou deux lignes), etc.

Calculs de table

Possibilité d'utilisation formules et fonctions est l'une des propriétés les plus importantes d'un tableur. Ceci permet notamment une analyse statistique des valeurs numériques du tableau.

Le texte d'une formule saisie dans une cellule du tableau doit commencer par un signe égal (=), afin qu'Excel puisse distinguer une formule du texte. Après le signe égal, une expression mathématique contenant des arguments, des opérations arithmétiques et des fonctions est écrite dans la cellule.

Les arguments de la formule sont généralement utilisés Nombres Et adresses de cellules. Les symboles suivants peuvent être utilisés pour représenter des opérations arithmétiques : + (ajout), - (soustraction), * (multiplication), / (division).

Saisie de formules. Excel interprète votre saisie comme du texte (aligné à gauche) ou une valeur numérique (alignée à droite). Pour saisir une formule, vous devez saisir une expression algébrique précédée d'un signe égal (=).

Supposons que la cellule A1 du tableau contient le nombre 100 et que la cellule B1 contient le nombre 20. Pour diviser le premier nombre par le second et placer le résultat dans la cellule C1, entrez la formule appropriée dans la cellule C1 ( =A1/B1) et appuyez sur Entrer .

La saisie de formules peut être grandement simplifiée à l'aide d'une petite astuce. Après avoir saisi le signe égal, cliquez simplement sur la première cellule, puis entrez l'opération de division et cliquez sur la deuxième cellule.

Modification de formules. Pour commencer à modifier le contenu d'une cellule, vous devez d'abord étiqueter la cellule. À l'étape suivante, vous devez activer le mode d'édition en appuyant sur la touche F2 ou en double-cliquant sur la souris. En mode édition, une ligne de saisie est activée en haut de l'écran (sous la ligne de menu de l'icône), dans laquelle la formule elle-même est visible, et non le résultat de son calcul.

Communication d'informations. Dans Excel, il est assez simple de saisir une référence à une cellule située dans un autre tableau. Une fois le lien établi, les valeurs dans les cellules seront automatiquement mises à jour.

Pour accéder à la valeur d'une cellule située sur une autre feuille de calcul, vous devez spécifier le nom de cette feuille ainsi que l'adresse de la cellule correspondante. Par exemple, pour accéder à la cellule B3 de la feuille de calcul Sheet2, vous devez saisir la formule : =Sheet2!B3. Les adresses des cellules doivent être indiquées en lettres latines.

Les graphiques animent les colonnes sèches de nombres dans un tableau, c'est pourquoi déjà dans les premières versions d'Excel, la possibilité de créer des graphiques était prévue. Excel inclut de nouveaux Créateur de graphiques, qui permet de créer des diagrammes de « qualité présentation ».

Un beau diagramme 3D ne plaît pas seulement à l’œil, mais améliore également la qualité du document. Un nouveau type de graphiques tridimensionnels est apparu dans MS Excel - les graphiques dits en anneau, qui complètent les graphiques tridimensionnels de surface et de grille de la quatrième version.

Le graphique peut être placé à côté du tableau ou placé sur une feuille de calcul distincte. Le concepteur de graphiques est l’un des outils les plus puissants d’Excel. La construction d'un schéma avec son aide s'effectue en plusieurs étapes. Le concepteur reçoit la zone source du tableau, le type de graphique, les étiquettes et les couleurs à utiliser. Le panneau principal comporte une icône permettant d'appeler le Chart Builder.

Construire des diagrammes. Avant de pouvoir créer un graphique, vous devez effectuer tous les travaux sur le tableau, y compris son formatage. Appelez le concepteur de diagrammes (voir Fig. 11). Vous devez utiliser le pointeur de votre souris pour tracer un rectangle sur l'espace libre de la feuille de calcul où sera placé le schéma.

Après cela, le concepteur ouvre une boîte de dialogue dans laquelle vous devez créer un diagramme en quatre étapes. Travailler avec Designer est si intuitif qu’il ne nécessite aucune explication.

Objets supplémentaires. au menu Insérer Il y a des directives qui vous permettent de donner au diagramme un aspect plus attrayant. En particulier, il y a une directive ici Dessin, qui importe des dessins dans des formats graphiques standards (BMP, PCX, etc.). Après avoir appelé cette directive, une fenêtre de chargement de fichier graphique s'ouvre. L'image sélectionnée apparaît dans le diagramme, entourée d'un cadre. Ce cadre peut être déplacé dans le diagramme avec la souris et sa taille peut être modifiée.

De plus, Chart Creator offre la possibilité d'insérer du texte supplémentaire dans le graphique, ce qui attirera l'attention sur des parties individuelles du graphique. Pour insérer du texte, vous devez le saisir à partir du clavier dans la ligne de saisie et appuyer sur la touche Entrée. Entrer. Ensuite, un cadre de texte apparaîtra au centre du diagramme, qui peut être redimensionné à l'aide de la souris à la taille appropriée, puis déplacé à l'emplacement souhaité sur le diagramme.

Mise à jour des schémas. Si vous apportez des modifications à la partie du tableau sur laquelle le graphique a été construit, Excel modifiera automatiquement le graphique. Si vous avez ajouté une nouvelle ligne ou colonne au tableau, procédez comme suit. Étiquetez les nouvelles données dans le tableau et faites-les glisser sur le graphique avec votre souris. Pour ce faire, placez le pointeur de la souris sur le bord de la zone marquée et, sans relâcher le bouton gauche de la souris, déplacez-le sur le schéma. Dès que vous relâchez le bouton de la souris, le diagramme sera modifié (mis à jour). Cette technique a été appelée par Microsoft Corporation Glisser-déposer .

Pour effectuer des calculs tabulaires, vous avez besoin de formules. Certaines formules et leurs combinaisons étant très courantes, Excel propose plus de 200 formules préprogrammées appelées les fonctions .

Toutes les fonctions sont divisées en catégories pour faciliter la navigation. Intégré Constructeur de fonction aide à toutes les étapes du travail à utiliser correctement les fonctions. Il vous permet de construire et de calculer la plupart des fonctions en deux étapes.

Le programme dispose d'une liste complète de toutes les fonctions, classées par ordre alphabétique, dans laquelle vous pouvez facilement trouver une fonction si vous connaissez son nom ; sinon, vous devriez effectuer une recherche par catégorie. De nombreuses fonctions ne varient que légèrement, c'est pourquoi lors d'une recherche par catégorie, il est utile d'utiliser les brèves descriptions des fonctions fournies par Function Builder. Une fonction opère sur certaines données appelées ses arguments. Un argument de fonction peut occuper une seule cellule ou être placé dans un groupe entier de cellules. Le constructeur de fonction fournit une assistance pour spécifier tout type d'arguments.

Constructeur de fonction. Étiquetez la cellule dans laquelle le résultat du calcul doit apparaître. Cliquez ensuite sur l'icône Function Builder pour ouvrir la boîte de dialogue Function Builder. La marge gauche de cette fenêtre répertorie les catégories de fonctions, et la marge droite répertorie les fonctions qui correspondent à la catégorie sélectionnée. Pour voir toutes les fonctions, cliquez sur l'option Tous dans le champ catégories.

Cliquez sur le nom de la fonction dont vous avez besoin, puis le nom de la fonction apparaîtra sur une ligne séparée avec une brève description de cette fonction. Les types d'arguments de fonction et leur nombre sont également indiqués ici. Les arguments sont spécifiés à l'étape suivante du travail avec le constructeur. Pour y accéder, cliquez sur le bouton de commande À PROPOS K .

Dans la deuxième étape, les arguments de la fonction sont spécifiés dans la boîte de dialogue Designer. Le constructeur fait la distinction entre les arguments qui doivent être pris en compte et les arguments facultatifs. Pour définir un argument de fonction, vous devez soit saisir son adresse à l'aide du clavier, soit marquer la zone du tableau où il se trouve. Ensuite, l'adresse de l'argument de la fonction apparaîtra dans le champ correspondant de la boîte de dialogue Designer. Cliquez sur le bouton de commande D'ACCORD pour fermer la fenêtre Function Builder. Après cela, le résultat du calcul apparaîtra dans la cellule spécifiée du tableau, mais la cellule restera marquée. Dans la barre de type, vous pouvez voir la fonction sélectionnée ainsi que les arguments correspondants.

Somme automatique. Marquez la cellule où doit se trouver la somme et cliquez sur l'icône d'addition.

Un signe égal et le mot « SOMME » apparaîtront dans la ligne de saisie, généralement suivis entre parenthèses de l'adresse d'une zone que le programme propose comme zone de sommation après avoir analysé les cellules voisines. Si Excel a "deviné" correctement, cliquez sur l'icône avec la "coche".

Sinon, étiquetez le groupe de cellules qui doivent être pliées. Vous pouvez étiqueter plusieurs groupes de cellules non adjacents à l'aide de l'icône Ctrl. Cette touche doit être maintenue enfoncée jusqu'à ce que tous les groupes soient marqués. Les adresses de groupe peuvent être saisies à l'aide du clavier.

L'échange de données

L'échange de données permet aux utilisateurs d'Excel d'importer des objets d'autres applications dans leurs tableaux et de transférer (exporter) leurs tableaux pour les intégrer dans d'autres objets.

Le concept de communication est l'un des concepts fondamentaux de l'environnement Windows. Des liens d'informations sont créés entre des objets traités par divers programmes d'application, par exemple entre des tableaux et des textes. Ces connexions d'informations sont mises en œuvre de manière dynamique, par exemple, une copie d'un tableau incorporé dans le texte sera mise à jour (mise à jour) chaque fois que des modifications sont apportées à son original.

Traitement des listes

Les listes vous permettent de travailler efficacement avec des ensembles de données volumineux et homogènes.

Une liste est un ensemble ordonné de données ayant la même structure. Par exemple, une liste est un annuaire téléphonique contenant les noms des abonnés et leurs numéros de téléphone. Dans Excel, les développeurs Microsoft ont grandement simplifié le travail avec les listes. D'un point de vue technique, les listes sont des tableaux ordinaires pour lesquels Excel dispose d'opérations de traitement supplémentaires : saisie d'une liste de données, recherche d'un élément dans la liste, édition de listes, filtrage des données, tri des données, analyse des données (recherche de tendances et de modèles). )

Base de données

Le package Excel comprend un programme de traitement de bases de données externes, MS Query. Le programme Query peut fonctionner avec des fichiers texte et avec des données préparées par les programmes de gestion de bases de données suivants : Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Si, lorsque vous travaillez avec un tableau dans Excel, vous devez accéder à une base de données externe, vous devez exécuter le programme Query. Cela vous permettra d'importer des données de la base de données et de les traiter comme des données tabulaires régulières dans Excel. Dans certains cas, les données externes peuvent être traitées directement par Query.

Après avoir chargé un ensemble de données, vous pouvez en sélectionner un sous-ensemble d'enregistrements en incluant des critères de sélection de données.

Configuration du programme

Excel peut être personnalisé pour répondre aux besoins individuels d’un très large éventail d’utilisateurs. Chaque utilisateur d'Excel, après avoir déterminé l'éventail des fonctions les plus fréquemment utilisées, peut organiser son travail avec elles de la manière la plus pratique. D'un autre côté, les fonctions du programme qui ne sont jamais utilisées peuvent être complètement supprimées de la configuration pour économiser les ressources informatiques et augmenter l'efficacité du traitement. Par exemple, chaque utilisateur du programme peut créer un menu d'icônes, modifier l'apparence de la fenêtre principale, modifier l'apparence de la feuille de calcul, installer les polices souhaitées, créer des modèles de tableau, etc.

MICROSOFT ACCESS

Quelques mots sur...

Microsoft Accéder est un SGBD relationnel interactif ( relationnel base de données gestion système - SGBDR) Pour LES FENÊTRES . Il s'agit d'un programme que vous pouvez utiliser pour stocker et récupérer des données en fonction des relations que vous avez établies. Son utilisation est simplifiée à l'aide du manipulateur de la souris. Les capacités graphiques du shell font bonne impression lors de la production de rapports et d'impressions de haute qualité. Tout cela grâce au soutien Vrai type polices et intégrations Objets OLE (Liaison et intégration d'objets) dans l'environnement LES FENÊTRES . OLE - objet est un lien vers des informations spécifiques qui restent dans leur forme originale. Objet OLE Peut être EXCEL-tableau , Pinceau - illustration ou Fichier audio.

Nouveau au programme Accéder est Cartes de repère - Système d'invite. Il s'agit d'un système de formation qui fournit à l'utilisateur des recommandations sur la manière de surmonter des situations réelles lors de la résolution de problèmes appliqués. Si vous connaissez l'anglais, l'utilisateur pourra toujours obtenir une indication sur la marche à suivre.

Accéder fournit également à l'utilisateur des mécanismes pour travailler avec des bases de données de différents formats. Par exemple, vous pouvez accéder directement aux bases de données dBASE , Paradoxe ou Btrieve sans les convertir au format utilisé Accéder . Inclus dans le forfait Accéder comprend également la langue Accès de base (dialecte du langage Visual Basic intégré), permettant de constituer des systèmes de gestion de bases de données spécialisés.

Base de données il s'agit d'un ensemble de données associées à un sujet ou à un objectif spécifique. Lorsque vous créez une base de données dans Microsoft Access, vous créez un fichier contenant toutes les tables, requêtes, formulaires, rapports et autres objets qui vous aident à utiliser les informations de la base de données.

les tables

TABLEAU - il s'agit d'un ensemble d'enregistrements (lignes de tableau) constitués de champs individuels (colonnes de tableau) dans lesquels sont stockés des informations et des composants, en fait le contenu de la base de données.

Les tableaux constituent la principale forme de présentation des informations contenues dans une base de données. Il est impossible de concevoir un formulaire sans tableau ; les requêtes et les rapports sont compilés sur la base de tableaux. Il existe deux manières de créer un tableau :

1. Avec Créateur de tables .

2. Sans aide Designer .

Demandes

Vous pouvez considérer une requête comme un point de vue sur les données incluses dans une table. Les requêtes sont utilisées pour sélectionner et filtrer un ensemble de données. Ils vous permettent de sélectionner uniquement les informations nécessaires dans la base de données, c'est-à-dire celui qui répond à un certain critère (condition) et est nécessaire pour résoudre un problème spécifique. Par exemple, vous aurez peut-être besoin d'informations sur les fournisseurs et les produits qu'ils fournissent. Vous pouvez créer une requête telle que « Quels produits sont fournis par les fournisseurs de Moscou » ou « Lequel des fournisseurs de cigarettes de Saint-Pétersbourg a vendu le plus gros lot au cours du dernier trimestre ». Résultat du traitement du programme Accéder une telle requête est une table appelée Dynaset . Cette table comprend des blocs de données sélectionnés dans la table principale (ou plusieurs tables) qui répondent aux critères de requête. Dynaset - un ensemble de données dynamiques et temporaires, donc, chaque fois qu'une requête est exécutée, elle est reconstruite sur la base de données tabulaires « fraîches ».

Microsoft Access offre une grande flexibilité dans la conception des requêtes. Tu peux:

· Sélectionnez les champs Vous n'avez pas besoin d'inclure tous les champs de la table dans la requête.

· Sélectionner des enregistrements Vous pouvez spécifier une requête de telle manière que vous recevrez des données d'un certain type. Par exemple, les prix des marchandises pour un mois spécifique.

· Trier les entrées Vous pouvez afficher les entrées dans un ordre spécifique. Par exemple, vous pouvez afficher les noms des clients par ordre alphabétique.

· Interrogez les données de plusieurs tables, les données de plusieurs tables peuvent être traitées ensemble et vous pouvez afficher les données combinées. Vous pouvez également interroger des données provenant d'autres bases de données, telles que Microsoft FoxPro , Paradoxe , dBASE , Récupérez et Microsoft ou Serveurs Sybase SQL .

· Effectuer des calculs Vous pouvez créer de nouveaux champs qui contiendront les résultats des calculs.

· Utilisez une requête comme source de données pour les formulaires, rapports et autres requêtes. Chaque fois que vous ouvrez un formulaire ou imprimez un rapport, votre requête récupérera les dernières informations des tables. Vous pourrez également modifier les données existantes directement dans le formulaire en fonction de la demande.

· Modifier les données dans les tableaux Vous pouvez mettre à jour, supprimer et ajouter des groupes d'enregistrements en même temps. Vous pouvez également créer une nouvelle table basée sur une table ou un groupe de tables existant.

Il existe deux types de demandes :

1. Requêtes QBE (Requête par exemple). L'utilisateur les définit en spécifiant des paramètres individuels dans la fenêtre de conception à l'aide d'indices (échantillons).

2. Requêtes SQL (Langage de requête structuré - Langage de requête structuré). L'utilisateur les formule à l'aide d'instructions et de fonctions, construisant ainsi une description. Requête QBE Accéder se traduit facilement dans le sens approprié requête SQL . L’opération inverse est également aisée. En général, Access ne se soucie pas du type de requête avec lequel l'utilisateur travaille.

Les requêtes peuvent être créées à l'aide du générateur de requêtes. Il accélère la conception de plusieurs types spéciaux de requêtes.

Formes

La visualisation de la base de données sous forme de tableau en mode remplissage donne à l'utilisateur la possibilité d'évaluer la base de données dans son ensemble, de comparer les enregistrements, etc. Cependant, il est souvent nécessaire de travailler avec des enregistrements de bases de données individuels. Dans ce cas, la présence d'autres entrées à l'écran (comme c'est le cas en mode remplissage) ne fait qu'interférer et distraire. Travailler avec des enregistrements individuels à l'aide de formulaires vous permet de vous concentrer uniquement sur les informations pertinentes.

Un formulaire est un formulaire qui doit être rempli ou un masque placé sur un ensemble de données. Le formulaire permet de simplifier le processus de remplissage de la base de données, permettant de confier la saisie des informations à du personnel peu qualifié. Le masque de formulaire permet de limiter la quantité d'informations disponibles pour l'utilisateur accédant à la base de données. On peut aussi parler ici de blocage de l'indication de service ou de champs classifiés.

Rapports

Rapport il s'agit d'informations que vous avez formatées selon vos spécifications. Le rapport vous permet d'extraire et de présenter des données sous forme d'informations significatives que vous pouvez utiliser et partager. Des exemples de rapports incluent les adresses postales, les factures, les montants des ventes ou les listes téléphoniques. En utilisant Microsoft Access Vous pouvez concevoir un rapport qui présentera les informations sous la forme que vous souhaitez. Vous pouvez utiliser de nombreux éléments de conception différents, tels que du texte, des données, des images, des lignes, des champs et des graphiques pour créer votre rapport. C'est à vous de décider comment et quels éléments utiliser pour construire votre rapport.

Microsoft Access propose plusieurs façons d'obtenir des informations à partir de votre base de données - à l'aide d'une requête, d'un formulaire ou d'un rapport. Vous pouvez choisir la méthode la plus adaptée pour résoudre votre problème.

Par exemple:

· Pour afficher tous les produits d'une certaine offre commerciale, utilisez la demande.

· Pour afficher des informations complètes sur un seul produit, utilisez le formulaire.

· Pour imprimer les ventes commerciales pour une présentation formelle, utilisez le rapport.

Les rapports constituent également un moyen efficace d’imprimer des informations régulièrement utilisées. Vous pouvez créer un brouillon de rapport et l'enregistrer pour une utilisation ultérieure. Le projet de rapport restera inchangé, mais vous recevrez à chaque fois une impression des données actuelles.

Macros, macro-commandes

Commande macro est une séquence d'opérations écrites sous forme d'instructions dans un langage spécial. Lors du traitement des données, vous devez souvent effectuer de longues séquences d’actions. Mais toutes les actions, opérations peuvent être enregistrées sous forme de macro-commandes. L’appel de macro-commandes conduit à l’exécution d’une séquence d’actions décrites précédemment. L'utilisation de commandes macro permet d'automatiser divers processus répétitifs, comme le remplissage de la Base de données, l'exécution de requêtes, l'ouverture de divers objets, etc.

La séquence d'opérations est saisie par l'utilisateur dans la fenêtre de conception makocommand.

Modules

Lors de la résolution de problèmes assez complexes, vous rencontrerez bientôt les limites des commandes macro. Pour surmonter les problèmes survenus, vous pouvez essayer d'écrire votre programme dans le Accéder langage de programmation - Accès de base . C'est un outil de programmation visuelle et c'est un dialecte du langage Visual Basic. Cette procédure est formalisée comme Module .

Module est un ensemble de déclarations (déclarations) et de séquences de commandes exécutables (procédures, fonctions) écrites dans le langage Accès de base .

- Conclusion

Naturellement, dans le cadre de ce cours, il n'y a aucun espoir de couvrir pleinement les capacités de ces programmes multiformes, car le package Microsoft Office complet est très diversifié. Pour connaître Microsoft Office, vous devez y travailler. Grâce à ce package, vous découvrirez certainement de plus en plus de nouvelles fonctionnalités et propriétés. Explorez et expérimentez. Si vous n'aimez pas les résultats, réessayez. Presque toutes les actions dans Microsoft Office peuvent être annulées, vous ne perdrez donc rien de plus que quelques minutes de votre temps à expérimenter.

- Partie pratique :

Caractéristiques générales de la tâche

La société Initiative LLC exerce des activités liées aux travaux de construction et à la vente de matériaux de construction. Les prix des biens et services sont présentés dans (tableau 1), les données sur les entreprises dont les commandes doivent être finalisées en septembre 2001 - (tableau 2).

En utilisant PPP sur un PC, vous devez :

Construire des tableaux en utilisant les données tabulaires ci-dessous ;

Organiser des connexions inter-tables pour remplir automatiquement les colonnes : « Nom de l'entreprise » et calculer automatiquement le montant des commandes de chaque entreprise cliente dans les documents conçus ;

Les résultats des calculs sont présentés sous forme d'un tableau reprenant les montants totaux du mois pour chaque entreprise cliente et pour la société Initiative LLC, et sous forme graphique ;

Ce problème est résolu dans le tableur MS Excel, car il s'agit d'un moyen de préparation et de traitement de données électroniques organisées sous forme de tableau. Excel exécute des fonctions mathématiques et trigonométriques, notamment la somme, la racine carrée, le produit, les expressions logarithmiques, etc. Il s'agit également d'un tableur conçu pour créer des graphiques.

Conception de formulaires de documents de sortie et présentation graphique des données pour la tâche sélectionnée

Emplacement des tableaux avec les données sources sur les feuilles de calcul MS Excel : « Produits » (Tableau 1) et « Clients » (Tableau 2) ;

Un tableau de données récapitulatives pour les entreprises (présentées sous forme de formules) (Tableau 3) ;

Tableau graphique sous forme de « Diagramme » (Tableau 4) ;

tableau 1

tableau 2

date	Nom de l'entreprise	Code de l'entreprise	Code de commande	Nom du produit
	VUE(C2;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F2;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	VUE(C3;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F3;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	Résumé médical
	VUE(C5;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F5;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	VUE(C6;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F6;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	VUE(C7;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F7;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	Résultat privé
	VUE(C9;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F9;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	Total factoriel
	VUE(C11;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F11;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	VUE(C12;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F12;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	Projet - M Résultat
	VUE(C14;Clients!$A$2:$A$6;Clients!$B$2:$B$6)			VUE(F14;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$B$2:$B$5)
	Résumé des services
	total

tableau 3

suite du tableau. 3

Code produit	Quantité	Montant, frotter.
		VUE(F2;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G2)
		VUE(F3;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G3)
		SOUS-TOTAL(9;H2:H3)
		VUE(F5;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G5)
		VUE(F6;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G6)
		VUE(F7;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G7)
		SOUS-TOTAL(9;H5:H7)
		VUE(F9;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G9)
		SOUS-TOTAL(9;H9:H9)
		VUE(F11;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G11)
		VUE(F12;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G12)
		SOUS-TOTAL(9;H11:H12)
		VUE(F14;Produits!$A$2:$A$5;Produits!$E$2:$E$5*G14)
		SOUS-TOTAL(9;H14:H14)
		SOUS-TOTAL(9;H2:H14)

tableau 4

Manuel d'utilisation

Excel fait partie de la suite Microsoft Office et est conçu pour préparer et traiter des feuilles de calcul sous Windows.

Pour lancer le programme Excel, vous devez cliquer sur DÉMARRER, puis PROGRAMMES et MICROSOFT EXCEL. Une feuille de tableau vierge apparaît, nous commençons à saisir les données dans le tableau. Le tableau se compose de 16384 lignes et 256 Colonnes. Les lignes sont numérotées par des nombres entiers de 1 à 16384, et les colonnes sont désignées par des lettres de l'alphabet latin A, B, ..., Z, AA, AB, ..., IV. A l'intersection d'une colonne et d'une ligne se trouve le principal élément structurel du tableau - cellule. Dans n'importe lequel, vous pouvez saisir les données initiales - un nombre ou un texte - ainsi qu'une formule pour calculer les informations dérivées. Les largeurs de colonnes et les hauteurs de lignes peuvent être modifiées.

Ce programme d'application fonctionne dans MS Excel. Pour saisir de nouvelles données de calcul, sélectionnez Fichier – Nouveau, en indiquant le modèle « Feuille de calcul du coût des produits tenant compte de la remise ».

Ce modèle a une limite de 12 positions de données calculées. Pour ajouter une nouvelle ligne, copiez la dernière ligne. Ainsi, la taille des frontières est limitée à seulement 32 000 lignes.

Pour imprimer le graphique, vous devez ajuster la plage de valeurs en fonction de la quantité de données saisies. Pour définir les valeurs, vous devez accéder à la feuille graphique, entrer dans le menu Diagramme et sélectionnez l'élément Donnée initiale. En fonction de la quantité de données saisies, définissez le dernier numéro de ligne dans les champs de valeur et l'étiquette de l'axe X.

- Liste de la littérature utilisée :

1. A. P. Miklyaev « Manuel de l'utilisateur IBM PC ».

2. Kenin et coll. « Utilisation de MS Office ».

3. "Comment travailler avec Microsoft Bureau » // Microsoft Presse , publication officielle, 1999

4. Programmes d'application Bureau .

5. Aide du programme Microsoft Exceller .

6. V. Pasko – Exceller

7. Boehmer S., Frater G. : Microsoft Access pour l'utilisateur .

Cet article est consacré à un sujet qui n'est peut-être pas nouveau, mais qui, comme le montrent les lettres des lecteurs, est toujours d'actualité : l'automatisation des applications Microsoft Office. De nombreux développeurs, lorsqu'ils travaillent sur leurs projets (quel que soit l'outil de développement - Delphi, C++Builder, Visual Basic :) utilisent souvent les services fournis par Microsoft Office, par exemple pour créer des tableaux croisés dynamiques et des graphiques à l'aide de Microsoft Excel, générer et imprimer documents utilisant Microsoft Word, etc. Souvent, les utilisateurs habitués à utiliser les applications Microsoft Office dans leur travail quotidien insistent pour utiliser de tels services dans les applications ou simplement pour enregistrer des rapports et autres documents dans l'un des formats Microsoft Office. Notez que les souhaits potentiels de ce type sont pris en compte par Microsoft depuis assez longtemps - presque tout ce qu'un utilisateur de n'importe quelle application Microsoft Office peut faire à l'aide du menu, du clavier et de la barre d'outils peut être fait automatiquement, c'est-à-dire soit à partir d'un Programme VBA ou à partir d'une application créée à l'aide de l'un des outils de développement. En d'autres termes, les applications Microsoft Office sont programmables. La programmabilité en général signifie la capacité de contrôler une application donnée à l'aide de langages macro ou d'autres applications. Tous les composants Microsoft Office prennent en charge le même langage macro : Visual Basic pour Applications (VBA), qui permet de créer des applications directement dans les documents Office (appelées<решения на базе Microsoft Office>). La gestion des composants Office d'autres applications s'effectue à l'aide d'automatisation (Automation, anciennement OLE Automation) - toutes les applications Microsoft Office sont des serveurs d'automatisation (ou serveurs COM). Pour créer de telles applications, tous les outils de développement permettant de créer des contrôleurs d'automatisation (clients COM) conviennent. Visual Basic est le plus souvent utilisé à cette fin, mais il peut également s'agir de Delphi, C++Builder et Visual C++. Cependant, avant d’aborder les capacités de certains outils de développement, vous devez comprendre ce qu’est l’automatisation.

En bref sur l'automatisation

L'automatisation est l'une des fonctionnalités offertes par la technologie Microsoft COM (Component Object Model). Sans entrer dans le détail de la mise en œuvre de cette technologie, notons qu'elle est utilisée par des applications (appelées serveurs COM) pour donner accès à leurs objets, ainsi qu'aux propriétés et méthodes de ces objets, à d'autres applications (appelées clients COM). ), qui peuvent également être des outils de développement. Par exemple, un traitement de texte, étant un serveur COM, peut fournir à d'autres applications l'accès à un document, un paragraphe ou un signet à l'aide d'objets appropriés. Pour nommer (et identifier) ​​les serveurs COM, des désignations de chaînes spéciales sont généralement utilisées - les identifiants programmatiques (ProgID). Ils sont nécessaires pour que le système d'exploitation puisse, à l'aide de ces identifiants, déterminer dans quel répertoire (ou sur quel ordinateur du réseau local, si l'une ou l'autre méthode d'accès à distance au serveur est utilisée) se trouve le fichier exécutable du serveur d'automatisation, et lancez-le pour exécution. Les identifiants de programme exacts utilisés pour une application Microsoft Office particulière seront abordés dans les sections consacrées à ces applications.

Du point de vue de la programmation, les objets d'automatisation ne sont pas très différents des objets ordinaires qui nous sont familiers dans la théorie et la pratique de la programmation orientée objet. Comme les objets normaux, ils ont des propriétés et des méthodes. Une propriété est une caractéristique d’un objet ; par exemple, une propriété d'un paragraphe (objet Paragraph) peut être son style. Une méthode est une action qui peut être effectuée sur un objet (par exemple, vous pouvez enregistrer un document à l'aide de la méthode SaveAs de l'objet Document).

Souvent, les serveurs d'automatisation contiennent des ensembles d'objets du même type, appelés collections. Par exemple, un traitement de texte peut contenir une collection de documents et chaque document peut contenir une collection de paragraphes.

Comment puis-je savoir quels objets sont disponibles dans les serveurs d'automatisation ? A cet effet, tout serveur d'automatisation inclut une documentation et des fichiers d'aide décrivant son modèle objet. Si nous prenons les applications Microsoft Office 2000, il s'agit de fichiers d'aide destinés aux programmeurs utilisant Visual Basic pour applications VBAxxx9.CHM (pour Microsoft Office 97 - VBxxx8.HLP, respectivement). Notez qu'ils ne sont pas installés par défaut, car ils sont nécessaires aux développeurs et non aux utilisateurs ordinaires.

Toutes les informations sur les objets requises par les contrôleurs d'automatisation sont contenues dans des bibliothèques de types. Les bibliothèques de types sont stockées dans un format binaire spécial et sont généralement représentées sous forme de fichiers avec les extensions *.olb ou *.tlb, et peuvent également être contenues dans des fichiers exécutables (*.exe) ou des bibliothèques chargées dynamiquement (*.dll). Les bibliothèques de types peuvent être visualisées à l'aide de l'utilitaire OleView inclus dans le SDK de la plate-forme Microsoft, et les outils de développement Borland contiennent leurs propres utilitaires d'affichage de bibliothèques de types.

Pour conclure cette plus que brève introduction à l’automatisation, attardons-nous également sur la notion de liaison. La liaison est la façon dont une variable ou une classe d'application de contrôleur fait référence à un objet d'automatisation. Il existe deux méthodes : la liaison tardive et la liaison anticipée.

Une liaison tardive signifie que la référence réelle à l'objet dans la variable ou la classe apparaît au moment de l'exécution dans l'application du contrôleur. Cette méthode est généralement plus lente que la liaison précédente, mais elle est disponible dans tous les outils de développement qui vous permettent de créer des contrôleurs d'automatisation et est moins sensible au fait que tous les paramètres de méthode soient répertoriés lorsqu'ils sont appelés dans le code d'application du contrôleur. Avec la liaison tardive, l'exactitude des appels de méthode est vérifiée au moment où ils sont effectués, c'est-à-dire au stade de l'exécution de l'application, et non au stade de sa compilation.

La liaison anticipée signifie que la référence réelle à l'objet d'automatisation apparaît lors de la compilation. Par conséquent, le code de l'application du contrôleur nécessite une référence à la bibliothèque de types (ou à un module spécial qui en est une interface), ce qui conduit à la génération dans cette application de classes avec les mêmes propriétés et méthodes que les objets d'automatisation, ce qui rend vérification de la syntaxe des noms de méthodes possibles au moment de la compilation et accès aux constantes nommées contenues dans la bibliothèque de types. Notez cependant que tous les outils de développement prenant en charge la liaison tardive ne prennent pas également en charge la liaison anticipée.

Après avoir terminé l'excursion dans COM et l'automatisation, revenons à la question de savoir quels outils de développement sont pratiques à utiliser pour créer des contrôleurs d'automatisation.

Outils de développement de contrôleurs VBA et d'automatisation

Comme mentionné ci-dessus, les contrôleurs d'automatisation peuvent être créés à l'aide de divers outils de développement, et si vous utilisez déjà l'un des outils prenant en charge la création de contrôleurs d'automatisation, vous pouvez l'utiliser. La seule chose que vous devez faire est de savoir si votre outil de développement prend en charge la pré-liaison si vous envisagez de l'utiliser. Des exemples de contrôleurs d'automatisation simples (généralement pour Microsoft Word ou Microsoft Excel) qui donnent une idée de la façon dont les méthodes serveur sont appelées peuvent généralement être trouvés dans la plupart des outils de développement modernes.

Vous pouvez commencer à maîtriser le modèle objet d'un serveur automatisé en enregistrant la séquence d'actions nécessaire sous la forme d'une macro à l'aide de VBA. Vous pouvez créer une macro en sélectionnant Outils | Macro |Enregistrer une nouvelle macro. La visualisation de la macro résultante dans l'éditeur de code VBA permet généralement de comprendre à quoi devrait ressembler le code qui implémente cette séquence d'actions.

Après avoir discuté des outils possibles pour développer des contrôleurs d'automatisation, nous pouvons enfin passer aux applications Microsoft Office elles-mêmes, à leurs modèles objet et à leur utilisation. L'outil de développement des exemples suivants est Borland Delphi 5, mais comme ils fournissent une séquence d'appels aux propriétés et méthodes des objets Microsoft Office, le portage du code vers d'autres langages de programmation ne devrait pas présenter de difficultés particulières. Sauf indication contraire, tous les exemples de cet article utilisent une liaison anticipée.

Modèles d'objet Microsoft Office

Comme mentionné ci-dessus, les applications Microsoft Office fournissent aux contrôleurs d'automatisation un accès à leurs fonctionnalités via leur modèle objet, qui est une hiérarchie d'objets. Les objets peuvent donner accès à d'autres objets via des collections.

Pour illustrer à quoi ressemble la hiérarchie des objets Microsoft Office, voici un petit fragment du modèle objet Microsoft Word (Fig. 1) :

Dans les modèles d'objet (Fig. 2)

Toutes les applications Microsoft Office ont toujours l'objet le plus important disponible pour l'application du contrôleur et représentant l'application elle-même en cours d'automatisation. Pour toutes les applications Microsoft Office, elle s'appelle Application, et bon nombre de ses propriétés et méthodes sont les mêmes pour toutes ces applications. Ceux que nous utiliserons le plus souvent sont les suivants :

1. La propriété Visible (disponible sur l'objet Application de toutes les applications Microsoft Office) permet à l'application d'apparaître à l'écran et dans la barre des tâches ; c'est True (l'interface utilisateur de l'application est disponible) ou False (l'interface utilisateur de l'application n'est pas disponible ; il s'agit de la valeur par défaut). Si vous devez faire quelque chose avec un document Office en arrière-plan sans en informer l'utilisateur, vous pouvez éviter d'accéder à cette propriété - dans ce cas, l'application ne sera trouvée que dans la liste des processus utilisant l'application Gestionnaire des tâches.
2. La méthode Quit ferme l’application Office. Selon l'application Office que vous automatisez, elle peut ou non comporter des paramètres.

Principes généraux de création de contrôleurs d'automatisation

En général, le contrôleur d'automatisation doit effectuer les actions suivantes :

1. Vérifiez si une copie de l'application serveur est en cours d'exécution.
2. En fonction des résultats du contrôle, lancez une copie de l'application Office que vous automatisez ou connectez-vous à une copie existante.
3. Rendre visible la fenêtre de l'application serveur (ce n'est en général pas nécessaire).
4. Effectuer certaines actions avec l'application serveur (par exemple, créer ou ouvrir des documents, modifier leurs données, enregistrer des documents, etc.)
5. Fermez l'application serveur si une copie de celle-ci a été lancée par ce contrôleur, ou déconnectez-vous-en si le contrôleur s'est connecté à une copie existante.

Le code Delphi correspondant est présenté dans le listing 1.

Ici, nous avons utilisé les fonctions GetActiveOleObject et CreateOleObject pour nous connecter à une copie déjà en cours d'exécution de l'application serveur ou en démarrer une nouvelle si le serveur n'est pas en cours d'exécution, ce qui entraîne le placement d'une référence à l'objet Application du serveur correspondant dans la variable variante.

La partie ci-dessus du code du contrôleur peut sembler différente dans d'autres outils de développement - elle n'est pas directement liée aux méthodes des objets Office, car elle est déterminée par les règles d'appel des fonctions OLE standard dans Delphi (à l'exception des appels au visible et Quitter de l'objet Application). Et voici tout ce qu'il faudrait insérer à la place d'un commentaire<Здесь выполняются другие действия с объектами приложения Office>, dans différents outils de développement, cela devrait être plus ou moins identique - en utilisant la variable variante créée, nous manipulons les méthodes et les propriétés de l'objet Application.

En conclusion, nous ferons une petite remarque concernant le nombre de paramètres des méthodes objets d'automatisation. Si la liaison tardive est utilisée, le nombre de paramètres de méthode spécifié dans le code ne doit pas nécessairement coïncider avec leur vrai nombre (qui peut être trouvé dans la description du modèle objet de l'application correspondante). Dans ce cas, le code suivant est tout à fait acceptable :

bien que la méthode Quit de l'objet Application ait des paramètres dans le cas de certaines applications Microsoft Office (par exemple, Microsoft Word).

Lorsque vous utilisez une liaison anticipée, par exemple lors de la création de contrôleurs à l'aide de Delphi, vous devez être plus strict dans la définition des paramètres - leur nombre et leur type doivent correspondre à la description des méthodes dans la bibliothèque de types. Par exemple, dans le cas d'une liaison anticipée, le code Delphi correct pour fermer un document Word avec toutes les valeurs par défaut serait :

App.Quit (EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam);

Une exception à cette règle est Visual Basic - cet outil de développement vous permet de ne pas penser au nombre de paramètres de méthode lors de l'écriture du code.

Après avoir discuté des principes généraux de création de contrôleurs d'automatisation et appris comment cela se fait à l'aide de Borland Delphi, nous pouvons passer à l'automatisation d'applications Microsoft Office spécifiques. Commençons par l'un des composants les plus populaires de ce package : Microsoft Word.

Identificateurs de programme et modèle objet Microsoft Word

Les objets suivants sont directement disponibles pour l'application du contrôleur :

Tous les autres objets Word sont ce que l'on appelle des objets internes. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas être créés par eux-mêmes ; ainsi, un objet Paragraph ne peut pas être créé séparément du document le contenant.

Si vous vous souvenez que l'objectif principal de Word est de travailler avec des documents, vous pouvez facilement comprendre la hiérarchie de son modèle objet (un fragment de celui-ci a été montré sur la Fig. 1). L'objet principal, comme dans toutes les autres applications Microsoft Office, est l'objet Application, qui contient la collection d'objets Documents de type Document. Chaque objet Document contient une collection d'objets Paragraphs de type Paragraph, Bookmarks de type Bookmark, Characters de type Character, etc. La manipulation des documents, paragraphes, symboles, signets s'effectue en réalité en accédant aux propriétés et méthodes de ces objets.

Ci-dessous, nous examinerons les tâches les plus courantes associées à l'automatisation de Microsoft Word. Si vous rencontrez une tâche qui ne coïncide avec aucune des tâches ci-dessus, vous pouvez essayer de trouver un exemple approprié dans Visual Basic dans le fichier d'aide VBAWRD9.CHM ou, comme mentionné ci-dessus, noter la séquence d'actions nécessaire sous la forme d'une macro et analyser son code.

Création et ouverture de documents Microsoft Word

Pour créer des exemples à l'aide de Microsoft Word, vous pouvez utiliser le code de création de contrôleur ci-dessus et le modifier en remplaçant les commentaires par du code qui manipule les propriétés et les méthodes de l'objet Word.Application. Nous commencerons par créer et ouvrir des documents.

Vous pouvez créer un nouveau document Word en utilisant la méthode Add de la collection Documents de l'objet Application :

App.Documents.Add ;

Comment créer un document personnalisé ? C'est très simple : vous devez spécifier le nom du modèle comme paramètre de la méthode Add :

App.Documents.Add("C:\Program Files\ _ Microsoft Office\Templates\1033\Manual.dot");

Pour ouvrir un document existant, utilisez la méthode Open de la collection Documents :

App.Documents.Open("C:\MyWordFile.doc");

Notez que la propriété ActiveDocument de l'objet Word.Application pointe vers le document actuellement actif parmi un ou plusieurs documents ouverts. De plus, un document est accessible par son numéro de série en utilisant la méthode Item ; Par exemple, le deuxième document ouvert est accessible comme ceci :

App.Documents.Item(2)

Notez que la numérotation des membres de la collection dans Microsoft Office commence par un.

Vous pouvez rendre un document actif à l'aide de la méthode Activate :

App.Documents.Item(1).Activate ;

La prochaine chose que vous devriez apprendre est d'enregistrer le document Word et de fermer Word lui-même.

Enregistrez, imprimez et fermez des documents Microsoft Word

App.Documents.Item(2).Fermer ;

App.ActiveDocument.Close ;

La méthode Close comporte plusieurs paramètres facultatifs (en cas de liaison tardive) qui affectent les règles d'enregistrement du document. Le premier d'entre eux détermine si les modifications apportées au document sont enregistrées et prend trois valeurs possibles (il est recommandé que les constantes correspondantes soient décrites dans l'application. Voir Listing 2) :

Le troisième paramètre prend la valeur True ou False et détermine si le document est transmis par courrier électronique à l'utilisateur suivant. Si vous n'avez pas besoin de cette fonctionnalité, vous pouvez ignorer ce paramètre.

Ainsi, en utilisant ces paramètres, vous pouvez fermer le document, par exemple, comme ceci :

App.ActiveDocument.Close(wdSaveChanges, _ wdPromptUser) ;

App.ActiveDocument.Save ;

Cette méthode comporte également plusieurs paramètres facultatifs (en cas de liaison tardive), dont le premier est True si le document est enregistré automatiquement, et False si vous souhaitez afficher une boîte de dialogue pour obtenir la confirmation de l'utilisateur que les modifications ont été enregistrées (le cas échéant). ont été faites). Le deuxième paramètre affecte le format du document enregistré, et la liste de ses valeurs possibles coïncide avec la liste des valeurs du deuxième paramètre de la méthode Close.

Nous vous rappelons que vous pouvez fermer Word lui-même en utilisant la méthode Quit de l'objet Word.Application. Cette méthode a généralement trois paramètres, identiques aux paramètres de la méthode Close de l'objet Document.

La sortie d'un document vers un périphérique d'impression peut être effectuée à l'aide de la méthode PrintOut de l'objet Document, par exemple :

App.ActiveDocument.PrintOut ;

Si vous devez modifier les paramètres d'impression, vous devez spécifier les valeurs des paramètres correspondants de la méthode PrintOut (dans le cas de Microsoft Word, il y en a une vingtaine).

Insertion de texte et d'objets dans un document et mise en forme du texte

Pour créer des paragraphes dans un document, vous pouvez utiliser la collection Paragraphs de l'objet Document, qui représente un ensemble de paragraphes dans un document donné. Vous pouvez ajouter un nouveau paragraphe en utilisant la méthode Add de cette collection :

App.ActiveDocument.Paragraphs.Add ;

Cependant, pour insérer le texte réel dans un document, ce n'est pas l'objet Paragraph qui est utilisé, mais l'objet Range, qui représente toute partie continue du document (y compris le paragraphe nouvellement créé). Cet objet peut être créé de différentes manières. Par exemple, vous pouvez spécifier les caractères de début et de fin d'une plage (s'il en existe dans le document) :

Var Rng : Variante ; ... Rng:= App.ActiveDocument.Range(2,4); //2ème au 4ème caractères

ou indiquez le numéro du paragraphe (par exemple, celui que vous venez de créer) :

Rng:= App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(1).Range;

ou indiquez plusieurs paragraphes consécutifs :

Rng:= App.ActiveDocument.Range _ (App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Start,_ App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(5).Range.End)

Vous pouvez insérer du texte à l'aide des méthodes InsertBefore (avant la plage) ou InsertAfter (après la plage) de l'objet Range, par exemple :

Rng.InsertAfter("Ceci est le texte à insérer");

En plus de l'objet Range, du texte peut être inséré à l'aide de l'objet Selection, qui est une propriété de l'objet Word.Application et représente la partie sélectionnée du document (cet objet est créé lorsque l'utilisateur sélectionne une partie du document avec la souris , et peut également être créé à l'aide de l'application contrôleur). L'objet Selection lui-même peut être créé en appliquant la méthode Select à l'objet Range, par exemple :

Var Sel : Variante ; ... App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Select;

L'exemple ci-dessus met en évidence le troisième paragraphe du document actuel.

Si nous voulons insérer une ligne de texte dans un document, soit à la place, soit avant un morceau de texte sélectionné, nous pouvons le faire en utilisant le morceau de code suivant :

Var Sel : Variante ; ... Sel:= App.Sélection; Sel.TypeText("Ceci est le texte par lequel nous remplacerons _ la sélection");

Notez que si la propriété Options.ReplaceSelection de l'objet Word.Application est True, le texte sélectionné sera remplacé par le nouveau texte (c'est la valeur par défaut) ; si vous souhaitez que le texte soit inséré avant le fragment sélectionné, et non à sa place, vous devez définir cette propriété sur False :

App.Options.ReplaceSelection := Faux ;

Le caractère de fin de paragraphe lors de l’utilisation de l’objet Selection peut être inséré à l’aide de l’extrait de code suivant :

Sel.TypeParagraph;

Vous pouvez appliquer les méthodes InsertBefore et InsertAfter à un objet Selection, tout comme à un objet Range. Dans ce cas, contrairement au précédent, le texte collé fera partie du fragment de texte sélectionné.

Avec l'objet Selection, en utilisant sa propriété Font et les propriétés de l'objet Font, telles que Bold, Italic, Size, :, vous pouvez formater le texte. Par exemple, vous pourriez insérer une ligne en gras de cette façon :

Sel.Font.Bold:= Vrai ; Sel.TypeText("Voici le texte que nous mettrons en évidence _ en gras."); Sel.Font.Bold:= Faux; Sel.TypeParagraph ;

Pour superposer un style prédéterminé sur le texte inséré, vous pouvez utiliser la propriété Style du même objet, par exemple :

Sel.Style:= "Titre 1"; Sel.TypeText("Ceci est le texte qui deviendra le _ titre"); Sel.TypeParagraph ;

Les documents Word contiennent souvent des données provenant d'autres applications. Le moyen le plus simple de coller de telles données dans un document consiste à utiliser la méthode Paste de l'objet Range :

Var Rng : Variante ; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Collapse(wdCollapseEnd); Rng.Coller;

Naturellement, dans ce cas, le presse-papiers doit déjà contenir les données à insérer.

Si vous devez placer une partie d'un document Word dans le presse-papiers, vous pouvez le faire en utilisant la méthode Copy de l'objet Range :

Var Rng : Variante ; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Copie ;

La prochaine chose que vous devez apprendre est de déplacer le curseur à l'endroit souhaité dans le texte, ce que nous ferons dans la section suivante.

Déplacer le curseur dans le texte

En utilisant la méthode Collapse, vous pouvez<сжать>Objet Range ou objet Selection, réduisant sa taille à zéro caractère :

Rng.Collapse(wdCollapseEnd);

Le paramètre de cette méthode spécifie si le nouvel objet Range ou Selection apparaîtra au début ou à la fin du fragment d'origine. Si vous utilisez la liaison tardive et que votre outil de développement n'est pas Visual Basic, vous devez définir les constantes appropriées dans votre application :

Const wdCollapseStart = 00000001 $ ; //le nouvel objet est au début du fragment wdCollapseEnd = $00000000; //le nouvel objet est à la fin du fragment

Vous pouvez déplacer le curseur sur le texte à l'aide de la méthode Move des objets Range et Selection. Cette méthode a deux paramètres. Le premier indique dans quelles unités le mouvement est mesuré - en caractères (par défaut), mots, phrases, paragraphes, etc. Le deuxième paramètre indique combien d'unités vous devez déplacer (ce nombre peut être négatif ; par défaut il est 1 ) . Par exemple, l'extrait de code suivant :

Rng.Déplacer ;

déplacera le curseur d'un caractère vers l'avant, et

Rng.Move(wdParagraph,3);

fera avancer le curseur de trois paragraphes. Notez que cette méthode utilise les constantes suivantes :

Const //L'unité de mouvement est : wdCharacter = $00000001; //caractère wdWord = $00000002 ; // mot wdSentence = $00000003 ; //phrase wdParagraph = $00000004 ; //paragraphe wdStory = $00000006 ; //partie du document //par exemple, en-tête, //table des matières, etc.) wdSection = $00000008; //section wdColumn = $00000009 ; //colonne du tableau wdRow = $0000000A ; //ligne du tableau wdCell = $0000000C ; // cellule du tableau wdTable = $0000000F; //tableau

Les signets sont souvent utilisés pour naviguer dans le texte. Vous pouvez créer un signet à la position actuelle du curseur en ajoutant un membre de la collection Bookmarks de l'objet Document à l'aide de la méthode Add, en spécifiant le nom du signet comme paramètre, par exemple :

App.ActiveDocument.Bookmarks.Add("MonBookmark");

Vous pouvez vérifier l'existence d'un signet dans un document grâce à la méthode Exists, et y accéder grâce à la méthode Goto des objets Document, Range ou Selection :

Rng:= App.ActiveDocument.Goto(wdGoToBookmark, wdGoToNext,"MyBookmark"); Rng.InsertAfter("Texte inséré après le signet");

Les valeurs constantes pour cet exemple sont :

WdGoToBookmark = $FFFFFFFF; //aller au signet wdGoToNext = $00000002; //recherche l'objet suivant dans le texte

Notez qu'en utilisant la méthode Goto, vous pouvez vous déplacer non seulement vers le signet spécifié, mais également vers d'autres objets (dessins, erreurs grammaticales, etc.), et la direction du mouvement peut également être différente. Par conséquent, la liste des constantes pouvant être utilisées comme paramètres de cette méthode est assez longue.

Création de tableaux

Il existe deux manières de créer des tableaux. La première consiste à appeler la méthode Add de la collection Tables de l'objet Document et à remplir séquentiellement les cellules avec des données. Cette méthode est assez lente lorsqu'elle est liée tardivement.

La deuxième façon est bien plus<быстрый>, consiste à créer du texte à partir de plusieurs lignes contenant des sous-chaînes avec des délimiteurs (n'importe quel caractère ou presque peut être utilisé comme délimiteur, il faut juste savoir qu'il n'apparaît pas dans les données qui seront placées dans le futur tableau), puis convertir ce texte en tableau à l'aide de la méthode ConvertToTable de l'objet Range. Vous trouverez ci-dessous un exemple de création d'un tableau de trois lignes et trois colonnes à l'aide de cette méthode (une virgule est utilisée comme délimiteur, qui est le premier paramètre de la méthode ConvertToTable) :

Var Rng : Variante ; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Collapse(wdCollapseEnd); Rng.InsertAfter("1, 2, 3"); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.InsertAfter("4,5,6"); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.InsertAfter("7,8,9"); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.ConvertToTable(",");

Notez que l'apparence d'un tableau peut être modifiée à l'aide de la propriété Format, ainsi qu'à l'aide des propriétés de la collection Columns, qui représente les colonnes du tableau, et de la collection Rows, qui représente les lignes du tableau de l'objet Table.

Accéder aux propriétés du document

Les propriétés du document peuvent être obtenues à l'aide de la collection BuiltInDocumentProperties de l'objet Document, par exemple :

Memo1.Lines.Add("Titre - " + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties .Value); Memo1.Lines.Add("Auteur - " + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties . _ Value); Memo1.Lines.Add("Modèle - " + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties . _Value)

Les constantes nécessaires pour accéder aux propriétés du document par nom sont présentées dans le listing 3.

Ainsi, dans cette section, nous avons étudié les opérations de base les plus souvent utilisées lors de l'automatisation de Microsoft Word. Naturellement, les possibilités de l'automatisation de Word sont loin d'être épuisées par les exemples donnés, cependant, j'espère que, guidé par les principes de base de création de contrôleurs Word décrits dans cet article et le fichier d'aide correspondant, vous pourrez les utiliser - nous avons déjà vu que cela n'est pas du tout difficile.

Il existe trois types d'objets Excel qui peuvent être créés directement à l'aide de l'application contrôleur. Ces objets et leurs identifiants de programme correspondants sont répertoriés ci-dessous.

Tous les autres objets Excel sont dits objets internes.

Un petit fragment du modèle objet Microsoft Excel est présenté sur la figure 2 :

Le cœur du modèle objet Excel est l’objet Application, qui contient une collection d’objets Workbooks de type WorkBook. Chaque objet de type WorkBook contient une collection d'objets WorkSheets de type WorkSheet, Charts de type Chart, etc. La manipulation des classeurs, de leurs feuilles, cellules, graphiques s'effectue en réalité en accédant aux propriétés et méthodes de ces objets.

Ci-dessous, nous examinerons les tâches les plus courantes associées à l'automatisation de Microsoft Excel. Si vous rencontrez une tâche qui ne correspond à aucune des tâches ci-dessus, vous pouvez essayer de trouver un exemple Visual Basic approprié dans le fichier d'aide VBAXL9.CHM ou, comme dans le cas de Microsoft Word, enregistrer la macro correspondante et analyser son code. .

Lancez Microsoft Excel, créez et ouvrez des classeurs

Pour créer des exemples à l'aide de Microsoft Excel, vous pouvez utiliser le code de création de contrôleur fourni dans<Общие принципы создания контроллеров автоматизации>, en remplaçant la première instruction de l'exemple donné par la suivante :

AppProgID : = "Excel.Application" ;

et remplacez les commentaires par du code qui manipule les propriétés et les méthodes de l'objet Excel.Application. Notez cependant que la connexion d'un contrôleur d'automatisation à une version existante d'Excel à l'aide de la méthode GetActiveOleObject peut rendre l'intégralité du côté client d'Excel invisible (cela se produit si la copie existante d'Excel s'exécute dans un mode dans lequel son interface utilisateur n'est pas accessible). ). Les raisons de ce comportement sont inconnues de l'auteur. Par conséquent, s’il existe une possibilité qu’une telle situation se produise, il est préférable de simplifier le code de création du contrôleur et de toujours créer une nouvelle copie d’Excel.

Nous allons commencer à apprendre à créer des contrôleurs Excel en créant et en ouvrant des classeurs.

Vous pouvez créer un nouveau classeur Excel à l'aide de la méthode Add de la collection Workbooks de l'objet Application :

App.WorkBooks.Add ;

Pour créer un classeur basé sur un modèle, spécifiez son nom comme premier paramètre de la méthode Add :

App.WorkBooks.Add("C:\Program Files\Microsoft _ Office\Templates\1033\invoice.xlt");

Vous pouvez également utiliser les constantes suivantes comme premier paramètre de cette méthode :

Const xlWBATChart = $FFFFEFF3; //le classeur est constitué d'une feuille avec un diagramme xlWBATWorksheet = $FFFFEFB9; //le classeur est constitué d'une feuille avec des données

Dans ce cas, le classeur contiendra une feuille du type spécifié par la constante spécifiée (graphique, feuille normale avec données, etc.)

Pour ouvrir un document existant, utilisez la méthode Open de la collection WorkBooks :

App.Documents.Open("C:\MyExcelFile.xls");

Notez que la propriété ActiveWorkBook de l'objet Excel.Application indique le classeur actuellement actif parmi un ou plusieurs classeurs ouverts. De plus, un classeur est accessible par son numéro de série, par exemple, le deuxième classeur ouvert est accessible comme ceci :

App.WorkBooks

Notez que dans Delphi, lorsque la liaison tardive est utilisée, la syntaxe utilisée pour accéder aux membres des collections d'objets Excel est différente de la syntaxe utilisée pour accéder aux objets Word - dans le cas de Word, nous avons utilisé la méthode Item, et dans le cas d'Excel, nous avons utilisé accédez aux collections de membres comme s’il s’agissait d’éléments d’un tableau. Toutefois, si vous utilisez Visual Basic, la syntaxe utilisée pour accéder aux membres de la collection est la même pour toutes les collections Microsoft Office.

Vous pouvez rendre un classeur actif à l'aide de la méthode Activate :

App.WorkBooks.Activate ;

La prochaine chose que vous devriez apprendre est d'enregistrer les classeurs dans des fichiers.

Enregistrement, impression et fermeture de classeurs Microsoft Excel

La fermeture d'un document peut être effectuée à l'aide de la méthode Close :

App.WorkBooks.Close ;

App.ActiveWorkBook.Close ;

La méthode Close comporte plusieurs paramètres facultatifs (en cas de liaison tardive) qui affectent les règles d'enregistrement du classeur. Le premier paramètre prend la valeur True ou False et détermine si les modifications apportées au classeur sont enregistrées. Le deuxième paramètre (Type de variante) est le nom du fichier dans lequel enregistrer le classeur (si des modifications y ont été apportées). Le troisième paramètre, également True ou False, détermine si le document est transmis à l'utilisateur suivant par courrier électronique et peut être ignoré si cette fonctionnalité n'est pas utilisée.

App.ActiveWorkBook.Close(True,"C:\MyWorkBook.xls");

App.ActiveWorkBook.Save ;

App.ActiveWorkBook.SaveAs("C:\MyWorkBook.xls");

La méthode SaveAs comporte plus d'une douzaine de paramètres qui affectent la manière exacte dont le document est enregistré (sous quel nom, avec ou sans mot de passe, quelle est la page de codes du texte qu'il contient, etc.).

Vous pouvez fermer Excel lui-même à l'aide de la méthode Quit de l'objet Excel.Application. Dans le cas d'Excel, cette méthode n'a aucun paramètre.

La sortie d'un document Excel vers un périphérique d'impression peut être effectuée à l'aide de la méthode PrintOut de l'objet WorkBook, par exemple :

App.ActiveWorkBook.PrintOut ;

Si vous devez modifier les paramètres d'impression, vous devez spécifier les valeurs des paramètres correspondants de la méthode PrintOut (dans le cas d'Excel, il y en a huit).

Accéder aux feuilles et aux cellules

Les feuilles d'un classeur sont accessibles à l'aide de la collection WorkSheets de l'objet WorkBook. Chaque membre de cette collection représente un objet WorkSheet. Un membre de cette collection peut être référencé par son numéro d'index, par exemple :

App.WorkBooks.WorkSheets.Name:= _ "Page 1" ;

L'exemple ci-dessus illustre comment modifier le nom d'une feuille de classeur.

Vous pouvez également faire référence à une feuille de classeur par son nom, par exemple :

App.WorkBooks.WorkSheets["Sheet1"].Name:= _ "Page 1";

Les cellules individuelles de la feuille de calcul sont accessibles à l’aide de la collection Cells de l’objet WorkSheet. Par exemple, vous pouvez ajouter des données à la cellule B1 comme suit :

App.WorkBooks.WorkSheets["Sheet1"].Cells.Value:="25";

Ici, la première des coordonnées de cellule pointe vers le numéro de ligne, la seconde vers le numéro de colonne.

L'ajout de formules aux cellules se fait de la même manière :

App.WorkBooks.WorkSheets["Sheet1"] _ .Cells.Value:= " =SUM(B1:B2)";

Vous pouvez effacer une cellule à l'aide de la méthode ClearContents.

Le texte des cellules est formaté à l’aide des propriétés Font et Interior de l’objet Cell et de leurs sous-propriétés. Par exemple, l'extrait de code suivant affiche le texte d'une cellule en rouge, gras, police Courier 16 points sur fond jaune :

App.WorkBooks.WorkSheets.Cells.Interior _ .Color:= clYellow; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells.Font _ .Color:= clRed; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Name:= "Courier"; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Size:= 16 ; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Bold:= True ;

	ID du programme

Les macros sont souvent utilisées pour automatiser le fonctionnement des applications. Toute macro est une séquence d'actions enregistrées sous un nom spécifique. Si, lorsque vous travaillez avec Microsoft Excel, vous devez effectuer plusieurs fois la même séquence d'opérations (par exemple, un formatage complexe de la cellule actuelle ou l'ajout d'une nouvelle ligne et le remplissage de certaines de ses cellules avec des formules), vous pouvez alors enregistrer ces actions. puis jouez-les autant de fois que nécessaire.

Une macro enregistrée peut être appelée pour exécution à l'aide d'une boîte de dialogue spéciale ou à l'aide d'un raccourci clavier. Vous pouvez également attribuer une macro à un bouton de la barre d'outils d'accès rapide. En général, pour enregistrer une macro, vous n'avez pas besoin d'être programmeur - il vous suffit de savoir comment exécuter des commandes qui conduisent au résultat souhaité.

Languette Développeur, qui permet d'enregistrer des macros, est masqué par défaut. Pour l'afficher, vous devez sélectionner Bureau → Options Excel → Général et utilisez l'option Afficher l'onglet Développeur sur le ruban. Après avoir coché cette case, un onglet apparaîtra sur le ruban Développeur.

Enregistrement de macros

Pour enregistrer une macro, vous devez :

1. Présentez en détail la séquence d'actions à effectuer (afin d'éviter d'éventuelles erreurs, actions inutiles ou incorrectes).
2. Sélectionnez l'élément sur lequel seront appliquées les actions enregistrées dans la macro (placez le curseur dans la cellule, etc.).
3. Boîte de dialogue d'appel Enregistrer une macro de deux manières :
   • appuie sur le bouton Enregistrer une macro sur le panneau Code Onglets développeur ;
   • appuie sur le bouton Enregistrer une macro sur le côté gauche de la barre d'état d'Excel.
4. Entrez dans le champ Nom de la macro le nom de la macro à créer. Dans ce cas, le premier caractère du nom de la macro doit être une lettre. Les caractères restants peuvent être des lettres, des chiffres ou des traits de soulignement. Les espaces ne sont pas autorisés dans le nom ; Il est recommandé d'utiliser des traits de soulignement comme séparateurs de mots.
5. Dans la liste déroulante Sauvegarder c indique où cette macro sera enregistrée. Options possibles :
   • Livre de macros personnelles— la macro est enregistrée dans un fichier spécial, qui sera disponible pour tous les documents immédiatement après le chargement d'Excel ;
   • un nouveau livre— un nouveau classeur sera créé et la macro y sera enregistrée. Cette macro ne sera disponible que si le classeur la contenant est ouvert ;
   • Ce livre— la macro sera enregistrée dans le classeur actuel. En règle générale, ces macros sont nécessaires lorsque leur utilisation est limitée à une automatisation mineure dans le classeur actuel. Cependant, la macro sera accessible depuis d'autres documents s'ils sont ouverts en parallèle.
6. Si vous souhaitez que la macro soit appelée par une combinaison de touches, saisissez une lettre ou un chiffre dans le champ Raccourci clavier.

Si une lettre est saisie, la casse et la mise en page sont importantes. Par exemple, si la lettre d (petit russe) est saisie, alors la combinaison de touches pour cette macro sera Ctrl+d, mais non Ctrl+I(petit L anglais, qui se trouve sur la même touche).

7. appuie sur le bouton D'ACCORD, puis le bouton Enregistrer une macro sur le panneau Code onglets Développeur, qui se transformera en bouton dans la barre d'état Arrête d'enregistrer, ce qui arrête l'enregistrement de la macro.
8. Effectuez une séquence d'actions qui seront enregistrées dans une macro.

Toutes les actions significatives de l'utilisateur (cliquer sur des boutons, modifier des données, se déplacer dans une feuille, etc.) seront enregistrées. Il est impossible de mettre l'enregistrement en pause.

9. Arrêtez d'enregistrer une macro en appuyant sur un bouton Arrête d'enregistrer. Lorsqu'une macro a terminé son enregistrement, elle apparaît dans la liste des macros sous son propre nom.

Exécuter des macros

Pour exécuter une macro, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Macro. Pour afficher cette fenêtre, vous pouvez appuyer sur la combinaison de touches Alt+F8 ou utilisez le bouton Macro sur le panneau Code. Ensuite, dans cette fenêtre, vous devez sélectionner la macro requise et cliquer sur le bouton Exécuter. La deuxième option pour exécuter une macro est la combinaison de touches sélectionnée lors de la phase de création de la macro. De plus, Excel offre la possibilité d'appeler une macro à l'aide d'un bouton de la barre d'outils d'accès rapide.

Création d'un bouton de macro sur la barre d'outils d'accès rapide

Pour créer un bouton sur la barre d'outils d'accès rapide, vous devez :

1. Boîte de dialogue d'appel Options Excel et allez dans l'onglet Paramètres.
2. Dans la liste déroulante Sélectionnez les commandesà partir de l'élément sélectionné Macro.
3. Sélectionnez la macro souhaitée dans la liste des macros et appuyez sur le bouton Ajouter— il sera copié dans la fenêtre de droite et deviendra disponible sous forme de bouton sur le panneau d'accès rapide.
4. Pour modifier l'image et le nom d'affichage d'un bouton créé, utilisez la commande Changement.
5. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Options Excel.

En conséquence, le bouton sera ajouté à la barre d'outils d'accès rapide. Le nom d'affichage apparaîtra sous forme d'info-bulle lorsque vous survolerez le bouton de la souris.

Supprimer une macro

Pour supprimer une macro, cliquez sur le bouton Macro dans le panneau Code ou un raccourci clavier Alt+F8- Une boîte de dialogue apparaîtra Macro, contenant une liste de macros disponibles dans les classeurs ouverts. Dans cette fenêtre, vous devez sélectionner la macro à supprimer et cliquer sur le bouton Supprimer.

Lorsque vous supprimez une macro, son bouton dans la barre d'outils d'accès rapide n'est pas automatiquement supprimé, vous devez donc la supprimer manuellement dans l'onglet Paramètres boite de dialogue Options Excel.

Modification d'une macro

La macro que vous créez est en fait une procédure écrite dans le langage de programmation VBA. Il est facilement visible dans la fenêtre Visual Basic Editor. Plus d’informations sur VBA et Visual Basic Editor sont décrites dans nos autres articles. Il est maintenant important de noter que la macro est écrite en texte brut, ce qui signifie qu'elle peut être facilement modifiée si nécessaire.

Pour accéder au mode d'édition de macros, vous devez :

1. Dans la boîte de dialogue Macro sélectionnez la macro à modifier.
2. appuie sur le bouton Changement— la fenêtre Microsoft Visual Basic s'ouvrira.

Par exemple, créons une macro simple dans le classeur Excel actuel, qui doit être appliquée à la cellule sélectionnée et modifions sa mise en forme (couleur d'arrière-plan - rouge, couleur de police - marron clair, arrière-plan 2). Pour créer cette macro, vous devez :

1. Sélectionnez n'importe quelle cellule de la feuille et entrez du texte dedans (afin que vous puissiez voir le résultat de votre travail).
2. Activer l'enregistrement de macros à l'aide du bouton Enregistrer une macro dans la barre d'état.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une macro Laissez tous les paramètres sélectionnés par défaut et cliquez sur le bouton D'ACCORD.
4. Sur l'onglet maison(Panneau Police) sélectionnez les options de couleur souhaitées.
5. Arrêtez l'enregistrement de la macro à l'aide du bouton Arrête d'enregistrer dans la barre d'état.

Maintenant, pour afficher le code de la macro créée, vous devez appeler l'éditeur Visual Basic de la manière décrite ci-dessus - la fenêtre de code de la macro créée s'ouvrira, dans laquelle le code suivant sera écrit :

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

// Macro de formatage de cellule Macro1 Sub Macro1() "Macro ! Macro avec Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorlndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 Terminer par With Selection.Font .ThemeColor = xlThemeColorDark2 .TintAndShade = 0 Fin par fin sous

// Macro de formatage de cellule Macro1 Sub Macro1() "Macro ! Macro avec Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorlndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 Terminer par With Selection.Font .ThemeColor = xlThemeColorDark2 .TintAndShade = 0 Fin par fin sous

De sorte que lors de l'accès séquentiel à plusieurs propriétés d'un même objet, à chaque fois vous ne spécifiez pas une longue chaîne de type Sélection.Intérieur.Pattern = xlSolid, une construction de langage VBA spéciale est utilisée : Avec…Terminer avec— à l'intérieur du nom de l'objet peut être omis, indiquant seulement un point avant le nom de la propriété.

Pour ceux qui connaissent l'anglais, le but et le principe de fonctionnement des commandes de ce code sont assez évidents : pour un objet Sélection.Intérieur(c'est-à-dire pour la zone intérieure de la cellule sélectionnée), divers paramètres d'arrière-plan sont définis. Paramètres principaux - Modèle(méthode de remplissage, dans ce cas définie xlSolide, c'est à dire. continue) et Couleur(Couleur). La couleur de la police change de la même manière (à partir de la ligne Avec Selection.Font).

Un accès aussi facile au texte de la macro permet de corriger les commandes mal saisies, de combiner plusieurs macros écrites par différentes personnes, de modifier les macros une fois écrites, en leur donnant de nouveaux paramètres de fonctionnement, afin de ne pas les réécrire.

Si vous souhaitez supprimer complètement le code de la macro dans Visual Basic Editor, la macro sera également complètement supprimée (cela est similaire à l'action du bouton Supprimer boite de dialogue Macro).

Pour renommer une macro, il suffit d'entrer dans son mode d'édition et de corriger le titre dans la ligne du texte du programme Sous-macro1()— le nouveau nom remplacera automatiquement l'ancien dans les listes de macros. Notez que tous les remplacements ne se produisent pas automatiquement. Si des objets graphiques ou des boutons étaient associés à la macro, alors il est nécessaire de les réaffecter.

Le niveau élevé de production et de revenus résultant de l’application de technologies avancées et d’une production à grande échelle fait qu’une très grande partie de la population n’a plus à supporter le fardeau de la satisfaction des besoins physiques de base. Aucun homme affamé, à moins d’être sobre, ne peut être persuadé de dépenser son dernier dollar pour autre chose que de la nourriture. Mais une personne qui mange bien, qui est bien habillée, qui bénéficie de bonnes conditions de logement et qui est bien pourvue à tous autres égards peut être persuadée d’acheter un rasoir électrique ou un dentiste électrique. Non seulement les prix et les coûts de production, mais aussi la demande des consommateurs deviennent l'objet d'une gestion. C’est un autre élément supplémentaire important dans le système de régulation de l’environnement économique…

Excel utilise des macros pour automatiser les tâches fastidieuses ou répétitives. Macro est une séquence de commandes et d'actions stockées sous un seul nom. Une macro peut être créée de deux manières : 1) enregistrer automatiquement les actions ; 2) développer une procédure dans l'éditeur VBA.

Vous pouvez enregistrer une macro avec des liens absolus et avec des liens relatifs. Une macro avec des références relatives est exécutée à partir de la cellule qui était la cellule actuelle avant le début de l'exécution de la macro. Une macro avec des références absolues s'exécute dans les mêmes cellules que celles utilisées lors de l'enregistrement de la macro.

Pour travailler avec des macros et des contrôles, utilisez le signet Développeur(Fig. 7.1). S'il n'y a pas d'onglet de ce type sur le ruban d'outils, vous devez l'activer comme suit :

Appuyez sur le bouton Office, cliquez sur le bouton ;

Case à cocher Afficher l'onglet Développeur sur le ruban.

Enregistrer la macro démarre après avoir appuyé sur le bouton Enregistrez une macro. La méthode d'enregistrement est déterminée par l'état du bouton Liens relatifs. Si le bouton est activé, une macro avec des liens relatifs sera enregistrée, s'il est désactivé, une macro sera enregistrée avec des liens absolus.

Riz. 7.1. Signet Développeur ceintures à outils

Performance Une macro peut être affectée à un raccourci clavier, à un bouton d'une barre d'outils, à un contrôle de formulaire ou à un objet graphique sur une feuille de calcul.

Suppression la macro est produite dans la boîte de dialogue Macro, qui s'ouvre avec un bouton Macro sur le marque-page Développeur.Vous devez sélectionner la macro requise dans la liste et cliquer sur le bouton Supprimer. Dans la même boîte de dialogue, vous pouvez exécuter la macro sélectionnée pour exécution, à moins qu'une autre méthode d'exécution de la macro ne soit spécifiée.

Excel utilise des contrôles de formulaire et des contrôles ActiveX pour automatiser le remplissage des modèles. Élément de contrôle est un objet graphique qui permet à l'utilisateur de contrôler l'application. Pour créer un champ, vous devez développer le bouton Insérer(Fig. 7.1), sélectionnez l'élément souhaité et étirez-le avec la souris jusqu'à la taille souhaitée à l'endroit souhaité sur la feuille de calcul. Lorsque le champ est sélectionné, à l'aide du bouton Propriétés sur le marque-page Développeur vous pouvez modifier ses paramètres (Fig. 7.6), par exemple, le lier à n'importe quelle cellule de la feuille.

Riz. 7.2. Contrôles de formulaire

1. Groupe - un cadre utilisé pour regrouper les boutons radio.

2. Bouton - utilisé pour exécuter la macro qui lui est assignée.

3. La case à cocher - si cochée, la valeur VRAI est affichée dans la cellule qui lui est associée, si décochée - FAUX.

4. Switch - toujours utilisé en groupe. Lorsque les boutons radio sont regroupés, un seul d’entre eux peut être coché. Puis, dans la cellule associée à ce groupe de commutateurs, le numéro de série du commutateur sélectionné est affiché.

5. Liste (a) et Combo Box (b) - affichent une liste de valeurs qui doivent d'abord être saisies dans les cellules, puis spécifient la plage de ces cellules dans les paramètres du contrôle. Le numéro de la valeur sélectionnée dans la liste est placé dans la cellule associée à la liste.

6. Barre de défilement (a) et compteur (b) - modifiez la valeur de la cellule qui leur est associée. Dans les paramètres du contrôle, vous pouvez définir la plage et l'étape de modification de cette valeur.

Exemple 7.1.Écrivez une macro appelée "First_day_of_month", qui, à partir de la cellule courante, affiche les dates des premiers jours des six mois suivant celui en cours, et les formate pour que le nom du mois s'affiche sous forme de mot, alignement à gauche , couleur du texte - bleu, police - Courier New bold .Attribuez l'exécution de la macro à une forme automatique.

Performance:

1. Appuyez sur le bouton Enregistrer une macro sur le marque-page Développeur.

2. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, définissez le nom de la macro - Premier_jour_du_mois, vous pouvez définir la combinaison de touches, puis cliquer sur OK. Cela activera l'enregistrement et le bouton Enregistrer une macro sera converti en bouton Arrête d'enregistrer(Fig. 7.3).

Riz. 7.3. Vue des fragments de favoris Développeur pendant l'enregistrement d'une macro

4. Effectuez les actions que la macro doit effectuer :

Dans la cellule actuelle, saisissez une formule qui renverra la date du premier jour du mois suivant celui en cours (la date actuelle est le 15/05/06) : =DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(TODAY( ))+1,1)

Sélectionnez 6 cellules, en commençant par la formule saisie, développez le bouton Remplir sur le marque-page maison et sélectionnez une équipe Progression…;

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, spécifiez Type à Dates, Unités à Mois.

Dialogue ouvert Format de cellule...;

Sur le marque-page Nombre définir le format JJ MMMM AAAA, sur l'onglet Alignementà horizontalement le long du bord gauche, sur l'onglet Police de caractèreà font - Courier New gras, couleur - bleu.

5. Appuyez sur le bouton Arrête d'enregistrer(Fig. 7.3).

6. Dessinez une forme automatique sur la feuille de calcul en la sélectionnant dans l'onglet Insérer. Dans le menu contextuel de la forme automatique, sélectionnez la commande Attribuer une macro. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, spécifiez la macro « Premier_jour du mois » et cliquez sur OK.

Riz. 7.4. Résultat de l'exécution de la macro "Premier_jour du mois"

7. Mettez n'importe quelle cellule en courant et vérifiez le fonctionnement de la macro en cliquant sur la forme automatique (Fig. 7.4).

Exemple 7.2. Créez un formulaire de bon de travail (Fig. 7.5), dans lequel le nom du travail est affiché dans la cellule B2 à l'aide d'une liste et le nombre d'heures dans la cellule B3 est renseigné à l'aide d'une barre de défilement.

Riz. 7.5. Création d'un formulaire avec des contrôles de formulaire.

Performance:

1. Remplissez les cellules avec des données comme sur la Fig. 7.5, à l'exception des cellules B2, B3, E1.
2. Dessinez une liste (Fig. 7.2, 5-a) et une barre de défilement (Fig. 7.2, 6-a).
3. Modifiez les paramètres des contrôles créés (Fig. 7.6). Puisque la barre de défilement est associée à la cellule B3, cliquer avec la souris sur la flèche de la barre de défilement modifiera la valeur de la cellule d'un pas - 1. La liste est associée à la cellule E1, par conséquent, lorsque vous sélectionnez la valeur « Ceiling Whitewash » dans la cellule, le numéro de série de cette valeur dans la liste sera affiché - 3.

Riz. 7.6. Options de barre de défilement (à gauche) et de liste (à droite).

1. Pour afficher le nom du travail en B2, et non son numéro, vous devez utiliser la fonction RECHERCHEV qui, en fonction du numéro du travail sélectionné dans la liste de la cellule E1, renverra la valeur correspondante de la deuxième colonne de tableau E2:F5. Ainsi, la formule en B2 sera la suivante : =VLOOKUP(E1;E2:F5;2).

Commentaire . Vous pouvez créer une barre de défilement et une liste à l'aide de contrôles ActiveX, puis modifier leurs propriétés, comme le montre la figure :

Travail de laboratoire n°7

Objectif du travail : Apprenez à créer et à utiliser des macros et des contrôles de formulaire de feuille de calcul pour automatiser le travail dans Excel.

Tâches:

JE. Enregistrer des macros :

1. Avec des liens relatifs. La macro doit afficher les noms des mois dans une colonne commençant à partir de la cellule actuelle, avec le format suivant :

La couleur des symboles est rouge,

Encadrer les cellules est une fine ligne,

Le texte est aligné au centre,

Le cadre extérieur de la colonne est une ligne épaisse.

Dans la boîte à outils Formes sélectionner un élément Bouton, dessinez-le sur la feuille de calcul, nommez-le MOIS et attribuez la macro créée.

1. Avec des liens absolus. La macro doit effacer toute la feuille de calcul. Dessinez n'importe quelle forme automatique sur la feuille de calcul et attribuez la macro créée.

3. Entrez n'importe quelle date dans n'importe quelle cellule. La macro doit, à partir de la date saisie, remplir 10 cellules avec des dates de jours ouvrables, effacer 10 cellules de deux colonnes adjacentes et les formater comme indiqué sur la figure. Dessinez n'importe quelle forme automatique sur la feuille de calcul et attribuez la macro créée.

II. Créez un modèle pour remplir un formulaire de commande de billet d'avion avec des contrôles de formulaire :

1. Remplissez les cellules avec des données, à l'exception des cellules C2 : C4, C6 et C13, et insérez des contrôles de formulaire :

2. Modifiez les propriétés des contrôles :

2.1. Pour zones de liste déroulante l'impression est désactivée, l'ombrage volumétrique est activé, la liste est formée par plage I3:I7, le résultat est placé dans la cellule G3, c'est-à-dire que le numéro de l'élément qui a été sélectionné dans la liste est placé dans cette cellule.

2.2. Pour comptoir l'impression est désactivée, l'ombrage volumétrique est activé, la plage est de 1 à 10 par incréments de 1, le résultat est placé dans une cellule C6.

2.3. Pour commutateurs l'impression et l'ombrage volumétrique sont activés, le résultat est placé dans la cellule G4. Les commutateurs sont combinés en cadre.

2.4. Pour boutons L'impression est désactivée.

3. Dans les cellules C2:C4écrivez des formules (à l'aide de la fonction RECHERCHEV) qui affichent la ville, l'heure de départ et le prix du billet en fonction de la valeur de liste sélectionnée.

4. Dans une cellule C13 rédiger une formule pour calculer le montant à payer en fonction du nombre de billets et du type de billet (pour les billets à prix réduit - 30 % de réduction).

5. Supprimez la protection des cellules auxquelles les contrôles sont associés.

6. Masquer les formules.

7. Masquez les colonnes contenant des données auxiliaires.

8. Créez et attribuez au bouton " Joint» macro qui définit la mise en page paysage et le format de papier A5 et affiche le modèle en mode aperçu.

Questions de sécurité pour le sujet

1. De quelles manières pouvez-vous automatiser le remplissage d’un modèle ?

3. Nommez les contrôles et leur objectif.

4. Comment créer un contrôle sur une feuille de calcul et modifier ses paramètres ?

5. Nommez les façons d’exécuter une macro.

Littérature

1. Microsoft Office 2007 : tous les programmes du package : Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook, OneNote, InfoPath, Groove / Tikhomirov A. N. [etc.]. - Saint-Pétersbourg : Science et Technologie, 2009. - 599 p.

2. Microsoft Office Excel 2007 : [Version russe : traduction de l'anglais] / Curtis D. Fry. - Moscou : EKOM, 2009. - 479 p.

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4. Graphiques, calculs et analyse de données dans Excel 2007 / Serogodsky V.V. [et al.]. - Saint-Pétersbourg : Science et Technologie, 2009. - 333 p.

5. Fonctions dans Excel 2007 : guide d'utilisation / Minko A. A. - Moscou : Eksmo, 2008. - 480 p.

6. Informatique économique / éd. P.V. Konyukhovsky et D.N. Kolesova. – Saint-Pétersbourg : Peter, 2001. – 560 p.

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9. Traitement et analyse des informations économiques dans Microsoft Excel : Un manuel pour les étudiants des spécialités économiques / D.P. Podkopaev, V.I. Yachkine. – Mn. : Maison d'édition BSU, 2001. – 50 p.

10. Analyse commerciale à l'aide de Microsoft Excel / Karlberg Conrad. – 2e éd. – M. : Williams, 2003. – 446 p.

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12. Goetz K., Gilbert M. Programmation en Visual Basic et VBA. Guide du développeur : traduit de l'anglais. – K. : Groupe d'édition BHV, 2001. – 912 p.