Yazılım geliştirme projelerini yönetmek için MS Project'i kullanmak. Görevler üzerinde çalışacak kişileri atama

Microsoft Project 2010'da proje yönetiminin temellerini ele aldık. Şimdi kaynak yönetimini anlamanın zamanı geldi.

Kaynaklar farklı türlerde gelir. Örneğin inşaat sırasında bunlar malzemeler (tuğla, çimento, levha, çivi vb.), kendi ve kiralanan işgücü, makineler (mal teslimi, çukur kazma vb.), fonlar vb. olacaktır. Bunları görevlere dağıtmak , projenin toplam maliyetini belirleyebilecek ve bütçe giderlerini kontrol edebileceksiniz.

Web sitesi geliştirme örneğini kullanarak basitleştirilmiş bir kaynak yönetimi modeline bakalım (bkz. Şekil 1).

Şekil 1 - Web sitesi geliştirme eğitim projesi

Kaynak yönetimi

Kaynak yönetimine başlamak için öncelikle bunların bir listesini yapmanız gerekir. Bunu yapmak için Görev sekmesinin Görünüm açılır listesindeki Kaynak Sayfası öğesini seçin (bkz. Şekil 2). Projenin bileşenleri arasında gezinmek için en soldaki çubuğun içerik menüsü aracılığıyla başka bir yol kullanmayı daha uygun bulabilirsiniz.

Şekil 2 - Kaynak sayfasına gidin

Kaynak sayfası normal bir Excel elektronik tablosuna benziyor. Doldurmaya başlayalım.

Web sitesi geliştirme projesi ağırlıklı olarak çalışanların maaşlarına ilişkin maliyetleri içermektedir. Project 2010'da iş için farklı ödeme türleri atayabilirsiniz: saatlik ve parça başı (yani sabit). Bir öğrencinin 3.000 rubleye yapacağı web sitesi tanıtımı dışında her türlü işi yapabilecek kişileri şirketimizde istihdam edelim. Kaynak sayfasında her çalışanı etiketleyelim.

Kaynak Adı alanında çalışanın unvanını (pozisyon veya soyadı) - programcıyı belirtin. Tür - emek. Maks. birimler - %100. Standart oran 100 ruble / saattir (rakam keyfidir). Tahakkuk orantılıdır. Temel takvim - Standart.

Benzer şekilde “fikir oluşturucu”, tasarımcı, düzen tasarımcısı ve içerik yöneticisi için satırları dolduralım. Ve tanıtım (SEO) ile uğraşan bir öğrenci için Maliyet türünü atayacağız. Bu, gelecekte sabit bir miktar belirtmenize olanak tanır.

Projenin dolaylı maliyetlerini (elektrik, internet, telefon, kira vb.) şimdilik dikkate almayacağız. Nihai sonuç Şekil 3'te görülebilir.

Şekil 3 - Kaynak Sayfası

Kullanılabilir kaynakları görevlere atamak için Gantt grafiği görünümüne dönün ve Kaynak sekmesindeki Kaynakları Ata düğmesine tıklayın (bkz. Şekil 4).

Şekil 4 - Kaynak atama düğmesi

Daha önce girilen listeyi içeren bir pencere açılacaktır (bkz. Şekil 5). Onunla çalışmak oldukça uygun çünkü... diğer program pencereleriyle çalışmanıza olanak tanır ve aynı zamanda projede gezinirken arka planda kaybolmaz.

Görevi ve ardından gerekli kaynağı seçin ve Ata düğmesine tıklayın.

Şekil 5 - Kaynakların tahsisi

Elbette bu şekilde tanıtıma bir SEO kaynağı atayabilirsiniz, ancak Maliyetler alanında belirli bir miktar belirtene kadar toplam maliyetin muhasebeleştirilmesinde yer almayacaktır (bkz. Şekil 6). Kaynak tahsisi tamamlandıktan sonra kayan pencereyi kapatabilirsiniz.

Şekil 6 - Terfi için sabit maliyetler tahsis ediyoruz

Gantt şeması, tüm kaynakları zaman aralığının yanında görüntüler (birkaçını atayabilirsiniz), ancak bu çok bilgilendirici değildir. Ayrıca belirli parasal maliyetleri de görmek isterim. Elbette Project 2010 geliştiricilerinin aklında bu vardı.

Görev listesi başlığının içerik menüsünde Sütun Ekle'yi seçin (bkz. Şekil 7).

Şekil 7 - Yeni bir sütun ekleme

Mevcut seçeneklerin bulunduğu geniş listeden Maliyetler'i seçin veya klavyeden sözcüğü girin (bkz. Şekil 8).

Şekil 8 - Sütun tipinin seçilmesi

Proje 2010, yeni bir sütunda görüntülenecek olan, çalışanların fiili istihdamına ve maaşlarına uygun olarak web sitesi geliştirme maliyetlerini hesaplayacaktır (bkz. Şekil 9).

Şekil 9 - Web sitesi geliştirme maliyetleri

Proje özeti görev satırı projenin toplam maliyetini gösterecektir. Çalışma süresini veya çalışanların maaşlarını ayarlarsanız program toplamları otomatik olarak yeniden hesaplayacaktır.

Bu formda, müşteriye yönelik tahminler hazırlamak için Project 2010'u kullanabilirsiniz.

Çözüm

Yalnızca Microsoft Project 2010'un temel kaynak yönetimi yeteneklerine baktık. Ancak program bir yönetici için büyük bir potansiyel içerir: değişken maliyetli döviz kaynakları, genel giderler, kaynakların kullanılabilirliği ve aşırı yüklenmesi, etkili yönetim için birçok püf noktası ve püf noktası. Project 2010'un temel işlevlerini kullanarak yavaş yavaş deneyim kazanacak ve işinizin organizasyonel kısmını önemli ölçüde iyileştirebileceksiniz.

Project Professional 2019 Project Professional 2016 Project 2010 Project Online Masaüstü İstemcisi Project Professional 2013 Project Standard 2010 Project Standard 2013 Project Standard 2016 Project Standard 2019 Daha az

Project Professional 2016'da bazı kaynaklar, Kaynak Yöneticisinin onayını gerektirebilir. Project Online'a bağlıysanız, bu kaynağın projede kullanılabilmesi için kaynak etkileşimi talep etmesi gereken birden fazla kaynağınız olabilir. Project, bir etkileşim talep etmeniz gerektiğinde bu göstergeyi gösterir. Katılım, proje yöneticisi ile kaynak yöneticisi arasında, belirli bir kaynağın bir proje üzerinde belirli bir süre, kaynağın zamanının belirli bir yüzdesi veya belirli sayıda saat boyunca çalışmasına izin veren bir anlaşmadır.

Geçici bir çalışanı bir göreve atama

Birisini geçici olarak bir projeye atamak istediğinizi varsayalım. Kaynak Atama alanında bu çalışanın işe ne kadar zaman harcayacağını belirtebilirsiniz.

Görev üzerinde çalışmak üzere atanmış çok sayıda kişi var mı?

Birçok kullanıcının atanmış olduğu tek bir göreviniz varsa Kaynak Adları sütununda değişiklik yapamayabilirsiniz. Bu sütun yalnızca 256 karakter işleyebilir ve bir göreve atanmış çok sayıda kaynak varsa bu sınır aşılabilir.

Çok sayıda atanmış kaynak gerektiren görevler için, kendi atamalarınızı yapmak ve Görev Ayrıntıları iletişim kutusunda bu atamalarda değişiklik yapmak en iyisidir.

Makale, Finans Akademisi "Aktif" ile ortak bir projenin parçası olarak bilgi ve analitik dergi "Proje Yönetimi" editörleri tarafından sağlandı.

Proje yönetiminin modern yöntem ve araçları, proje yönetimi alanında beceri ve yeterliliklerin geliştirilmesine ilişkin makaleler, programlar ve proje portföyleri, derginin bir sayısını satın alırken veya altı aylık ve yıllık abonelikle edinilebilir.

Bu makale kimin için?

MS Project'te çalışmak için birçok kılavuz vardır. Neredeyse hepsi teknoloji hakkında konuşuyor: uygulamanın nasıl kullanılacağı, içinde hangi varlıkların bulunduğu, görevler arasında hangi bağlantıların kullanıldığı vb. Bununla birlikte, uygulamaya gelince, proje yöneticisi farklı nitelikte kararlar alma ihtiyacıyla karşı karşıya kalır - programa hangi görevlerin dahil edilmesi gerektiği, programın ayrıntıları ile çalışma kolaylığı arasındaki altın ortalamanın nasıl bulunacağı. Bununla birlikte, planlama için işgücü maliyetlerini en aza indirmek için hangi tekniklerin kullanılması en iyisidir? Sonuçta projenin son teslim tarihlerini karşıladığından nasıl emin olabiliriz?

Bu makale, MS Project'in kullanımıyla ilgili ayrıntılı talimatlara ihtiyaç duymayanlar içindir. Makale, diğer proje yöneticilerinin deneyimleri hakkında bilgi edinmek isteyen uygulayıcılara yöneliktir. Aşağıda, pratik bir proje takvimine yol açan, uzun yıllara dayanan deneyim sonucunda geliştirilen bazı teknikler ve ilkeler bulunmaktadır.

Proje planlaması

Bir proje takvimi farklı amaçlara hizmet edebilse de, burada son teslim tarihlerini yönetme görevine odaklanıyoruz. Projenin zamanında tamamlanması nasıl planlanır ve sağlanır? Aynı zamanda projenin toplam işçilik maliyetlerinin ve maliyetinin hesaplanması görevleri de parantezlerin dışında kalıyor. Tek bir proje çizelgesini kullanarak her iki problemi aynı anda çözmek mümkündür ancak zordur çünkü Belirlenen hedeflere bağlı olarak programın ayrıntısı ve bütünlüğüne ilişkin gereksinimler farklıdır.

Son teslim tarihi yönetimi hakkında konuşursak, aşağıdaki gereksinimleri formüle edebiliriz. İyi proje takvimi:

Müşterinin ve proje ekibinin bilgilendirilmesine uygundur. Bunu yapmak için açık, kompakt, mantıklı ve iyi yapılandırılmış olmalıdır.

Son teslim tarihlerinde ve görev kompozisyonunda değişiklik olması durumunda kolayca değiştirilebilir. Güncelliği korumak kolaydır.

Son teslim tarihlerini kontrol etmenize, sorunları tespit etmenize ve bunlar hakkında kararlar vermenize olanak tanır.

Böyle bir program oluşturmak için aşağıdaki eylem planını öneriyoruz:

1. Planlama yöntemine ilişkin kararlar alabilecektir. 1.1. Başlangıçtan itibaren planlama

Çoğu için daha tanıdık bir yöntem. Bir projenin başlangıcını biliyorsanız ancak ne zaman biteceğine dair yalnızca yaklaşık bir fikriniz varsa kullanışlıdır.

Proje özelliklerinde başlangıç ​​tarihini ayarlayın. Tüm yeni görevler otomatik olarak başlangıca taşınır çünkü... Varsayılan olarak, bunların kısıtlama türü "Mümkün olan en kısa sürede" olarak ayarlanmıştır. Bağlantıları kullanarak bir dizi görev oluşturduktan sonra proje uzar. Görevlerin süresini ve sırasını değiştirerek proje için istediğiniz tamamlanma tarihini elde edersiniz.

Bu psikolojik açıdan daha rahat bir planlama yoludur. Önce daha yakın ve daha net olanı planlamak ve ardından anlık sonuçlara dayanarak sonraki görevlere geçmek daha kolaydır.

Dezavantajı ise daha sonra yapılabilecek görevlerin planda projenin başlangıcına çok yakın bir zamanda sona ermesidir. Bazıları bunun doğru olduğunu düşünüyor çünkü... Her şeyi olabildiğince çabuk yapmak daha iyidir. Komplikasyonların ortaya çıkması muhtemeldir ve görevlerin erken tamamlanması zaman tasarrufu sağlar. Bazı durumlarda bu doğrudur. Ancak bu aynı zamanda olumsuz sonuçlara da yol açmaktadır.

Bir projenin başlangıcında, kural olarak, dağılmamak, odağı kaybetmemek ve kaynakları israf etmemek için, gerekli olmayan tüm görevleri bir kenara bırakarak kavramsal ve stratejik görevlere odaklanmanız gerekir. İkincisi, önceden yapılan işler gereksiz hale gelebilir veya bilgi eksikliği nedeniyle gerektiği gibi yapılmayabilir. Örneğin, bir projenin başında yazılan belgelerin, müşterinin gereksinimleri değiştiği için yeniden yazılması gerekecektir.

Görevlerin erken başlatılmasını önlemek ve görevleri zamana dağıtmak için görevlere ilişkin “Daha erken değil”, “Sabit başlangıç ​​tarihi” gibi kısıtlamaları kullanabilirsiniz.

Bazen görevler arasında gecikmeler ve kaymalar kullanılır.

Resim 1

Ancak gecikmeleri mümkün olduğunca az kullanmak daha iyidir.

Gecikme değeri keyfi olarak ayarlanır; bunların uygulanmasının ve değerlendirilmesinin mantığı doğrudan grafikten görülmez. Bu grafiğin okunması daha zordur. Daha sonra program değiştikçe gecikmelerin uzunluğunun ve gerekliliğinin yeniden değerlendirilmesi gerekebilir. Bunları manuel olarak yönetmek zorunda kalırsınız, programı sürdürmenin karmaşıklığı artar ve hata olasılığı artar.

Gecikme gerçekten gerekliyse, açıkça bir bekleme görevi eklemek daha iyidir. Verilen örnekte Deneme Çalıştırmasından sonra 5 günlük bir gecikme yerine “Kabul testlerinin hazırlanması” görevini ekleyebilirsiniz. O zaman neden 5 güne ihtiyaç duyulduğu, bunu kimin yapması gerektiği ve bu görev için son teslim tarihlerini değiştirmenin sonuçlarının ne olacağı netleşecek.

1.2. Sondan planlama

Projenin son tarihi kesin olarak belirlenmişse “sondan” planlama yapmak daha doğru olur. Projenin bitiş tarihi belirlenir ve tüm yeni görevler otomatik olarak Mümkün Olduğu Kadar Geç kısıtlama türüne ayarlanır.

Bu durumda planlama mantığı farklı ama bir bakıma daha doğru. Kendinize şu soruyu soruyorsunuz: "Projeyi tamamlamak için neye ihtiyaç var?" Daha sonra bu ara sonuçları elde etmek için neyin gerekli olduğunu belirlersiniz, önceki görevleri eklersiniz, bu görevler de önceki görevlerle birleştirilir vb. Projenin sonuçlarına yol açan tutarlı bir çalışma zinciri oluşturulur.

Bu yöntem iyidir çünkü iş-sonuç-iş zincirinin açık bir mantığını oluşturur. Sondan itibaren tutarlı bir şekilde bir plan oluşturmak, her bir göreve neden ihtiyaç duyulduğunu ve sonucunun nasıl kullanılacağını anlamanıza olanak tanır. Ve görevler gerekenden daha erken başlamıyor.

Birçoğu görevleri daha sonraya ertelemenin riskli olduğunu söyleyecektir. Bir görev planlanandan daha uzun sürerse ve sonuç gecikirse ne olur? Ve kesinlikle geç kalacak ve sonra bir sonraki görev değişecek ve projenin sonu kaçınılmaz olarak değişecek. Bunu önlemek için zamanlamaya geçici arabellekler eklenir. Aşağıda bu konuda daha fazla bilgi bulabilirsiniz.

2. Gereksiz şeylerden kurtulun ve planı basitleştirin

Proje zaman çizelgesinin planlanmasına yardımcı olmayan her şey gereksiz kabul edilir.

2.1. Kurtulabileceğiniz görev örnekleri

“Proje Yönetimi” görev grubuna bakalım. Proje yönetimi görevinin gerekli olduğu açıktır ancak projenin süresini belirlemez ancak süresini proje belirler. Son teslim tarihlerini planlamaya odaklanırsak, bunu kaldırabiliriz.

şekil 2

Görev "Destek". Kural olarak bu, devreye alma sonrasında başlayan ve kural olarak sabit bir süresi olan (sözleşmeye göre) veya belirli kontrol noktalarına bağlı bir görevdir. Proje planına dahil edebilirsiniz ancak ayrıntılarını en aza indirebilirsiniz. Bu görev planda iki kontrol noktasıyla kolayca değiştirilebilir: Operasyonun başlangıcı Ve Desteğin sonu.

Figür 3

Sonuçta, görevleri belirlemek ve yürütmenin gerçekliğini ve kalitesini kontrol etmek için bir plana ihtiyaç vardır. Bu, hangi ayrıntı düzeyinde yapılacağını belirlemek için çok iyi bir kriterdir. Plan yalnızca RP'nin belirleyeceği ve bunların uygulanmasını kontrol edeceği görevleri içermelidir. Daha küçük görevler planın dışına, Excel'e, JIRA'ya veya MS Project'teki bağlantılı bir ekip planına taşınır.

2.2. Aşırı ayrıntıya bir örnek

Görevleri bireysel adımlara ve eylemlere kadar tanımlamak mümkündür, ancak bu ne sağlar? Süreyi tahmin etme açısından - hiçbir şey. Aksine hataya yol açar çünkü Her görev önemli bir hata içerir.

Şekil 4

• “Pyatnitsina'ya Mektup” - “Pyatnitsina'ya Yanıt.” Bunu güvenli bir şekilde planın dışında tutabilirsiniz. Bazı görevler Pyatnitsina'dan bir mektup almaya bağlıysa ve bu gerçekten dikkat çekiciyse, o zaman "Pyatnitsina'dan önemli kullanıcıların bir listesini alma" kilometre taşını tanıtıyoruz. Listeyi almak için Pyatnitsina ile iletişime geçmemiz gerektiği gerçeği perde arkasında kalabilir.
• “Bir toplantı planlamak” – 1d. Muhtemelen birkaç dakika sürecektir. Bunun yerine, bir sunum hazırlamak için bir görev ve "Topluluk yöneticileriyle toplantı" dönüm noktası eklenebilir. Görevleri gruplandırmaya gerek yoktur. Dört satır yerine iki.
• “Kurumsal ve idari belgelerin yayınlanması” bir görev olabilir. Görevle ilgili notlarda mektubu kimin göndermesi gerektiğini listeleyebilirsiniz. Görevin süresi, tüm belgelerin hazırlanması için harcanan toplam süreye göre belirlenir. Ve bu bilgi daha doğru olacaktır, bu işi bir haftaya kadar uzatmaya gerek yok.

3. Görevler arasında ilişkiler kurun

Görevler arasındaki bağlantılar planın mantığını oluşturur. Uçtan uca iletişim, bir önceki görevin sonuçlarının bir sonraki göreve başlamak için gerekli olduğu anlamına gelir. Teoride, planda takipçisi olmayan hiçbir görev olmamalıdır Bir projenin veya aşamanın nihai tamamlanma aşaması hariç. Her görev bir şey için plan dahilinde yapılır, sonucu her zaman talep edilir.

3.1. Minimum bağlantı türü kullanın

MS Project'te, "Başlangıçtan Bitirme", "Başlangıçtan Başlamaya" vb. görevler arasında farklı bağlantı türlerini kullanabilirsiniz. Mümkünse farklı bağlantı türlerinin kullanımını çeşitlendirmekten kaçının. Farklı bağlantı türlerine sahip bir grafiği okumak zordur. Değiştirildiğinde grafik davranışının tahmin edilmesi zorlaşır. Ne kadar basit, ne kadar monoton, o kadar iyi.

3.2. Özet görevleri olan bağlantıları kullanmayın

İki aşamadan oluşan bir projenin basitleştirilmiş bir örneğine bakalım. Bazen plan şöyle görünür:

Şekil 5

Sonuç olarak, optimal olmayan bir planımız var. Ivanov ve Petrov, Sidorov'un 1. Aşama'daki işini tamamlamasını bekleyecekler. Proje programını mümkün olduğu kadar sıkıştırma görevimiz varsa, Aşama 2'deki tüm işlerin tamamlanmasını beklemeden Aşama 2'de çalışmaya başlayacağız. 1. Ve sonra program şöyle görünecek. Bu durumda görevler arasındaki bağlantılar her kaynağın çalışma sırasını yansıtır.

Şekil 6

Gerçekten tüm çalışmayı Aşama 1'de bitirmeniz gerekiyorsa ve yalnızca Aşama 2'yi başlattıktan sonra, özet görevler arasındaki bağlantılara başvurmadan planı aşağıdaki gibi düzenleyebilirsiniz - Aşama 1'i tamamlamak ve Aşama 2'yi başlatmak için kilometre taşları ekleyin.

Şekil 7

Programı bu şekilde organize etmenin başka bir avantajı daha vardır; planın okunmasını çok kolaylaştırır. Bu, mantığın kontrol edilmesi ve görevler arasında gerekli tüm bağlantıların kurulması açısından önemlidir.

3.3. Ağ Diyagramı Kullanın

Bağlantıları doğrulamak için normal Gantt şemasını değil, bir ağ şemasını kullanmak çok uygundur.

Şekil 8

Bu tür bir diyagram için, bağlantıların kilometre taşlarına göre iyi organize edilmiş bir gruplandırılması önemlidir. Aksi halde diyagramın bir köşesindeki görevlerden diğerine giden okların kafanızı karıştırması çok kolaydır.

Çoğu zaman, ağ şemasındaki oldukça karmaşık bir plan daha basit ve daha mantıklı görünür; bu, görevler arasındaki bağlantıların varlığını ve doğruluğunu hızlı bir şekilde kontrol etmenize olanak tanır. Gerçek bir proje çizelgesi örneğine bakın:

Şekil 9

Şekil 10

4. Görevlerin süresini tahmin edin

Literatürde pek çok özel ve genel teknik anlatılmıştır (PERT, beyin fırtınası, Delphi vb.). Gerçekte ya kendi deneyiminize göre bir değerlendirme yaparsınız ya da uzmanlara ya da doğrudan uygulayıcılara sorarsınız.

Oyuncuları değerlendirirken ayarlamalar yapılması gerekir. Aşağıdaki faktörleri göz önünde bulundurun:

• Değerlemeyi yapan kişi tarafından kullanılan varsayımlar biliniyorsa, bir değerlendirmenin güvenilirliğine karar vermek daha iyidir.
• Her sanatçının psikolojik özelliklerini göz önünde bulundurun
• Süre ayarı yapın. Bazı sanatçılar için, onlarla çalışma deneyimine dayanarak, değerlendirmeyi ikiye bölmeniz, diğerleri için ise üçle çarpmanız gerekir.

Hedefler “her ihtimale karşı” bir rezerv içermemelidir. Her bir görevi zamanında tamamlama olasılığını örneğin %90'a çıkarmak için her göreve gevşeklik eklemek, programı uzatır ve yine de son teslim tarihine yetişemezsiniz. Gerçek şu ki, tüm gecikmeler birikiyor ve ilerlemeler tüketiliyor. Nedenmiş? Sebepler aşağıdakiler olabilir:

• “Öğrenci sendromu” - sınavdan önceki gece kursa çalışın. Ve bir projede, bir göreve, süresi dolmasına çok az zaman kaldığında başlarız.
• Mükemmeliyetçilik: Eğer zaman kaldıysa işin mükemmel hale getirilmesi gerekir.
• Güven eksikliği - "Bugün daha hızlı yaparsam, bir dahaki sefere tahminlerime inanmayacaklar ve talep ettiğim süreyi kısaltacaklar."
• Daha az yoğun çalışma yeteneği - "Boş zamanınız varsa neden zorlanmalısınız?"

Bu nedenle, işi planlarken aşağıdaki kurallara uyun:

• Belirlenen sürede tamamlanma olasılığını %50'ye ayarlayın. Bu, süre tahminini %90 olasılık tahmininin yaklaşık yarısı kadar azaltacaktır. Zamanı azaltmak, görevlerdeki kaçınılmaz gecikme nedeniyle harcayacağınız zaman tamponlarını programınıza eklemenizi sağlayacaktır. Tampon eklemek için aşağıya bakın.
• Kaynaklar aşırı yüklenmemelidir. İnsanlar çoklu görev yapmamalı. Bu durumda performansları mümkün olan maksimum düzeyde olacaktır.

5. Görev paralelliğinden kurtulun

Planlarda sıklıkla aynı icracılara paralel görevlerin atandığını görebilirsiniz. Örneğin,

Şekil 11

Açıkçası, RP danışmanlara görevlerin sırası ve önceliğinin kontrolünü vermektedir. O zaman planlama açısından Emelyanova ve Tena'ya verilen bir "Fonksiyonel blok Kontrolü" görevi yeterli olacaktır. Beş paralel göreve sahip olmak mantıklı değil. Tüm kaynaklar aşırı yüklenmiştir, görevin karmaşıklığı ve süresi tahmin edilmemiştir ve öncelikler net değildir.

Her göreve bir uygulayıcı atamak, her görevi %50 zamanında tamamlama olasılığı ile saf emek yoğunluğuna göre değerlendirmek, görevleri bir zincir halinde düzenlemek ve sonuna geçici bir tampon eklemek çok daha iyi olacaktır. O zaman RP'nin elinde gerçek bir yönetim aracı olacaktı.

6. Seviye kaynakları

Çoğu zaman proje yöneticileri, proje takvimine göre kaynakların aşırı yüklendiği gerçeğine dikkat etmezler. Kaynak yüklemesini belirli bir seviyeye ayarlama görevini belirlemezler. Aslında planda kaynakların aşırı yüklenmesi, gerçek hayatta verilen görevleri tamamlayamayacakları anlamına gelmez. Sorun şu ki, böyle bir plan bize bu konuda hiçbir şey söylemiyor, planın yapılabilirliği konusunda hiçbir bilgi içermiyor. Plandaki kaynakların tekrar tekrar aşırı yüklenmesi, gerçek yükleri hakkında bilgi eksikliğine eşdeğerdir.

Kaynak yüklemesini planlamak istiyorsak yükü dengelememiz gerekir. Bunu tüm kaynaklar için değil, yalnızca gerçekten planlamak istediğimiz kritik kaynaklar için yapabiliriz. Örneğin, çalışanlarımızı programlayabiliriz ancak yükü ve yetenekleri bizim etkimiz dışında olan müşteri kaynaklarını planlayamayız.

MS Project'in kaynak dengeleme özelliği vardır. Bu işlev, görevler arasındaki ilişkileri ve her bir kaynak ve öncelik için maksimum yük sınırını ("Öncelik" alanı) dikkate alarak görevleri düzenler. Bu her zaman istenen sonuca yol açmaz. Plan çok uzar ve kaynaklar yeterince kullanılmaz. Görevler plandaki belirli tarihlere bağlıdır ve bu da onları yeniden planlamayı zorlaştırır. Otomatik hizalama sırasında bağımlılıkları gözden geçirip önceliklendirerek daha yeterli bir plan elde etmek mümkündür ancak bu oldukça zahmetli ve zaman alıcı bir süreçtir.

Bir alternatif, tek bir kaynak tarafından gerçekleştirilecek bir görev dizisinin ayarlanmasıyla manuel hizalamadır. Plan çok karmaşık değilse bu mümkündür.

Örneğin önceki örneği değiştirelim:

Şekil 12

Bu örnekte A. Ten'in tüm belgelerin revizyonuna katıldığı ve iki belgeyi bağımsız olarak yazdığı varsayılmaktadır. Ortak çalışmalarının nasıl yapılandırılacağını tam olarak bilmiyoruz, ancak ortalama olarak A. Emelyanov'un belgelerinin dikkatinin %30 oranında dağılacağını varsayıyoruz. Dolayısıyla meşgul olduğu kendi görevlerinin süresi %70 daha uzun olup, 5 iş günü olarak tahmin edilmektedir. Ayrıca bazı görevlerin beklediğimizden daha uzun sürebileceğini düşünerek bir tampon ekledik.

Görevleri iki katılımcı arasında tamamen bölüştürmek ve A. Ten'in görevleri paralel yürütmesinden kurtulmak daha doğru olur ancak bu durumda bunu yapmak zordur. Bu nedenle yukarıda kendimize koyduğumuz kuralları ihlal etmek zorundayız. Ancak bu plan daha iyi çünkü... “Kontrol” fonksiyonel bloğunun tasarımı için ayırdığımız 14 iş günü sonunda değil, işin başlamasından 3 gün sonra görevlerin tamamlanmasını kontrol etmeye yardımcı olur. Ayrıca bu, 14 günü kalmayan ancak ilk belgenin tamamlanması gereken 3 günlük bir hedef süreye sahip olan sanatçıyı ilk günden itibaren disipline eder.

7. Görevlerin tarihlere katı şekilde bağlanmasını ortadan kaldırın

Bir sonraki adım, programı gerekli tarihlere ayarlamaktır. Bunu görevler arasındaki doğal bağlantılar yoluyla yapmak her zaman mümkün değildir; görevlerin belirli zaman dilimlerinde başlatılması veya tamamlanması ihtiyacını dikte eden birçok durum ortaya çıkar. Görevleri tarihlere bağlamanız gerekir.

Tarihlere bağlantı verilmesi, planın dışındaki koşullar tarafından belirleniyorsa haklıdır. Örneğin, testin kaydedilen başlangıç ​​tarihi; harici bir proje tarafından belirlenen bir referans noktası; taşınmaz olay. Diğer tüm durumlarda kısıtlamalardan kaçınılmalıdır. Kaçınılması mümkün değilse, yumuşak kısıtlamaların kullanılması daha iyidir: "Daha geç başlama", "Daha erken başlama" vb. Bu, görevleri bağlı oldukları görevlerden sonra otomatik olarak taşımanıza olanak tanır.

8. Kritik yolu tanımlayın

Görevler doğru şekilde sıralanırsa, MS Project size projenin kritik yolunu (süreyi belirleyen bir görevler zinciri) gösterecektir. Kritik yol üzerindeki herhangi bir görevin süresinin değiştirilmesi veya başlangıcının geciktirilmesi, projenin bitiş tarihini değiştirir.

Buna göre son teslim tarihlerine uymak için kritik yol görevlerinin zamanında veya ileri düzeyde tamamlanmasının sağlanması gerekmektedir. Bunu yapmak için ihtiyacınız olan:

• Kritik yol görevlerine günlük dikkat gösterin ve bunları tamamlamak için gerekli tüm kaynakların hazır olup olmadığını izleyin.
• Katılımcıları, kritik yol görevlerinin süresini kısaltmaya ve dikkatin diğer görevlerden dağılmasını önlemeye motive edin.
• Son teslim tarihi sapmalarına karşı sigorta sağlamak için zaman tamponlarını kullanın.

Örneğin, işlevsel bir bloğun geliştirilmesi sona eriyor. Daha sonra müşterinin bu üniteyi test etmesi gerekir. Geliştirmenin bitimine 2 gün kaldığında, anahtar kullanıcıları 2 gün içinde geliştirmeyi test için kabul etmeye hazır olmaları gerektiği konusunda uyarmak gerekir. Ve bunu resmi olarak kaydedin (e-postayla, operasyonel toplantı kararıyla vb.). Kritik yol görevleri arasındaki boşluk, proje süresinin artmasına neden olduğundan bu sürecin sıkı bir şekilde yönetilmesi gerekir.

Kritik yol görevi belirlenirken uygulayıcının bu görevin proje için belirleyici olduğunu söylemesi gerekir. Sanatçı tamamen buna konsantre olmalı ve ikincil görevlerden dikkatini dağıtmamalıdır. Sorun veya gecikme durumunda derhal RP'ye haber verin.

Ancak hiç kimse komplikasyonlardan muaf değildir. Görevin zamanında tamamlanacağının garantisi yoktur. Ancak bu, görevin zamanında tamamlanmasını garantileyen son teslim tarihlerini belirlemeye çalışmanız gerektiği anlamına gelmez. Bildiğiniz gibi iş, tam olarak kendisine ayrılan süre kadar zaman alır, bunu daha önce konuşmuştuk. Agresif son tarihler belirleyin, ancak kaçınılmaz gecikmeleri telafi edecek bir marjınız olsun. Ve bu stoğun kritik yolun sonuna eklenen bir tamponda konsolide edilmesi daha iyidir.

Şekil 13

Yukarıdaki örnekte, kritik yol görevleri kırmızıyla, diğer görevler maviyle ve arabellekler yeşille vurgulanmıştır. Lütfen kritik olmayan görevlerin de arabellek tarafından korunduğunu unutmayın. Onlar için son teslim tarihlerinin de ihlal edilmesi muhtemeldir. Ve kritik yol görevinin zamanında başlamasını aksatmamak için zincirin girişine bir tampon ekliyoruz.

Bu planlama yöntemi “projenin sonundan itibaren” planlama metodolojisine uygundur.

9. Zamanlamaya zaman arabellekleri ekleyin

Plana arabellekler eklemek, görevler için son tarihlerin kaçınılmaz olarak değiştiği bir projenin veya aşamanın son tarihinin ihlal edilmesini önlemenize olanak tanır.

Kural olarak, geç kaldığımız için cezalandırılmamak için her göreve marj ekliyoruz. Toplantılarda dikkatin dağılması, müşteri gereksinimlerindeki değişiklikler, onayların uzun sürmesi, teknik sorunlar ve kişisel durumlar gibi oluşabilecek tüm riskleri rezerve etmeyi tercih ediyoruz. Gerekli son teslim tarihlerini %90'lık bir olasılıkla karşılanacak şekilde tahmin etmeye çalışıyoruz. Buna rağmen çoğu zaman onları yıkıyoruz. Yukarıda, her görevde gösterdiğimiz tüm çekincelere rağmen teslim tarihlerinin kaçırılmasına yol açan öğrenci sendromundan ve diğer psikolojik sorunlardan zaten bahsetmiştik.

Sonuç olarak, gecikmeler her zaman birikir, ancak ilerlemeler neredeyse hiçbir zaman gerçekleşmez.

Çözüm, görevdeki rezervlerden kurtulmak ve bunları genel proje tamponuna taşımaktır. Bir görevi zamanında tamamlama hedef olasılığını %50 olarak ayarlayın. Bu, istatistiklere göre her görev için son tarih tahminini yarı yarıya önemli ölçüde azaltır. Vakaların yarısında ihlal edilecektir. Ve bu, sanatçının hatası değil, koşulların etkisi ve yanlış değerlendirme olabilir. Bu yaklaşımla, son teslim tarihlerini ihlal eden sanatçıları cezalandırmayacaksınız, bunun yerine bunu kaçınılmaz olarak değerlendireceksiniz.

Aynı zamanda gecikmeyi telafi edecek bir rezerviniz olacak. Bunu yapmak için zamanlamaya arabellekler eklenir. Görevler geciktiğinde ve sonraki görevleri ittiğinde bir tampon kullanırsınız. Tamponun tüketilme hızına göre projeyi ne kadar iyi planladığınıza, yeterli kaynağa sahip olup olmadığınıza ve işin doğru organize edilip edilmediğine karar verebilirsiniz. Tamponun çok hızlı tüketilmesi durumunda önlem alınması gerekir.

Şekil 14

Kritik zincirin sonunda oluşturulan bir rezerv olan farklı türde proje (aşama) tamponları vardır. Besleme tamponları, kritik zincirin girişindeki geçici rezervlerdir ve kritik yol dışındaki görevlerin akışını güvence altına alır.

Tamponun boyutu, sigortaladığı zincirin uzunluğunun yanı sıra belirsizlik ve risk derecesine göre belirlenir. Klasikler, tüm kritik zincirin süresinin yaklaşık %50'sinin tamponlara tahsis edilmesini önerir. Proje yöneticisi, proje programının riskleri ve yeteneklerine ilişkin kendi değerlendirmesini temel almalıdır.

Küçük marjlı bir projenin büyük olasılıkla geç kalacağını anlamalısınız. Her şeyin planlandığı gibi gittiği hiçbir proje yoktur. Bir arabellek ekleyememek, proje son tarihlerinin açıkça eksik tahmin edilmesinin bir sonucu olabilir ya da her göreve bir arabellek oluşturduğumuzda meydana gelen proje görevlerinin süresinin açık bir şekilde fazla tahmin edilmesinden kaynaklanabilir. Yedek olsa bile görevler arasında yer alsa bile yukarıda sıralanan nedenlerden dolayı proje yine de gecikecektir.

Bir proje programı oluşturmanın bu yöntemi hakkında daha fazla bilgiyi E. Goldratt'ın bir iş romanı biçiminde yazılmış, okunması kolay ve son derece ilham verici "Kritik Zincir" kitabında okuyabilirsiniz.

10. Grafiği analiz edin

İyi bir grafik projede hangi potansiyel sorunların bulunduğunu gösterir; son teslim tarihlerini kısaltmak için ne gibi fırsatlar var; Projeyi tamamlamak için yeterli kaynak var mı?

10.1. Azaltılmış son teslim tarihleri

Bir örneğe bakalım:

Şekil 15

Bakalım bu takvim kısaltılabilecek mi? En uzun görevler 17 ve 21 sayılarıdır. 18 ve 15 gün ise etkili bir şekilde kontrol edilemeyecek kadar uzun görevlerdir.

Bu görevleri detaylandırıp parçalara bölmek mümkün mü? Bunun, her biri ortalama 1 gün süren raporların geliştirilmesi olduğu ortaya çıktı. Gelişimlerinin sürekli olarak tek bir kişi tarafından yönetilmesi gerekli değildir. Bunları bölümlere ayırabilir ve birkaç geliştiriciye dağıtabilirsiniz. Bir geliştirici ekledik, eşit olmayan parçalara böldük ve aşağıdaki grafiği elde ettik.

Şekil 16

Böylece program, takım için bir kişiye daha ihtiyaç duyulduğunu açıkça gösterdi. Son teslim tarihlerini kısaltmak ve örneğin en uygunsuz anda hastalanabilecek sanatçılara bağımlılık riskini azaltmak için görevlerin nasıl dağıtılacağı netleşti.

10.2. Riskleri Programlayın

Proje takvimine risk yönetimi perspektifinden bakmak ilginçtir. Proje takvimi hangi riskleri ortaya çıkarabilir?

• Birden fazla iş bloğunun veya fonksiyonel alanın paralel olarak yürütülmesi. Bunlardan birinin gecikmesinin tüm proje için ciddi sonuçlar doğurup doğurmayacağına karar vermek gerekiyor mu? Karmaşık projeler bir düzine kadar alanı içerir. Finans, bütçeleme, İK, lojistik vb. eş zamanlı olarak uygulanıyor. Alanların entegrasyonu ve koordinasyonu ile ilgili çalışmalar sağlanmazsa, her alandaki sapmalar için rezervler dahil edilmezse, entegrasyon test aşaması yoktur, sadece son teslim tarihlerinin kaçırılması değil, bir bütün olarak projenin başarısız olma olasılığı yüksektir.
• Deneme işletme süresinin olmaması. KKD mümkün değilse, işlevsel alan veya organizasyon birimine göre aşamalı başlatma olasılığı dikkate alınmalıdır.
• Aşırı agresif program, rezervlerin olmaması veya yetersiz olması. Bu zaten tartışıldı. Böyle bir proje büyük ihtimalle gecikecektir.
• Proje aşamaları veya önemli işler örtüşüyor ve örtüşüyor. Çoğu durumda bu, halihazırda tamamlanmış olan görevlerde yeniden çalışma riskini artırır.
• Eğer program müşteriye atanan işi ve kilometre taşlarını içermiyorsa, o zaman belki de müşterinin işi üzerinde zayıf bir kontrolümüz vardır. Bazı eserlerin icracının sorumluluk alanına hatalı şekilde atanabileceğine dikkat etmek gerekir.
• Programda işin resmi olarak kabulünü gösteren kilometre taşlarının bulunmaması, hangi ara sonuçların hangi noktada onaylanması gerektiğini tam olarak anlamadığımız anlamına gelebilir. Ve bu, projenin sonunda sonuçların teslim edilmesinde sorunlarla doludur.

Çözüm

Uygulamada, genellikle bir proje programının, alışılagelmiş olduğu, gösteri için gerekli olduğu için hazırlandığı görülür. Ancak gerçek proje yönetimi bunu kullanmadan yapılabilir çünkü zordur, zaman alır ve hayat çok daha zengindir.

Proje takvimi, akıllıca ve belirli standartlara uygun olarak hazırlanırsa, proje yöneticisinin elinde gerçek bir yönetim aracı haline gelir. Araç ve yöntemlere hakim olmak, proje teslim tarihlerini daha az zaman kaybıyla çok daha verimli bir şekilde yönetmenize olanak tanır.

Microsoft Project'teki kaynak türleri ve bunların gerçeklikle ilişkileri

Bir ön program oluşturduktan sonra aşağıdakileri belirlemek için kaynak planlamasına geçmeniz gerekir:

Belirli görev icracıları;

Sonuçların elde edilmesinden sorumlu;

Olası sınırlı kaynak kullanılabilirliği dikkate alınarak görevin süresi.

Projenin belirli bir yürütme döneminde malzeme, ekipman ve para ihtiyacı;

Kaynak sınırlamalarını (kaynak eksikliği) dikkate alarak planlama yapın.

Microsoft Project'teki kaynaklar insanları, makineleri, makineleri, ekipmanları, malzemeleri ve maliyetleri/gelirleri içerir.

Kaynaklar Microsoft Project'te birçok anlama gelse de Microsoft Project yalnızca üç tür kaynağı destekler:

1. İşgücü kaynakları, projeyi tamamlamak için gereken insanları, makineleri ve ekipmanı içeren şirketin yenilenebilir kaynaklarıdır. “İşgücü” türünü kullanarak, yükünü/aşırı yükünü, yeterliliğini veya yetersizliğini dikkate almanız gereken kaynakları (örneğin on işçinin iş yükü) modellemelisiniz. Dolayısıyla, yalnızca on çalışanınız varsa ancak projenizde on beş çalışana ihtiyaç varsa, Microsoft Project belirli sayıda çalışanın eksik olduğunu size gösterecektir.

İşgücü kaynakları görev süresini etkiler.

2. Malzeme kaynakları, proje sonucunu oluşturmak için gereken malzemeleri modellemek için kullanılır. Ayrıca:

a.Müteahhitler bu tip üzerinden modellenir, eğer projeyle ilgilenmiyorsanız belirli bir yüklenicinin kaç kişinin şu veya bu işi yapacağı.

b. Maliyet kalemleri ayrıca, birim zaman başına silinmelerinin dikkate alınması gerekiyorsa, malzeme kaynağı türü kullanılarak modellenir, örneğin bir vinç kiralamanın maliyeti 500 UAH. 01:00 de.

c.Maddi kaynaklar aracılığıyla, ödemenin proje para birimi dışında bir para birimiyle yapılması durumunda, örneğin bir asansörün dolar cinsinden satın alınması gibi öğeler modellenir.

d. Malzeme türü aracılığıyla projeye gelen gelir veya gelirler modellenir, çünkü bir kaynağın malzeme türü için maliyetinin değerini örneğin eksi bire (-1) eşit olarak ayarlayabilirsiniz.

e.Bu tür bir kaynak aracılığıyla, eğer görev sürelerinin değişmesine ihtiyacınız yoksa ve kaynakların günlük kayıtlarını tutmak istiyorsanız işgücü kaynaklarını modelleyebilirsiniz (Belki tartışmalı bir nokta ama bu bir dogma ya da aksiyom değil, çünkü örneğin Microsoft Project görevdeki işgücü kaynaklarının miktarını sayabilir, ancak her gün için gerekli miktarı girmenize izin vermez, ancak malzeme türü buna izin verir).

f.İşin fiziksel hacimleri (m3, m2, ton) bu tip üzerinden modellenir.

3. Maliyet kaynakları, belirli bir görevle ilişkili maliyetleri modellemek için gereklidir ancak görevin süresine veya ona atanan işgücü kaynaklarına bağlı değildir; örneğin, belirli bir görev üzerindeki olumlu etkiyi modellemeniz gerekiyorsa Yetkilinin olumlu çözümleri benimsemesini hızlandırmak için.

İnsan kaynakları planlama metodolojisi

Bir projeyi “yapmak” için insanlara, makinelere ve ekipmanlara ihtiyaç vardır. Microsoft Project'teki işgücü kaynaklarının temel özellikleri şunlardır:

Maliyet – projenin belirli bir işgücü kaynağını kullanmanın maliyeti ne kadardır;

Kullanılabilirlik - bir kaynağın belirli bir işi ne zaman gerçekleştirebileceği ve işi tamamlamak için belirli bir kaynağın kaç birimine ihtiyaç duyulduğu.

Şirketin kaynakları hakkındaki bilgi kaynakları, insan kaynakları departmanının bir çalışanı, inşaattan sorumlu kişi ve ilgili uzmanlığın üretim ve teknik departmanından bir uzman olabilir. İkincisi, bir saatlik kaynak operasyonunun maliyeti hakkında bir bilgi kaynağı görevi görebilir.

Mekanizmaların bir listesi ve bunların saat başına maliyeti, şirketteki mekanizmalardan sorumlu departman tarafından sağlanmaktadır. Kural olarak, bu baş tamircinin departmanıdır.

İnsan kaynakları bilgileri ayrıca şu konumlarda da saklanabilir:

Microsoft Outlook Adres Defteri (“Kaynak – Kaynak Ekle – Adres Defteri...” sekmesi), Şekil 1;

Şekil 1. Microsoft Project'te Outlook adres defterinden kaynak oluşturma

2. Active Directory (“Kaynak – Kaynak ekle – Active Directory” sekmesi);

3. Kaynak havuzu (“Kaynak – Kaynak havuzu – Kaynakları kullan...” sekmesi).

Kaynak havuzu, yalnızca kaynakları içeren bir Microsoft Project dosyasıdır.

4. Kaynak Merkezi görünümündeki Microsoft Project Server'daki Kurumsal Kaynak Havuzunda. Kurumsal kaynak havuzuyla çalışmak için Project Server 2013 veya Project Online'a bağlı olmanız gerekir.

Buna göre Project Server 2013 veya Project Online ile çalışıyorsanız ürün veritabanlarında depolanan kaynaklara kurumsal, yalnızca proje dosyanızda bulunan kaynaklara ise yerel adı verilir.

Şekil 2. Adres defterinden veya Active Directory'den kaynak ekleme

Microsoft Project'te bir kaynak oluşturmak için, "Kaynak Sayfası" görünümüne gitmeniz, adını "Kaynak Adı" sütununa girmeniz ve "Tip" sütunundan istediğiniz türü (veya İşçilik veya Malzeme) seçmeniz gerekir. , veya Maliyetler), Şekil 3.

Adres defterinden veya Active Directory'den kaynak eklemeniz gerekiyorsa, "Kaynak ekle" düğmesine tıklayıp istediğiniz öğeyi seçmeniz gerekir.

Şekil 3. Kaynak türleri

Bir projedeki her kaynak (herhangi bir türde) diğer şeylerin yanı sıra şunlar olabilir:

Evrensel. Şekil 3'teki bu kaynaklar, marangozlar ve geliştiriciler gibi proje personeli ihtiyaçlarını belirlemek için kullanılır. Bu nedenle, uzun vadeli projelerde, belirli bir görevi tamamlamak için hangi kişinin gerekli olduğu sıklıkla önceden bilinmez. Bu nedenle ihtiyaç öncelikle evrensel kaynaklar aracılığıyla belirlenir. Üç ay için planlanan "Kod yazma" görevini tamamlamak için sevilen Nyura Pakhomova'ya değil, 3 yıldan fazla deneyime sahip bir C# programcısına ihtiyaç var.

Örneğin projemiz için C# programlama dili bilgisine sahip bir programcıya ihtiyacımız olacak. Ancak çoğu zaman bir projenin başlangıcında işi hangi kişinin yapacağı bilinmez. Bu nedenle, başlangıçta “C# Programcısı” genel kaynağının bir göreve atandığı ve C# programlama dili bilgisinin özel kurumsal alanlar kullanılarak belirlendiği bir proje planlanır (yalnızca Microsoft Project Server veya Project Online'da). Kaynak sayfasında (Microsoft Project Server veya Project Online'da, "Kaynak Merkezinde") personelde, dil yeterliliği özel kurumsal alanlar kullanılarak (Project Server veya Project Online'da) belirlenen belirli bir programcı "Stroustrup Björn" bulunmalıdır. yalnızca) C# programlama. Daha sonra, evrensel bir kaynağı gerekli becerilere sahip kurumsal bir kaynakla değiştirme ihtiyacı ortaya çıktığında, bu, "Grup Oluştur" veya "Kaynak Değiştirme Sihirbazı" iletişim kutusu kullanılarak yapılabilir (bu simgeler "Grup" üzerinde bulunur). Kaynaklar” sekmesi ve yalnızca Project Professional 2013, Project Server 2013 veya Project Online'a bağlandığında etkindir.

Ayrıntılı proje planlamasından sonra genel kaynakların belirli kaynaklarla değiştirilmesi tavsiye edilir.

Project Server kurumsal kaynaklarıyla çalışırken genel kaynakları kullanmak en iyisidir, çünkü yalnızca bu durumda genel kaynakları seçilen özelliklere dayalı olarak belirli kaynaklarla değiştirmek mümkündür.

Evrensel kaynaklar aracılığıyla planlama, özellikle şirketinizde aynı işi yapabilecek yeterli sayıda personel varsa (10 avukat veya 5 pazarlamacı), proje yöneticileri kendilerine "uygun" çalışanları işe almaya çalışırken kişisel faktörün önlenmesine olanak sağlayacaktır. Bu da doğal olarak “uygun” olanların aşırı yüklenmesine ve “uygun olmayan” olanların ise yetersiz yüklenmesine yol açabilir.

2. Bütçe. Bütçe kaynakları (işçilik, malzeme ve maliyetler), proje için ayrılan toplam bütçeyi modellemek için kullanılır; Proje yöneticisinin, projeyi uygulamak için gereken ihtiyaçla karşılaştırmak üzere ne kadar fona sahip olduğunu belirtmesine izin verin.

Örneğin malzemeler için 350 bin UAH tutarında bir bütçeniz var. Microsoft Project, projedeki malzeme ihtiyacına göre projeyi uygulamak için malzemelere 323,6 bin UAH harcamanız gerektiğini hesaplayacak. Bütçe kaynağı ile toplam tutarı karşılaştırdığınızda farkı görebilirsiniz, Şekil 4.

Proje düzeyinde, bir bütçe kaynağı yalnızca bir özet proje görevine atanabilir.

Şekil 4. Bütçenin gerçek ihtiyaçlarla karşılaştırılması

Ek olarak, her kaynak türünün iki ayırma seçeneği olabilir (tahsis edilmiş veya önerilen):

• Özel (varsayılan rezervasyon seçeneği) – kaynak ayırma seçeneği. Özel rezervasyon türü, bir kaynağın bir göreve atanması durumunda, kaynağın genel kullanılabilirliği ve yükü analiz edilirken, kaynağın yükünün, işi tamamlamak için gereken süre ve saatlerin dikkate alınacağı anlamına gelir. Bu rezervasyon türü, belirli bir kaynağın belirli bir işi gerçekleştireceğinden kesinlikle eminseniz kullanılır.

Project Server 2013 veya Project Online ile çalışıyorsanız, bir göreve tahsis edilmiş bir kaynak atadığınızda ve projeyi yayınladığınızda (bölüm 10.3), bu tahsis edilmiş kaynak web arayüzü aracılığıyla görev hakkında rapor verebilecektir.

• Önerilen seçenek, bu kaynağın projenizde iş yapıp yapmayacağından henüz emin olmadığınızda proje planlama aşamasında kullanılan bir kaynak ayırma seçeneğidir. Bir kaynağın önerilen rezervasyon seçeneğiyle atanması, kaynağın diğer projelerde çalışmaya uygunluğunu azaltmaz. Bu rezervasyon türünün seçilmesi kaynağın kullanılabilirliğini ve yükünü etkilemez. Önerilen kaynaklar üzerinde herhangi bir kaynak seviyelendirme yapılmaz.

Project Server 2013 veya Project Online ile çalışırken, önerilen bir kaynağı bir göreve atadığınızda ve projeyi yayınladığınızda, o kaynak, web arayüzü aracılığıyla görev hakkında raporlama yapamayacaktır.

Bu nedenle, Şekil 5'te, tahsis edilen kaynak Vaus Klurman'ın yük grafiğinde, aşırı yükü kırmızı renkle vurgulanmıştır ve önerilen kaynak Gob Beldof'un aşırı yükü, aşırı yüklenmemiş kaynaklar için yapılandırılmış standart renkte gösterilmiştir.

Şekil 5. Tahsis edilen ve sunulan kaynaklar

Kaynak özelliklerini düzenleme

Bir kaynağın özelliklerini (ad, maliyet, kullanılabilirlik) değiştirmek için aşağıdakilerden birini yapabilirsiniz:

Farenin sol tuşuyla tıklayın veya;

Üzerine sağ tıklayıp menüden “Bilgi” seçeneğini seçin veya;

“Kaynak” sekmesinde “Ayrıntılar” düğmesine tıklayın.

“Genel” sekmesinde şunları ayarlayabilirsiniz:

Kaynak adı;

E-posta adresi ve hesap adı (yalnızca iş gücü için);

Rezervasyon türü (tahsis edilen veya önerilen);

Kısa adı;

Grup, yani bu veya bu kaynak hangi kaynak grubuna ait olacak (mühendislik personeli, işçiler vb.). Grup verileri kullanıcı tarafından oluşturulur;

Farklı sistemlerle bağlantı kodu;

Türü (işçilik, malzeme veya maliyetler);

Malzeme kaynakları için malzeme ölçüm birimi;

Kaynak türü (evrensel olsun ya da olmasın, bütçeli olsun ya da olmasın), Şekil 6;

Kaynak takvimi (çalışma saatleri, istisnalar, tatil), Şekil 7;

Kaynak kullanılabilirliği, Şekil 8. Örneğin, iki vinç varsa, bunlardan birinin planlı bakımı (PPR) durumunda, "Kaynak Kullanılabilirliği" alanında yalnızca bir vincin mevcut olacağı aralığı belirtmeniz gerekir. .

Şekil 6. Kaynak ayrıntıları. "Genel sekmesi

Şekil 7. Kaynak takviminde tatilin ayarlanması

Şekil 8. Kullanılabilirlik modellemesi

“Maliyetler” sekmesindeki “Bilgi” penceresi kaynağın maliyetine ilişkin bilgileri içerir, Şekil 9.

Şekil 9. Kaynak ayrıntıları. "Maliyetler" Sekmesi

Projenizde standart oranın zaman içinde değişmesini sağlamanız gerekiyorsa güncel oranın geçerlilik tarihini seçmeli ve yeni geçerlilik tarihinden itibaren geçerli olacak yeni bir oran belirtmelisiniz.

Örneğin, standart “Mimar” oranınız 1 Mayıs'tan itibaren %10 oranında artacaksa, yeni oranın geçerlilik tarihini “05/01/11” ve oran değişim yüzdesini “%10” olarak girmeniz gerekmektedir. Geçerlilik tarihi girmeyip yalnızca yüzdelik bir değişiklik girerseniz, yeni oranın geçerlilik tarihi geçerli tarih olacaktır. “-%10” girerek standart ücreti %10 azaltacaksınız

“Fazla mesai ücreti” alanında fazla mesai için kaynaklara ödeyeceğiniz para miktarını belirtirsiniz. Sekiz saatlik bir çalışma gününüz varsa ve kaynak günde 10 saat çalışıyorsa, sistemin iki saatlik fazla mesaiyi fazla mesai olarak otomatik olarak girmeyeceğini anlamak önemlidir. Bir görevle ilgili gerçek bilgileri girerken, "Gerçek fazla mesai işçilik maliyetleri" alanında şu veya bu kaynağın ne kadar fazla mesai yaptığını bağımsız olarak belirtmeniz gerekecektir.

“Kullanım Maliyeti” alanı, bir kaynağı çekmek için ödenmesi gereken tutarı belirtir; örneğin, o vincin bir saatlik çalışma maliyetinin yanı sıra, tedarik maliyetini de ödemeniz gerekir.

Tipik olarak standart ücret, çalışma saati başına maliyet olarak belirtilir. Ayrıca “Standart ücret” alanında bir haftalık veya aylık çalışma maliyetini de belirtebilirsiniz. Ancak Microsoft Project açısından bir ay genellikle 20 iş günüdür ve ayda 22 iş gününüz varsa, standart ücreti "20.000 UAH/ay" olarak belirtilen bir kaynağın maliyeti bir aydaki iş günü sayısına göre otomatik olarak yeniden hesaplanır, Şekil 10.

Şekil 10. Standart bir aylık ücret belirlenirken kaynak maliyetinin yeniden hesaplanması

Ayrıca her kaynak için beş farklı maliyet oranı da belirleyebilirsiniz. Maliyet Oranı Tablosu - Standart ücret, fazla mesai ücreti, tüm kullanım maliyetleri ve ödeme oranının yürürlüğe gireceği tarih de dahil olmak üzere, bir kaynağın oranları ve oranları hakkında bir dizi bilgi. Örneğin, bir "Duvarcı" yerden üç metre yüksekliğe kadar duvar işleri için 45 UAH/saat, üç metrenin üzerinde yüksekliklerde çalışmak için ise 50 UAH/saat ücret alabilmektedir.

Ayrıca Microsoft Project, bir kaynağın planlanan maliyetlerini hesaplamak ve fiili maliyetleri projeye atamak için üç yol sağlar:

• Başlangıçta (maliyetler görevin başında tahakkuk eder);
• Sonunda (maliyetler görevin sonunda tahakkuk eder);
• Orantılı (maliyetler görev sırasında orantılı olarak dağıtılır), Şekil 11.

Şekil 11. Maliyetlerin silinmesi/tahakkuk ettirilmesi seçenekleri

Şekil 12'deki "Notlar" sekmesinde şunları yapabilirsiniz:

Kaynak hakkında gerekli bilgileri girin;

Bir nesne/belge ekleyin.

Örneğin ücret tutarındaki değişikliklerin nedenleri "Notlar" sekmesine kaydedilmelidir. Dürüst olmak gerekirse, yüzlerce kaynağın notlarında şu veya bu bilgiyi aramaya başlayabilirsiniz.

Belge eklemek (OLE) yerine belirli bir belgeye bağlantı sağlamak en iyisidir

Şekil 12. Kaynak bilgisi. Notlar sekmesi

"Özel Alanlar" sekmesi, kaynakla ilişkili özel alanların ve Microsoft Project Server'a bağlıysa kurumsal alanların bir listesini görüntüler.

Şekil 13. Kaynak bilgisi. “Özel Alanlar” Sekmesi

Kaynak sayfasındaki yukarıdaki tüm alanların dışında işgücü kaynakları için en önemli alan Maks. Birimler" şunları gösterir:

Veya bordrodaki işçi sayısı, yani. kadroda kaç kişi var (örneğin 10 duvarcı);

Veya kişi yalnızsa projeler üzerinde ne kadar çalışmaya istekli olduğunu belirtebilir. Dolayısıyla, ayarlara bağlı olarak bir kişinin yanında %0,5 veya %50 gösteriliyorsa bu, zamanının yarısını proje görevlerine, örneğin sekiz saatlik bir takvimden günde 4 saat ayırabileceği anlamına gelir, Şekil 14.

Şekil 14. Maksimum kaynak kullanılabilirliği

Malzeme kaynaklarının planlanması için metodoloji

Malzeme kaynaklarının (malzemelerin) bir listesini oluşturmak, malzemeleri görevlere atayarak, zaman içinde dağıtılan malzeme ihtiyacını belirlemeyi ve ayrıca her malzemenin maliyetini ve tüm malzemelerin maliyetini bulmayı mümkün kılacaktır.

Malzeme kaynaklarının listesi "Kaynak Sayfası" görünümünde oluşturulur. Malzeme kaynakları için “Malzeme” türü seçilir.

Malzeme listesini doldurmak için bilgi kaynağı tahmin, üretim ve teknik departman (belirli bir proje için malzeme ihtiyacını belirleyen bir departman) veya tedarik departmanı (malzeme ve ekipman tedarikinden sorumlu bir departman) olabilir. şirket). Tedarik departmanı ayrıca fiyatlar değişirse veya yeni malzemeler kullanılabilir hale gelirse malzeme bilgilerini güncellemek için Microsoft Project'teki proje zamanlamasını sürdürmekten sorumlu kişiye bilgi vermelidir.

Malzeme kaynaklarına hızlı bir şekilde "Malzeme" tipini atamak için listedeki ilk malzemeye "Malzeme" tipini atamanız, malzemelerin işçilik türlerini seçmeniz, ilk malzemenin tipine sağ tıklayıp seçmeniz gerekir. Menüdeki “Aşağı Doldur”, Şekil 15.

Şekil 15. "Doldur" işlevini kullanarak türün ayarlanması

Maddi bir kaynağın özellikleri ile bir emek kaynağının özellikleri arasındaki farklar şunlardır:

Malzemelerin ölçü birimini belirtme imkanı (bin adet, MP, ton vb.);

“Standart Ücret” sütunu malzeme birimi başına maliyeti gösterir, Şekil 16.

Şekil 16. “Malzemeler” türündeki bir kaynağın özelliklerini düzenleme

Hem malzeme hem de işgücü kaynakları için standart oran negatif bir değerle gösterilebilir. Bu özellik, projeye para akışını, karşılıklı uzlaşmaları, cezaları vb. simüle etmek için kullanılır.

Pahalı kaynakların planlanması için metodoloji

Microsoft Project'te maliyet kaynağı, bir proje görevi veya projesiyle (örneğin, uçak bileti maliyeti) ilişkilendirilmesi gereken bağımsız bir maliyettir (görevin/projenin süresine bağlı değildir).

Ancak görevlerin veya projenin süresine bağlı olan maliyetleri modellemek için bu tür bir kaynak uygun değildir.

Ayrıca, maliyetli bir kaynak, zaman içinde maliyetlerde meydana gelen değişikliklerin, projenin çoklu para birimi doğasının veya projeye para akışının (kar) modellenmesine izin vermez. Tüm bunları modellemek için maddi kaynakları kullanıyorum.

Şekil 17. “Maliyet” türündeki bir kaynağın özelliklerini düzenleme

Pahalı bir kaynağın diğer özelliklerden farkı, onun ölçü birimini ya da bir kaynak biriminin maliyetini belirtmenin mümkün olmamasıdır, Şekil 17.

Not: Makalenin ikinci kısmı bunun nasıl yapılacağına ayrılmıştır.

Windows'un sunucu sürümlerinin Active Directory ("Active Directory'ler", AD) dizin hizmetleri; örneğin bir şirketin tüm kullanıcılarının depolandığı yer

Ders 14.15. MS Project'te iş ve kaynakların planlanması.

■ MS Project'te proje maliyet planlaması.

■ İş planının, kaynak yükünün ve maliyetin analizi ve optimizasyonu.

■ MS Project'te risk analizi.

MS Project'te proje takibi.

Programın standart ve profesyonel sürümleri, proje üzerinde ekip çalışmasını organize etmek için daha sonra MS Project Server'da yayınlanabilecek bir proje planı oluşturmak için tasarlanmıştır.

Proje ekibinin üyeleri, MS Project Server'ı kullanarak yöneticiden görevler alır ve bunların uygulanmasının ilerleyişi hakkında rapor verir. Proje yöneticisi, çalışanlardan aldığı veriler doğrultusunda işin ilerleyişini izler ve çalışanların iş yükünü analiz eder.

MS Project Server, DBMS olarak MS SQL Server sürüm 7 ve üstünü kullanır.

MS Project Server'da bulunan Microsoft SharePoint Team Services paketi, belgeler ve görevler üzerinde işbirliği için tasarlanmıştır.

Temel kurallar

Görev - belirli bir sonuca ulaşmayı amaçlayan faaliyet.

Kaynak bir göreve atanabilir ve malzeme(malzemeler, ekipman ve hammaddeler) ve işçiler(saatlik ödeme yapılan işçiler ve ekipmanlar).

Bir kaynağın bir göreve tahsisine denir randevu. Bir göreve sınırsız sayıda kaynak atayabilirsiniz.

Görev karakterize edilir süre, işçilik maliyetlerinin hacmi (iş) Ve maliyet uygulanması için gereklidir.

Proje süresi Görevler arasındaki bağımlılıklar dikkate alınarak, en erken görevin başlangıcından en son görevin sonuna kadar olan zaman aralıklarından oluşur.

Proje planlaması

Herhangi bir kuruluşun faaliyetleri programları, operasyonları ve projeleri içerir. Program, bir kuruluş içindeki proje ve operasyonları yönetme etkinliğidir. Operasyonlar, iş faaliyetlerini sürdürmek için tasarlanan tekrarlanan faaliyetlerdir. Proje, belirlenen zaman çerçevesi ve araçlar dahilinde belirli bir sonuca ulaşmak için gerçekleştirilir.

Proje yönetimi bir plan hazırlamak ve bu plan üzerinde yapılan çalışmaların ilerlemesini izlemekle ilgilidir. Proje planı ne kadar iyi olursa, tasarım çalışmasını yürütmek ve projeyi başarıyla tamamlamak o kadar kolay olur.

Projeler herhangi bir büyüklükte olabilir, birkaç kişiyi veya birkaç bin kişiyi kapsayabilir. Projeler birkaç günden birkaç yıla kadar değişen sürelere sahip olabilir. Projeler her türlü faaliyet alanında gerçekleştirilebilir.

Her projenin açıkça tanımlanmış bir başlangıcı ve sonu vardır. Projenin sonu, belirlenen hedeflere ulaşıldığında veya hedeflere ulaşılamayacağının netleşip proje sonlandırıldığında meydana gelir.

Projenin bitiminden sonra proje ekibi dağılır ve üyeleri başka projelere geçer.

Hangi faaliyetlerin proje sonuçlarına ulaşacağını, bu faaliyetleri tamamlamak için hangi kişi ve ekipmanlara ihtiyaç duyulduğunu ve bu kişi ve ekipmanların projede ne kadar süreyle görevlendirileceğini belirlemek için bir proje planı yazılır. Bir proje planı üç ana öğeden oluşur: görevler, kaynaklar ve atamalar.

Görev belli bir sonuca ulaşmak için bir proje çerçevesinde yapılan çalışmalardır.

Faz Bir proje, bir veya daha fazla proje sonucuyla sonuçlanan bir veya daha fazla görevden oluşur. Böylece aşamanın sonucu, içinde yer alan görevlerin sonuçlarını özetler. Bir projenin aşamaları kümesine proje denir yaşam döngüsü. Aşamalar hem görevlerden hem de diğer aşamalardan oluşabilir.

Her projede genel hedefe ulaşmak için birkaç ara hedefe ulaşmak gerekir. Ara hedeflere ulaşan görevlere son görevler denir. MS Project'te bunlara denir kilometre taşları Proje planının takibini kolaylaştırmak için bir projede kilometre taşları mevcut olabilir.

Bir işin süresi, o işi tamamlamak için gereken çalışma süresidir. Süre, bu görevi yapan işçilerin işçilik maliyetlerine karşılık gelmeyebilir.

Proje planındaki görevler birbiriyle ilişkilidir. Görevler arasındaki bağımlılıklar belirtilir bağlantılar ve proje planındaki iş sırasını belirleyen mantığı tanımlamak için kullanılır.

Kaynaklar MS Project'te bunlar işçilik ve malzeme olarak bölünmüştür ve proje görevlerini tamamlamak için gerekli çalışanları ve ekipmanı belirtir. Kaynakların bir listesini derlerken, rol bazlı planlama sıklıkla kullanılır, yani belirli bir görevi gerçekleştirmek için biri atanır. rol, ve proje uygulama aşamasında bu rol için belirli bir çalışan seçilir.

Her kaynak için önemli bir özellik vardır; fiyat. MS Project'in iki tür kaynak maliyeti vardır: zaman oranı Ve kullanım başına maliyet. Zaman oranı, bir kaynağın birim zaman başına kullanım maliyeti olarak ifade edilir. Tipik olarak, zaman oranları işgücü kaynaklarını hesaba katmak için kullanılır. Kullanım maliyetleri, bir kaynak bir görevde kullanıldığında tahakkuk eder.

Atama, belirli bir görev ile onu tamamlamak için gereken kaynaklar arasındaki ilişkidir. Bir görevi tamamlamak için çeşitli insan ve malzeme kaynakları atanabilir.

Projenin üç bileşeni (zaman, maliyet, işin kapsamı) bir proje üçgeni oluşturur. Bileşenlerden biri değiştiğinde diğer ikisi de değişir. Her üç bileşen de birbiriyle yakından ilişkilidir. Örneğin süre kısalırsa maliyet artacak veya hacim azalacaktır.

Üç bileşenden herhangi birini değiştirirken, bunun projenin planlanan kalite düzeyinde bir düşüşe yol açmayacağından emin olmalısınız.

MS Project'te proje planlama

Planlama, projenin tanımlanmasıyla, yani temel özelliklerinin tanımlanmasıyla başlar. Daha sonra görevlerin ve aşamaların bir listesi ve bunları tamamlamak için gerekli kaynakların bir listesi derlenir. Görevler ve kaynaklar hakkında ek bilgiler girilir. Atamalar yapılır ve ardından proje optimize edilir.

Bir projenin tanımlanması, onun temel özelliklerinin belirlenmesinden oluşur. Bu özellikler yeni bir proje dosyası oluşturulurken ayarlanır.

MS Project'te maliyet planlaması

Bir projenin toplam maliyeti, kaynakların ve görevlerin sabit maliyeti ile kaynak oranları, işçilik maliyetleri ve kaynağı kullanma maliyeti tarafından belirlenen atamaların maliyetinden oluşur.

Her kaynak için projedeki kullanım maliyetini belirleyebilirsiniz: saatlik ücret veya kullanım başına maliyet. Bir atamanın maliyeti, kaynağın maliyetinin atamanın süresiyle (saatlik oranda) çarpılmasıyla veya kaynağın sabit maliyetiyle belirlenir.

Bir kaynağın maliyeti, Kaynak Ayrıntıları iletişim kutusunun Maliyetler sekmesinde belirlenir.

Atamaların maliyeti, kaynak oranının işçilik maliyetleriyle çarpılması ve kaynağın kullanım maliyetinin sonuca eklenmesiyle otomatik olarak belirlenir. Farklı bir tarife tablosu belirterek destinasyonun maliyetini değiştirebilirsiniz. Bu, listeden A, B, C, D, E tablolarını seçebileceğiniz “Atama Ayrıntıları” iletişim kutusunun “Genel” sekmesinde yapılabilir.

Projenizde sıklıkla fiyatlandırma tabloları kullanılıyorsa kolaylık sağlamak amacıyla görünüme bir "Maliyet oranı tablosu" sütunu ekleyebilirsiniz.

Görevlerin maliyeti, toplam atama maliyetinden ve sabit maliyetlerden oluşur. Sabit maliyetler, proje kaynaklarının kullanımıyla ilişkili olmayan maliyetlerdir. Örneğin uçak bileti fiyatları.

için Sabit giderlerin suyu, “Maliyetler” tablosundaki “Sabit giderler” alanı herhangi bir sunum ve görevlerle çalışmak için.

Bir projenin maliyetini planlarken sadece bütçesini değil aynı zamanda bunun nasıl yapılacağını da belirlemek gerekir. bütçe Proje boyunca harcanacaktır. Bütçe harcamaları iş için ödeme sırasına bağlıdır. İş için farklı şekillerde ödeme yapabilirsiniz: ön ödeme, iş tamamlandığında ödeme veya iş tamamlandığında ödeme. Üstelik bir proje birden fazla ödeme yöntemini birleştirebilir.

Ödeme yöntemi, bir göreve ilişkin hem kaynaklar hem de sabit maliyetler için belirtilebilir. Kaynak Ayrıntıları iletişim kutusunun Maliyetler sekmesinde, Ücret açılır listesinden bir ödeme yöntemi seçin.

Görevlerle çalışmak için herhangi bir görünümde "Maliyetler" tablosunun "Sabit maliyetlerin tahakkuku" sütununda sabit maliyetleri ödeme prosedürünü belirleyebilirsiniz.

Sabit maliyet tahakkuk yöntemi, varsayılan olarak Seçenekler iletişim kutusunun Hesaplama sekmesindeki Varsayılan Sabit Maliyet Tahakkuku seçeneğine göre seçilir.

Proje planının analizi ve optimizasyonu

Tüm kaynakların maliyeti belirlendikten sonra proje planı neredeyse tamamlanmıştır. Şimdi gereksinimleri ne kadar karşıladığını analiz etmemiz gerekiyor. Görevlendirme sürecinde görev süreleri değişmiş olabileceğinden zamanlamaya uygunluğun kontrol edilmesi gerekmektedir. Ayrıca kaynak yüklemesini de kontrol etmeniz gerekir. Bütçe uygunluğunu kontrol etmek gerekir. Ayrıca projeyi tamamlamanın risklerini, programa ve bütçeye ulaşamama ve tüm hedeflerinize ulaşamama olasılığınızı da değerlendirmeniz gerekir.

Analiz sürecinde sorunlar tespit edilirse proje planının optimize edilerek sorunlardan kurtulmak gerekir.

Kaynakların dengesiz yüklenmesini belirlemek için "Kaynak Sayfası" görünümünü açmanız gerekir. Yükü kullanılabilirliğini aşan kaynaklar kırmızı renkle vurgulanır ve “Göstergeler” alanında aşırı yük işareti bulunur.

Bir kaynağın aşırı yüklenmesi, bir görevi tamamlamanın planlanandan daha uzun süreceği anlamına gelir. Kaynak aşırı yüklenmesinin en yaygın nedeni, bir kaynağın aynı anda çalışan görevlere atanmasıdır.

Kaynak aşırı yükünü dengelemenin birkaç yolu vardır. Birincisi, bazı görevleri azaltarak ve bunları gerçekleştirmeleri için diğer çalışanları görevlendirerek aşırı yüklenen kaynakların iş yükünü azaltmaktır. İkinci olarak, zamanlamaya görev veya atamalara aralar ekleyerek veya bunların başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini değiştirerek görev çakışmasından kurtulmak. Üçüncüsü, bir kaynağın normal sınırların ötesinde gerçekleştirdiği işi fazla mesai olarak saymak.

Kaynak yükünü dengelemek için otomatik araçları kullanabilir veya yükü manuel olarak yeniden dağıtabilirsiniz.

Otomatik tesviye aletleri ikinci yük dağıtım yöntemini kullandığından, her iki yöntem de aynı anda kullanılır.

DIV_ADBLOCK112">

"Seviyelendirme sırasında, bir görev için bireysel atamaların düzeltilmesine izin verilir" onay kutusu, seviyelendirme sırasında kaynağın çalışma maliyetlerinin bu görevdeki diğer kaynakların çalışma maliyetlerinden bağımsız olduğu zamanın değiştirilmesine olanak tanır. Bu seçenek varsayılan olarak ayarlanmıştır.

Seviyelendirme Kalan Çalışmanın Kesintiye Uğramasına İzin Verir onay kutusu, seviyelendirmenin görevler veya atamalar üzerinde kalan çalışmayı kesintiye uğratarak görevleri kesintiye uğrattığını belirtir. Bireysel görevlerin kesintiye uğramasını etkinleştirmek veya devre dışı bırakmak istiyorsanız, görev listesi tablosuna "Eşitleme kesintisine izin verildi" alanını eklemeniz ve her görev için "Evet" veya "Hayır" değerini ayarlamanız gerekir.

“Hizala” düğmesine tıkladığınızda, MS Project tüm görevlerin veya kaynakların mı yoksa yalnızca seçilenlerin mi hizalanacağını belirleyecektir.

Dengeleme işlemi sırasında kaynak yükünün otomatik olarak dengelenmesinin mümkün olmadığı bir durum ortaya çıkarsa program bir mesaj penceresi görüntüler. Bu pencerede “Atla”, “Tümünü atla”, “Durdur” olmak üzere üç düğme bulunur.

İlk düğme mevcut görevi atlar, ikincisi seviyelendirilemeyen tüm görevleri atlar ve üçüncüsü seviyelendirme işlemini tamamlar.

Hizalama sonuçlarını görüntülemek için Tesviye Gantt Grafiği görünümü kullanılır. Bu diyagram, projenin tesviye öncesi durumunu ve otomatik tesviye prosedürü tarafından yapılan değişiklikleri gösterecektir.

Kaynak Yükü Seviyelendirme iletişim kutusundaki Seviyelendirmeyi Temizle düğmesini kullanarak otomatik seviyelendirmenin sonuçlarını iptal edebilirsiniz. Yalnızca son işlem için hizalamayı geri alabilirsiniz.

Manuel seviyelendirme iki aşamada gerçekleştirilir: ilk olarak, ataması kaynakları aşırı yükleyen görevleri bulmanız gerekir. Daha sonra sıkışıklığın dengelenmesine yönelik yöntemler belirlememiz gerekiyor. Bir görevi yeniden planlamak, bir görevi yarıda kesmek, bir görevin süresini değiştirmek, bir göreve başka bir kaynak tahsis etmek, iş miktarını azaltmak, fazla işçilik maliyetlerini fazla mesaiye aktararak aşırı yükü sürdürmek gibi pek çok yöntem vardır.

Kaynak tüketen görevleri bulmak için Kaynak Kullanımı görünümünü kullanabilirsiniz. Görünümde, yalnızca aşırı yüklenmiş kaynakları seçmek için Kaynak Aşırı Kullanılabilirliği filtresini uygulamanız gerekir. Aşırı yükü gösteren veriler kırmızı renkle vurgulanır. Bir kaynağın aşırı yüklendiği tarihe hızla geçmek için Kaynak Yönetimi araç çubuğunda bulunan Sonraki Aşırı Yüklemeye Git aracını kullanın.

İş planının analizi ve optimizasyonu

Proje planını incelerken atanan görev sürelerinin gerçekçi olup olmadığını değerlendirmeniz gerekir. MS Project'in olasılıksal proje değerlendirmesi için araçları vardır.

PERT (Program, Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği) yöntemi üç senaryo kullanır: kötümser (maksimum görev süresi), iyimser (minimum görev süresi) ve beklenen. Her seçeneğin özgül ağırlığına uygun olarak program, her görevin ağırlıklı ortalama süresini hesaplar.

Bir projeyi PERT yöntemini kullanarak analiz etmek için “PERT yöntemini kullanarak analiz” araç çubuğunu görüntülemeniz gerekir.

Analiz için her görev için kötümser ve iyimser bir beklenen süre girmeniz gerekir. Bunun için “PERT Giriş Sayfası” butonuna tıklayın.

Daha sonra ağırlık katsayılarını girmeniz gerekir. Bunu yapmak için, “PERT yöntemini kullanarak analiz” araç çubuğunda “PERT yöntemi için ağırlıklandırma katsayılarını ayarla” düğmesine tıklayın.

Ağırlık katsayılarının toplamı her zaman 6'dır.

Ağırlık katsayılarını belirledikten sonra hesaplamaya geçebilirsiniz, bunun için “PERT yöntemini kullanarak hesaplamalar” butonuna tıklamanız gerekmektedir. Bunu yapmadan önce önceki verilere dönebilmeniz için proje dosyasını farklı bir adla kaydetmelisiniz.

MS Project, Süre, Başlangıç ​​ve Bitiş değerlerinin yeniden hesaplanacağına dair bir uyarı penceresi görüntüleyecektir.

Proje maliyet analizi ve optimizasyonu

Bir projenin maliyeti analiz edilirken genellikle bütçesi (projenin toplam maliyeti) ve bütçe bileşenlerinin oranı değerlendirilir. Projenin toplam maliyeti beklentileri aşarsa bütçe optimize edilir.

Bir projenin toplam maliyetini tahmin etmek için herhangi bir görünümde maliyet listesinin bulunduğu "Maliyetler" tablosuna gidin ve projenin özet görevi için "Toplam Maliyetler" sütunundaki verilere bakın.

Bütçe içindeki maliyetlerin oransal ilişkisini de analiz etmek gerekir. Aşağıdakiler dikkate alınır:

Maliyetlerin proje aşamalarına göre dağılımı;

Maliyetlerin iş türüne göre dağılımı;

Fazla mesai ve düzenli işçilik maliyetleri arasındaki oran;

Farklı kaynak türleri için maliyetlerin dağılımı.

Bunu yapmak için formülleri ve özel alanları kullanabilirsiniz.

Analizden sonra projeyi optimize etmek gerekebilir: belirli türdeki görev veya kaynaklara ilişkin maliyetleri azaltmak veya artırmak.

Maliyetler kaynak oranlarına, işçilik maliyetlerine ve görevlerin sabit maliyetlerine göre belirlenir.

Maliyetleri azaltmak için daha ucuz kaynakları çekebilir veya daha düşük oranlı tarife tablolarını kullanabilirsiniz. Daha ucuz kaynak çekmek projenin kalitesinin düşmesine ve proje süresinin artmasına neden olabilir.

Projenin ek bütçesi olduğu ortaya çıkarsa daha kaliteli kaynak çekerek, daha pahalı malzeme ve ekipman kullanarak projenin kalitesini artırabilirsiniz.

Risk analizi

Bir projenin uygulanması sırasında ortaya çıkabilecek tehlikelerin analizi, proje hazırlamanın en zor ve kritik aşamalarından biridir. Projenin başarılı sonucu büyük ölçüde analizin kalitesine bağlıdır.

Risk analizi birkaç aşamadan oluşur:

Olası risklerin belirlenmesi;

Böyle bir durum karşısında eylem stratejisi belirleyin.
Riskler birçok türde olabilir:

Proje takvimindeki riskler;

Kaynak riskleri;

Bütçe riskleri;

Sosyal riskler;

Siyasi riskler;

Doğal.

Tipik bir projenin ilk üç risk türünden etkilenme olasılığı yüksektir.

Proje zaman çizelgesindeki riskleri değerlendirmek için görevleri aşağıdaki parametrelerle vurgulamalısınız: ön süreli görevler, uzun süreli ve çok sayıda kaynak içeren görevler, çok sayıda bağımlılığı olan görevler, dış bağımlılığı olan görevler.

Kaynak risklerini değerlendirmek için aşağıdaki kaynaklar tanımlanmalıdır: Yetersiz niteliklere sahip çalışanlar, aşırı yüklü kaynaklar, yeri doldurulamayacak benzersiz becerilere sahip kaynaklar.

Bütçe risklerini değerlendirmek için, bir projedeki iş hacmindeki artışın maliyetlerde ne kadar artışa yol açacağını ve tazminat için bütçe rezervi olup olmadığını belirlemek gerekir.

Riskleri azaltmak, onları kontrol altına alacak ve etkilerini azaltacak bir strateji geliştirmeyi gerektirir. Bunu yapmak için, projeye zaman ve bütçe rezervlerini dahil etmenin yanı sıra benzersiz kaynakların çoğaltılmasına yönelik önlemler sağlamak gerekir.

MS Project'te proje takibi.

Gantt şeması

Diyagramlar, bir proje dosyasında yer alan bilgilerin grafiksel olarak görüntülenmesine yönelik araçlardır. MS Project'te diyagramlar yalnızca proje bilgilerini görüntülemenin bir yolu değildir. Grafikleri kullanarak verileri girebilir ve düzenleyebilirsiniz.

Gantt şeması, birçok proje yönetimi programında kullanılan, bir proje planını grafiksel olarak temsil etmenin en popüler yollarından biridir.

Yatay olarak zaman ölçeği ve dikey olarak görev listesi içeren bir grafiktir. Görevleri ifade eden bölümlerin uzunluğu, görevlerin süresiyle orantılıdır. Görevler iletişim hatlarıyla birbirine bağlanır.

Program ayarlarına göre belirlenen bölümlerin yanında ek bilgiler görüntülenebilir.

MS Project, Gantt şemasını temel alan çeşitli görünümler içerir: Gantt Şeması, Ayrıntılı Gantt Şeması, Hizalanmış Gantt Şeması, İzleme Gantt Şeması, vb.

Gantt grafiğini biçimlendirme

Biçimlendirme, Gantt şemasındaki bilgilerin görünümünü değiştirmek için kullanılır. Biçimlendirme araçlarını kullanarak grafiği oluşturan şekillerin şeklini ve rengini değiştirebilir, şekillerin yanında görüntülenen bilgileri belirleyebilir, ek grafik bilgilerini görüntüleyebilir ve zaman çizelgesini biçimlendirebilirsiniz.

Segmentlerin şeklinin ve renginin ayarlanması, segment biçimlendirme iletişim kutusunda belirlenir. Pencereyi açmak için, segment üzerinde farenin sol tuşuna çift tıklayabilir veya sağ tıklayıp açılır menüden "Segmenti formatla..." seçeneğini seçebilirsiniz.

Zaman Çizelgesi iletişim kutusunda dört sekme bulunur. “Üst Seviye”, “Orta Seviye”, “Alt Seviye” sekmeleri zaman çizelgesinin üç seviyesini yapılandırır. Daha yüksek düzeydeki zaman birimleri, daha düşük düzeydeki birimlerden daha küçük olamaz.

Grafiğin yardımcı çizgilerini biçimlendirmek için Izgara iletişim kutusunu kullanın. Bu pencere “Format” komutu kullanılarak çağrılabilir ->

Gantt grafiğinizi hızlı bir şekilde biçimlendirmek için Gantt Grafiği Sihirbazı'nı kullanabilirsiniz. Sihirbazı “Biçim” -> “Gantt Grafiği Sihirbazı” komutunu kullanarak çağırabilirsiniz.

Zaman Çizelgesi iletişim kutusunda dört sekme bulunur. “Üst Seviye”, “Orta Seviye”, “Alt Seviye” sekmeleri zaman çizelgesinin üç seviyesini yapılandırır. Daha yüksek düzeydeki zaman birimleri, daha düşük düzeydeki birimlerden daha küçük olamaz.

Görüntülenen zaman çizelgesi seviyelerinin sayısı “Ekran” listesi kullanılarak ayarlanır.

Seviye görüntüleme parametreleri: “Birimler” - ölçüm birimlerini tanımlar; “Aralık” - seviye ölçeğinin bir bölümündeki birim sayısı; “Yazıtlar” - tarih formatını tanımlar.

“Çalışma dışı saatler” sekmesi çalışma dışı günlerin grafikte gösterimini belirtir. (Pazar ve tatil günleri).

Zaman çizelgesinde görüntülenen zaman dilimini seçmek için, içerik menüsünden aynı addaki komutu seçerek çağrılan "Ölçek" iletişim kutusunu kullanın.

İletişim kutusunda, o dönem için zamanlanmış görevleri görüntülemek üzere bir zaman dilimi seçebilirsiniz.

Gantt grafiğinin ölçeğini hızlı bir şekilde değiştirmek için “Standart” araç çubuğunda bulunan “Yakınlaştır” ve “Uzaklaştır” düğmelerini kullanabilirsiniz.

Grafiğin yardımcı çizgilerini biçimlendirmek için Izgara iletişim kutusunu kullanın. Bu pencere “Format” -> “Izgara...” komutu kullanılarak veya içerik menüsünden çağrılabilir.

Ek grafik seçeneklerini yapılandırmak için Düzen iletişim kutusunu kullanın. Bu iletişim kutusunda grafiğin görüntülenmesi için ek parametreler ayarlayabilirsiniz: görevler arasındaki iletişim hatlarının türü, tarih formatı, bölümlerin yüksekliği vb.

Gantt grafiğinizi hızlı bir şekilde biçimlendirmek için Gantt Grafiği Sihirbazı'nı kullanabilirsiniz. Sihirbazı “Biçim” -> “Gantt Grafiği Sihirbazı” komutunu kullanarak çağırabilirsiniz.